Arbejde med mails i WorkZone
I WorkZone 365-ruden i Microsoft Outlook, kan du redigere mailoplysninger for dine sendte eller modtagne mails, som er gemt i WorkZone.
Prerequisite: Outlook - Mail-modulet i WorkZone 365 understøttes kun med Exchange Server Online. Modulet understøttes ikke med Exchange Server 2019 eller Exchange Server 2016.
Tip:
- Klik Fastgør
i øverste højre hjørne i WorkZone 365-ruden for at fastgøre denne rude. Dette forhindrer ruden i at lukke, når du skifter mellem mails. Hvis du har behov for at skifte hurtigt mellem mails, anbefaler vi, at du ikke fastgør WorkZone 365-ruden og først åbner den for en bestemt mail, som du vil arbejde med i WorkZone (Se Outlook Mail — Ukorrekte data vises i et stykke tid i den fastgjorte WorkZone 365-rude, når man skifter hurtigt mellem mails.). - Du kan også arbejde med gemte WorkZone-mails i WorkZone Client og WorkZone Explorer.
- Alle sendte og modtagne mails gemmes i WorkZone. Send en ny mail for at gemme den i WorkZone.
- En mail og den vedhæftede filer gemmes i WorkZone som én .eml-fil.
- For mails, der er gemt i WorkZone, kan du ændre oplysninger i alle felter. Klik Gem, når du har ændret mailens oplysninger i WorkZone 365-ruden for at gemme dine ændringer i WorkZone.
- Første gang en mail gemmes i WorkZone, kan du sætte mailens tilstand til at være Arkiveret - ARK eller Låst dokument - UL.
- Låst dokument - UL. Mailens tilstand kan ændres til Arkiveret - ARK.
- Arkiveret - ARK. Mailens tilstand kan ikke ændres.
- Feltet Dokumenttype sættes automatisk til I, Indgående bortset fra i følgende scenarier.
- Hvis afsenderen er den aktuelle bruger, vil Dokumenttype sætte til U, Udgående.
- Hvis afsenders mail er angivet direkte i felterne Til eller Cc, vil feltet Dokumenttype forblive tomt.
- Hvis mailen findes i en delt indbakke, vil feltet Dokumenttype forblive tomt.
Se Konfigurer fanen Dokumenter i WorkZone 365-ruden.
Parter på en mail er de kontakter, der er tilknyttet mailen. Kontaktens rolle (for eksempel Afsender eller Modtager) definerer, hvordan kontakten relateres til mailen.
Når du åbner WorkZone 365-ruden, vil kontakterne for en åben mail automatisk blive tilføjet som parter på fanen Parter:
- Afsenderen af mailen vil blive gemt som en part med rollen Afsender.
- Modtagere af mailen i linjerne Til og Cc vil blive gemt som parter med rollen Modtager.
- Modtagerne i linjen Bcc for en mail vil ikke blive tilføjet som parter på mailen.
Note:
- Du vil modtage en meddelelse, hvis en mailkontakt ikke kan findes i WorkZone-databasen.
- Hvis der er mere end en kontakt, der er registreret på den samme mailadresse i WorkZone-databasen, vil du blive bedt om at vælge, hvilken kontakt, du vil gemme som en part på den mail.
Tilføj WorkZone-kontakter som parter på en mail.
Du kan altid tilføje eller fjerne parter på en mail eller ændre parternes roller.
- På fanen Parter i WorkZone 365-ruden, kan du bruge søgefeltet Tilføj parter til at føje nye parter til mailen. De tilgængelige parter i søgefeltet angives for dette dokument i WorkZone Client. Du kan finde parter ved at søge efter navn eller mailadresse.Tip: Når du søger, betyder ordenes rækkefølge ikke noget, men du skal indtaste hele ord. Du kan også bruge et jokertegn (*) som søgeoperator til at erstatte et eller flere tegn i et ord. For eksempel kan du søge efter "Eliz*" og få "Elizabeth" som søgeresultat.
- Du kan eventuelt ændre roller for parterne. Standardrollen er Part.
- Du kan fjerne en part ved at klikke "X" ved siden af partens navn.
- Klik Gem.
