Importér dokumenter fra andre databaser
Du kan importere et dokument fra en anden WorkZone-database (kildedatabasen) til din installation af WorkZone (destinationsdatabasen), ved at oprette det importerede dokument som et nyt dokument.
Du kan importere alle former for dokumenter, alt fra arkiverede dokumenter i lukkede databaser til live dokumenter i aktive databaser. Når et dokument er blevet importeret i WorkZone kan du arbejde med det som med andre almindelige dokumenter.
Du kan kun importere dokumenter til åbne sager. Du kan ikke importere føje dokumenter til afsluttede sager. For yderligere oplysninger, se:Afsluttede og åbne sager
Important: For at importere et dokument fra en anden WorkZone-database, skal begge databaser (den der importeres til, og den der importeres fra) indeholde identiske WorkZone-indstillinger.
Importerede dokumenter er ikke forbundne til det oprindelige dokument i kildedatabasen. Hvis kildedokumentet opdateres i kildedatabasen, påvirker dette ikke det importerede dokument i destinationsdatabasen i dit WorkZone-program. Dette gælder også eventuelle ændringer i det importerede dokument i destinationsdatabasen i dit WorkZone-program. Rettelse foretaget her påvirker ikke kildedokumentet i kildedatabasen.
Når du importerer dokumenter fra andre databaser, skal du:
- Åbne den sag, du vil importere dokumenter til. Hvis du ikke har en åben (aktiv) sag, vil din Skrivebordssag blive brugt som den aktive sag.
- Søg efter de dokumenter, du vil importere. Du kan bruge sagsnummer, filtre på sagstekst eller dokumenttekst til at specificere din søgning.
- Vælg hvilke dokumenter, du vil importere blandt søgeresultaterne.
- (Valgfrit) I de dokumenter, der skal importeres, rediger Sagsbehandler og/eller Ansvarlig Enhed for hvert dokument.
- Importér de valgte dokumenter.
Importér dokumenter til en sag.
Dokumenter kan kun importeres til en sag og importeres til den aktive sag i WorkZone. Bemærk at du kun kan importere dokumenter til én aktiv sag ad gangen. Hvis du skal importere dokumenter til flere sager, skal du importere dokumenterne en af gangen for hver sag.
Den aktive sag
En aktiv sag er den sag, du har valgt. Hvis der vises flere sagsdetaljesider på en gang, vil titlen på fanebladet, der vises, være navnet på den aktive sag, når fanebladets titel minimeres.
Den aktive sag vises også, når du vælger hvilke dokumenter i kildedatabasen, du vil importere til WorkZone, hvilket gør det muligt for dig at sikre at du importerer dokumenter til den rigtige sag før du importerer.
Ingen aktive sager
Hvis du ikke har valgt en aktiv sag til at indeholde de importerede dokumenter, vil din skrivebordssag automatisk blive brugt som den aktive sag. Du kan også vælge skrivebordssagen manuelt, hvis du vil være helt sikker på at skrivebordssagen er den aktive sag.
Tip: Du kan overføre de importerede dokumenter fra skrivebordssagen til en anden sag senere.
Importér fra flere WorkZone-databaser.
Du kan importere dokumenter fra flere WorkZone-databaser ved at vælge dokumenter, der skal importeres fra hver database og derefter importere dem til din aktive sag.
Kildedatabasen vælges i feltet Vælg database i formularen Importér fra WorkZone og du kan finde de dokumenter, du vil importere ved at søge efter sagsnummer, fritekst for dokumenter eller fritekst for sager. Du kan filtrere dokumenterne, der skal importeres ved at overføre de valgte dokumenter fra venstre side af formularen Importér fra WorkZone til ruden i højre side.
I feltet Vælg database, kan du vælge en anden database at importere fra. Den venstre side af formularen Importer fra WorkZone ryddes, men dine dokumenter, som du har valgt til import i højre side bliver stående, hvilket giver dig mulighed for at importere dokumenterne til den aktive sag.
Importér dokumenter flere gange.
Du kan importere et dokument til WorkZone gentagne gange, da hvert dokument får et unikt dokument-id og en sag kan derfor indeholder flere identiske dokumenter.
Det er dog ikke muligt at vælge flere identiske dokumenter til import på samme tid, da formularen Importér fra WorkZone ikke kan indeholde flere henvisninger til identiske dokumenter.
Hvis et dokument allerede er blevet markeret til import (dokumentet ses i ruden til højre for formularen Importer fra WorkZone), vises en fejlmeddelelse med teksten "Denne post er allerede refereret", hvis du vælger det samme dokument mere end en gang (ved at flytte dokumentet fra ruden til venstre og over i ruden til højre i formularen Importér fra WorkZone).
Hvis du har valgt flere identiske dokumenter, vises beskeden med "Nogle af de valgte poster er allerede refereret".
For at importere det samme dokument igen, skal du fuldføre importeringsprocessen og derefter importere igen.
Maks antal importerede dokumenter
Du kan højest markere 200 dokumenter til importeringer af gangen. Hvis du skal importere mere end 200 dokumenter, er det nødvendigt at importere over flere gange.
Bemærk at det kun er muligt at importere dokumenter til en sag ad gangen.
Nedarvning af sagsbehandler og ansvarlig enhed fra de importerede dokumenter.
Når du importerer et dokument fra en anden database, kan du vælge hvordan du definerer sagsbehandleren og den ansvarlige enhed for de importerede dokumenter.
Vælg blandt følgende muligheder:
- Nuværende sag: Brug sagsbehandler og ansvarlig enhed fra skrivebordssagen. Den nuværende aktive sag, sagsbehandleren og den ansvarlige enhed fra den aktive sag, vises i formularen Vælg indstillinger for nedarvning af værdier.
- Nuværende bruger: Brug den nuværende bruger som sagsbehandler og den nuværende brugers enhed som dokumentenheden. Den nuværende aktive sag, sagsbehandleren og den ansvarlige enhed fra den aktive sag, vises i formularen Vælg indstillinger for nedarvning af værdier.
- Oprindelige dokument: Brug sagsbehandleren og den ansvarlige enhed fra kildedokumentet. Den nuværende aktive sag vises i formularen Vælg indstillinger for nedarvning af værdier. Felterne Sagsbehandler og Ansvarlig enhed vises i nedtonet skrift for at angive, at felterne ikke er blevet opdateret med værdier fra dokumenterne. Hvis du har valgt et enkelt dokument til import, vil feltet Sagsbehandler ikke være nedtonet.
Tip: Sagsbehandler og ansvarlig enhed for hvert dokument, der skal importeres kan også ændres manuelt før du importerer dem. Dette giver dig mulighed for at importere dokumenter med andre sagsbehandlere og/eller ansvarlige enheder end dem på den aktive sag, nuværende bruger eller det oprindelige dokument.
Læseindblik og import af dokumenter
Du kan tildele Læseindblik til de importerede dokumenter, når du vælger dokumenter, der skal importeres, genbruge Læseindblik fra de importerede dokumenter eller fjerne alle læseindblik fra de dokumenter, der skal importeres.
Indblik kan tilføjes eller fjernes i formularen Vælg indstillinger for nedarvning af værdier ved at bruge feltet Læseindblik og afkrydsningsfeltet Importér uden indblik. Du kan også tildele læseadgang fra den nuværende sag til alle de dokumenter, der er markeret til import , ved at markere afkrydsningsfeltet Begrænset af sag i formularen Rediger læseadgang.
Indblikkene på de dokumenter, der skal importeres vises som standard i feltet Læseindblik eller formularen Vælg indstillinger for nedarvning af værdier.
Hvis du vil importere dokumenter uden indblik, skal du markere afkrydsningsfeltet Importér uden indblik. Hvis du manuelt fjerner alle indblik for dokumentet i feltet Læseindblik, importeres dokumenterne med alle indblik i stedet.
Hvis du ikke angiver et Læseindblik, når du importerer dokumenterne, anvendes indblikkene på de dokumenter, der skal importeres.
Bilag
Afkrydsningsfeltet Importér uden indblik ignoreres, når der importeres bilag. Bilag importeres altid uden indblik og begrænses automatisk af sag og hoveddokument.
Bilag, der importeres som hoveddokumenter overholder stadig Importér uden indblik og behandles som hoveddokumenter med henblik på tildeling af indblik.
Kun aktive indblik
Når et dokument importeres, er det kun aktive læseindblik, der importeres. Indblik, der er inaktive i det WorkZone-program, du importerer til, springes over.
Omfordel indblik til de dokumenter, der skal importeres.
Du kan ikke redigere indblik, som du har tildelt til dokumenter, der skal importeres (Dokumenter i den højre rude i formularen Importér fra WorkZone). Hvis du skal ændre disse indblik, skal du fjerne de påvirkede dokumenter fra området, hvor du vælger dokumenter til import og vælge dokumenterne igen og tildele det rigtige indblik under processen.
Se også:
Metadata for importerede dokumenter
Identificer importerede dokumenter
Åbn et elements detaljeside fra en liste
Konverter et hoveddokument til et bilag.
