Metadata for importerede dokumenter
Når dokumenter importeres fra andre databaser til WorkZone, bliver alle dokumenternes metadata overført til WorkZone som standarder for felterne til metadata med følgende undtagelser:
- Sagsbehandler og Ansvarlig enhed: Du kan enten bruge sagsbehandler og ansvarlig enhed fra det oprindelige dokument (kildedokumentet) eller du kan bruge sagsbehandler og ansvarlig enhed fra den aktive sag, som du importerer kildedokumenterne til.
Du kan også manuelt tilpasse sagsbehandler og ansvarlig enhed på dokumenterne, der skal importeres i ruden til højre i formularen Importér fra en anden database før du importerer dem. - Indblik: Indblik, der ikke er angivet på dokumentet i kildedatabasen, importeres ikke. Hvis, der skal føjes indblik til dokumenterne, skal du gøre dette manuelt for hvert importerede dokument efter de er importerede.
- Dokumenttype: Hvis dokumentets dokumenttype i kildedatabasen ikke anvendes i destinationsdatabasen, vil dokumenttypen DOK bruges som standard, da dokumenttypen DOK som standard findes i alle WorkZone-installationer.
- Dokumenttilstand: Det er muligt at importere alle dokumenttilstande til WorkZone, men der er dog nogle vigtige begrænsninger, hvis tilstanden er AFS. Dokumenttilstanden AFS blev brugt i Captia Web Client og anvendes ikke længere i nyere udgaver af WorkZone.
- Hvis dokumentets tilstand er AFS:
- For skrivebordssager og/eller sager, der er tildelt til sagsgruppen SJ-TEMP:
- Dokumenter med tilstanden AFS kan ikke importeres til skrivebordssager eller sager, der er tildelt til sagsgruppen SJ-TEMP.
Hvis du prøver at importere en dokumenttilstand med dokumenttilstanden AFS til en skrivebordssag, vises en fejlmeddelelse og importeringen af dokumentet afbrydes.
- Dokumenter med tilstanden AFS kan ikke importeres til skrivebordssager eller sager, der er tildelt til sagsgruppen SJ-TEMP.
- For sager, der ikke er skrivebordssager eller sager, der ikke er tildelt til sagsgruppen SJ_TEMP:
- Hvis dokumenttilstanden AFS eksisterer i dit nuværende WorkZone-program, importeres dokumentet med dokumenttilstanden AFS.
- Hvis dokumenttilstanden AFS ikke eksisterer i dit nuværende WorkZone-program, importeres dokumentet i stedet med dokumenttilstanden Arkiveret (ARK).
- For skrivebordssager og/eller sager, der er tildelt til sagsgruppen SJ-TEMP:
- Hvis dokumentets tilstand er AFS:
Øvrige egenskaber i forbindelse med import af kildemetadata
Som udgangspunkt importeres alle kildedokumentets metadataværdier, medmindre kildedokumentets metadata ikke kan indsættes i identiske felter til metadata i WorkZone-installationen.
Hvis dokumentets metadata fra det importerede dokument ikke kan indsættes i WorkZone-installationen, importeres metadataet ikke, men importeringen fejler ikke.
Dokumenthenvisninger
Dokumenthenvisninger er henvisninger til andre WorkZone-elementer (Sager, Dokumenter, Kontakter og/eller Møder). Dokumenthenvisninger i kildedokumentets metadata importeres ikke til din WorkZone-installation.
Hoveddokumenter og bilag
Du kan importere hoveddokumenter og bilag med deres henvisninger, der definerer deres tilknytninger. Dokumenter med bilag (Hoveddokumenter) markeres med en lille sort trekant til venstre for et hoveddokument i ruderne i formularen Importér fra WorkZone. Klik på trekanten for at udvide en liste over dokumentets bilag.
Du skal manuelt vælge de dokumenter, der skal importeres. Hvis du vælger hoveddokumentet, markeres alle bilag også automatisk. Hvis du kun vil importere hoveddokumentet, skal du vælge hoveddokumentet og derefter fjerne markeringen for alle bilag.
Du kan også importere enkelte bilag ved at fjerne markeringen af hoveddokumentet og derefter markere de bilag, der skal importeres.
Tip: Det er en god idé at udvide hoveddokumentet, så det viser alle bilag, for at dobbelttjekke, at de dokumenter, der skal importeres er blevet valgt.
Brugerdefinerede egenskaber
Kildedokumentets metadata kan indeholde brugerdefinerede egenskaber, som er tilpassede felter, der indeholder metadata og gemmes i databasen som almindelige værdier i felter for metadata.
Brugerdefinerede egenskaber kan føjes til din WorkZone-installation for at give mere relevant metadata, der har relevans for din organisation og dermed tilpasse WorkZone til at passe til dine arbejdsgange og registreringsbehov. Normalt er det en WorkZone-administrator eller -udvikler, der definerer og tilføjer disse tilpassede egenskaber i en konfiguration af WorkZone.
Forskellige brugerdefinerede egenskaber
Hvis kildedokumentets metadata indeholder værdier fra tilpassede egenskaber, som din installation af WorkZone ikke indeholder, er det kun metadata fra identiske feler, der importeres.
Hvis din installation af WorkZone indeholder brugerdefinerede egenskaber, som kildedokumentets metadata ikke indeholder, er det kun metadata fra identiske brugerdefinerede felter, der importeres.
Identiske brugerdefinerede egenskaber
Hvis der eksisterer identiske brugerdefinerede felter i kildedokumentets metadata og WorkZone-installationen, importeres alle metadataværdier.
I begge tilfælde fejler importen af dokumentet ikke, men det er ikke alle metadataværdier, der importeres.
Dokumentdato og oplysningsfelter
Kildedokumentets metadata kan indeholde dokumentdatoer og/eller oplysningsfelter, som er tilpassede felter, som en bruger kan føje til det dokument, der indeholder yderlige metadata og gemmes i databasen som almindelige værdier i metadatafelter.
Forskellige Dokumentdatoer og/eller Oplysningsfelter
Hvis kildedokumentets metadata indeholder felter til dokumentdato og oplysninger, som din installation af WorkZone ikke indeholder, er det kun dokumentdatoer og/eller oplysninger fra identiske felter, der importeres.
Hvis din installation af WorkZone indeholder dokumentdatoer og oplysningsfelter, som kildedokumentets metadata ikke indeholder, er det kun metadata fra identiske dokumentdatoer og/eller oplysningsfelter, der importeres.
Identiske dokumentdatoer og/eller oplysningsfelter
Hvis der eksisterer identiske dokumentdatoer eller oplysningsfelter i kildedokumentets metadata og WorkZone-installationen, importeres alle værdier for dokumentdatoer og oplysningsfelter.
Note: I begge tilfælde vil dokumentimporten ikke felje, men det er ikke alle dokumentdatoer og/eller oplysningsfelter, der importeres.
Tip: Du kan, som med alle brugerdefinerede data i felter, ændre værdierne i felterne, så de passer til dine behov.
Se også
Identificer importerede dokumenter
Importér dokumenter fra andre databaser
