Administrer gemte søgelister

Du kan gemme og genbruge de søgelister, du opretter og dele søgningerne med andre og bruge de gemte søgninger som grundlag for andre søgninger, brugerdefinerede faneblade eller muligheder i listerne.

Gem en søgning som en liste

Når du gemmer en søgning bliver du automatisk ejer af søgningen.

En ejer af en søgning kan dele søgningen med andre brugere, opdatere søgningen og tildele den til en anden bruger. Når du overfører en søgning til en anden bruger, overfører du ejerskabet af søgningen og den nye bruger bliver ejer af søgningen.

Brugere, der ikke er ejere af en søgning, kan bruge søgningen i en liste og bruge den delte søgning som et grundlag for deres egne, nye søgninger.

Opret en gemt søgeliste.

  1. Åbn en søgeside som beskrevet i Opret din søgning trin 1-2.
  2. Udfyld de relevante søgefelter, og klik Søg.

    For at opdatere dine søgeresultater skal du redigere søgekriterierne og klikke Søg.
  3. I båndet, klik Gem for at åbne formularen Gem søgning.
  4. Indtast et navn og eventuelt en beskrivelse af søgelisten.
  5. Klik Gem. Du kan nu finde din gemte søgeliste i navigationsruden under Mine lister.

Tip: Se Administrer lister for flere oplysninger om hvordan man føjer en liste til navigationsruden.

Rediger en gemt søgeliste

Du kan ændre en gemt søgning, så den afspejler din organisations behov.

Du kan:

  • Rediger din egen gemte søgning og søgekriterier.
  • Hvis du omdøber en søgning, oprettes en dermed en ny søgning med de samme eller ændrede kriterier.
  • Opret en ny søgning baseret på din egne gemte søgning med samme eller andre kriterier.
  • Opret en ny søgning baseret på en delt søgning, som ejes af en anden bruger.

Rediger en gemt søgning

Hvis du er ejer af en søgning, kan du redigere søgningen, ændre kriterier og derefter opdatere søgningen eller gemme den som en ny søgning.

Hvis du ikke er ejer af en delt søgning, kan du ikke overskrive (eller opdatere) søgningen, selvom den er delt med dig. Du dog gemme den redigerede udgave af søgningen som en ny gemt søgning med dig som ejer. Du kan derefter dele den nye gemte søgning.

Tip: Hvis du redigerer en søgning, som du ikke ejer, skal du være sikker på at navnet på søgningen ikke er identisk med den oprindelige.
Navnet på søgningen ændres, når du klikker Gem.

Alle elementer, der bruger en søgning, opdateres, når ændringerne på søgningen gemmes.

Tip: Hvis kolonnen Ejer ikke vises i listen, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

  1. Klik Mine lister i ruden Andet i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over dine gemte søgninger.
  2. I området Mine lister, vælg den søgning, du vil redigere.
  3. I båndet, klik Rediger eller højreklik søgningen og vælg  Rediger for at åbne søgningen i en ny fane med samme titel som den valgte søgning.
  4. I den nye fane, redigere søgekriterierne.
  5. I båndet, klik Gem for at åbne formularen Gem søgning. Du kan omdøbe din søgning.
  6. I formularen Gem søgning:
    1. I feltet Navn, indtast evt. et nyt navn til din søgning.
    2. I feltet Beskrivelse , indtast en beskrivelse af din søgning.
    3. Markér afkrydsningsfeltet Overskriv, for at overskrive din oprindelige søgning, hvis du har valgt at beholde det oprindelige navn på søgningen. Hvis du ikke markerer afkrydsningsfeltet Overskriv, vil eksisterende søgninger ikke blive overskrevet, hvis du, f.eks. har omdøbt din søgning med et navn, som en allerede eksisterende søgning har.
      Knappen Overskriv vises ikke, hvis du redigerer en gemt søgning, som ikke ejes af dig.
  7. Klik Save.

Slet en gemt søgeliste

Du kan slette en gemt søgeliste, hvis den ikke behøves eller bruges længere.

Bemærk: Du kan kun slette søgninger, du ejer.

Når du sletter en gemt søgning, vil alle elementer, der er baseret på den gemte søgning, f.eks brugerdefinerede detaljefaner, også blive slettet. Hvis den søgning, du vil slette findes i en eller flere delte konfigurationer, vises et overblik over de konfigurationer, der indeholde den. Du skal bekræfte din sletning af søgningen for at opdatere konfigurationerne.

Tip: Hvis kolonnen Ejer ikke vises, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

  1. Klik Mine lister i ruden Andet i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over dine gemte søgninger.
  2. I området Mine lister, vælg den søgning, du vil slette.
  3. I båndet, klik Slet eller højreklik søgningen og vælg Slet.
  4. I dialogen Bekræft, klik Ja for at slette den valgte søgning.
  1. Klik Delte lister i ruden Andre i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over dine delte søgninger.
  2. I området Delte lister, vælg den søgning, du vil slette.
  3. I båndet, klik Slet eller højreklik søgningen og vælg Slet.
  4. I dialogen Bekræft, klik Ja for at slette den valgte søgning.
  5. Hvis den delte søgning bruges af andre brugere i WorkZone, vil dialogen Bekræft vises, og du skal klikke Ja for at bekræfte sletningen af søgningen.

Opret en ny søgning baseret på en gemt søgning.

Du kan oprette en ny søgning baseret på en eksisterende delt eller gemt søgnings kriterier. På denne måde, kan du oprette flere forskellige grundsøgninger, som kan bruges som skabeloner for flere tilpassede søgninger. Søgninger, som er baseret på andre søgninger opdateres ikke, hvis den oprindelige søgning ændres.

Tip: Hvis kolonnen Ejer ikke vises, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

  1. Klik Mine lister i ruden Andet i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over dine gemte søgninger.
  2. I området Mine lister, vælg den søgning, du vil basere din nye søgning på.
  3. I båndet, klik Rediger for at åbne søgningen i en ny fane med samme titel som den valgte søgning.
  4. I den nye fane, redigere søgekriterierne.
  5. Når du er færdig, klik Gem for at åbne formularen Gem søgning.
  6. I formularen Gem søgning
    1. I feltet Navn, indtast evt. et nyt navn til din søgning.
    2. I feltet Beskrivelse , indtast en beskrivelse af din søgning.
    3. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Overskriv.
  7. Klik Gem for at gemme din nye søgning.
  1. Klik Delte lister i ruden Andre i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over søgninger, som er delt med dig.
  2. I området Delte lister, vælg den søgning, du vil basere din nye søgning på.
  3. I båndet, klik Rediger eller højreklik søgningen og vælg  Rediger for at åbne søgningen i en ny fane med samme titel som den valgte søgning.
  4. I den nye fane, rediger søgekriterierne.
  5. I båndet, klik Gem for at åbne formularen Gem søgning. Du kan omdøbe din søgning.
  6. I formularen Gem søgning:
    1. I feltet Navn, indtast evt. et nyt navn til din søgning. Hvis du redigerer en søgning, som du ikke er ejer af, skal du være sikker på at navnet på søgningen ikke er identisk med den oprindelige.
    2. I feltet Beskrivelse , indtast en beskrivelse af din søgning.
  7. Klik Gem for at gemme din nye søgning.

Del en gemt søgeliste

Når du har gemt en søgning, kan du dele den med hele din organisation eller med udvalgte brugere, inklusive grupper af brugere. Andre brugere kan også bruge delte søgninger som søgninger på lister eller som grundlag for en ny søgning.

Vigtigt: Husk at føje dig selv til listen over brugere, som søgningen deles med.

  1. Klik Mine lister i ruden Andet i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over dine gemte søgninger.
  2. I området ved Mine lister, vælg en eller flere søgninger, du vil dele.
  3. I båndet, klik Del eller højreklik søgningen og vælg Del, for at åbne formularen Del søgning.
  4. I feltet Indblik skal du indtaste indblik på de brugere, grupper af brugere eller den organisation, du vil dele din søgning med.
  5. Klik på Anvend.

Bemærk: Når du deler en liste, som allerede er delt med en eller flere brugere, vil indstillingerne for din nye deling overskrive de tidligere.

Se brugere som søgningen deles med.

Hvis du vil se hvem, du deler en søgning med, kan du bruge formularen Del søgning.

  1. Klik Mine lister i ruden Andet i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over dine gemte søgninger.
  2. I området ved Mine lister, vælg den delte søgning, hvor du vil se hvilke brugere den deles med.
  3. I båndet, klik Del eller højreklik søgningen og vælg Del, for at åbne formularen Del søgning. Brugerne, som du dele søgningen med vises i feltet Emneindblik.
  4. Klik Annuller for at lukke formularen Del søgning uden at opdatere søgningen.

Omfordel en delt søgning.

Når du omfordeler en delt søgning, skifter du ejerskabet af søgningen fra en bruger til en anden. Den bruger, som tildeles søgningen bliver nu den nye ejer.

Du kan skifte ejerskab på dine delte søgninger til en af de brugere, som du har delt søgningen med. Du kan ikke skifte ejerskab på søgninger, som du ejer, men ikke har delt med nogen.

  • Brugere, der har adgangsrettidheden SEARCHADM kan skifte ejerskab på delte søgninger, som de ikke selv er ejere af, enten til sig selv eller andre brugere.
  • Derudover er det nu muligt for alle brugere at dele en gemt søgning, som de ikke selv ejer, hvis den oprindelige WorkZone-bruger, der ejede søgningen er inaktiv (her er det ikke nødvendigt at have bestemte adgangsrettigheder). For eksempel, hvis den oprindelige ejer ikke længere er en del af organisationen. Dette er indført, så der altid kan redigeres i delte søgninger, der anvendes bredt over en organisation.

For at tildele en delt søgning til dig selv, kan du indtaste [@me] som den delte bruger.

Tip: Hvis kolonnen Ejer ikke vises, kan du tilføje den for at se, hvem der ejer den delte søgning. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

  1. Klik Delte lister i ruden Andre i navigationsruden på fanen Hjem for at åbne en liste over søgninger, som er delt med dig.
  2. I området ved Delte lister, vælg den delte søgning, du vil omfordele til en anden bruger.
  3. I båndet, klik Tildel til eller højreklik søgningen og vælg Tildel til, for at åbne formularen Tildel søgning til.
  4. I formularen Tildel til, klik i feltet Ejer og vælg en ny ejer på den delte søgning.
  5. Klik Gem for at omfordele den delte søgning og lukke formularen Tildel til.

Gem en søgning som en brugerdefineret detaljefane

Du kan oprette en ny detaljefane på en sag, et dokument eller en kontakt, for at få vist mere specifikke lister over dokumenter og parter. Du kan, for eksempel i stedet for at have en standard-fane med aller parter, have en bestemt fane, der kun viser parter med typen Kommuner.

Bemærk: Filtrer dokumenter er kun tilgængelige på sager.

Opret en brugerdefineret fane

For at oprette din egen brugerdefinerede fane, skal du først definere søgekriterier til filteret, anvende filteret og gemme de efterfølgende resultater som en fane.

  1. I området, der indeholder detaljefanerne, klik Vælg hvilke faner der skal vises for at åbne Fanevælgeren.
  2. I formularen Fanevælger, klik Tilføj ny fane og vælg den filtertype, du vil anvende på din brugerdefinerede fane.

    Bemærk: Indstillingen Filtrér parter hedder Filtrér kontakthenvisninger på kontaktdetaljesiden.

  3. Vælg en eksisterende gemt søgeliste fra dropdown-listen Tilgængelige gemte søgefiltre

    - Eller -

    Opret en søgning direkte i fanen, tilføj filterkriterier og gem søgningen. Du kan kun vælge gemte søgninger, du ejer. Gemte søgninger kan tildeles til en anden bruger, hvilket gør dem til den nye brugere. Se ovenfor for flere detaljer.

  4. Klik på Tjek filter for at se resultaterne for det definerede filter.
  5. Klik på Gem og angiv et navn på den nye brugerdefinerede fane og eventuelt en beskrivelse.

Konfigurer en brugerdefineret fane

Du kan omdøbe en brugerdefineret fane, redigere et brugerdefineret filter og fjerne en brugerdefineret fane. Du kan kun omdøbe standardfaner.

  1. I området, der indeholder detaljefanerne, klik Vælg hvilke faner der skal vises for at åbne Fanevælgeren.
  2. I formularen Fanevælger, find den brugerdefinerede fane, du vil konfigurere og klik Rediger fane.
    Tip: Det er kun brugerdefinerede faner, der viser ikonet Rediger fane. Standardfaner indeholder ikonet Rediger.
  3. Vælg Omdøb, Rediger filter eller Fjern, alt efter af hvad du vil gøre.