Nyheder

Vedhæft og send WorkZone-dokumenter i mails

Når du skriver mails i Outlook, kan du vedhæfte et eller flere WorkZone-dokumenter til dem. Du kan vedhæfte WorkZone-dokumenter til dine mails på to måder:

• Kopiér dokumenterne til din udklipsholder i WorkZone Client og indsæt dem i din nye mail i Outlook.
• Søg efter dokumenterne i WorkZone-ruden i Outlook og vedhæft dem derfra i din nye mail.

Se Vedhæft og send WorkZone-dokumenter i mails.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone

• Når du gemmer vedhæftede elementer fra mailen som billeder, kan du nu se en forhåndsvisning af billederne ved at holde din mus over dem. Se Gem en mail med vedhæftede filer som dokumenter i WorkZone.
• Funktionen, der gør det muligt at gemme mails og vedhæftede elementer fra mails understøttes nu for on-premise-versioner af WorkZone.
  Bemærk: Mailkategorierne for de mails, der gemmes i WorkZone understøttes ikke for on-premise-installationer endnu.

Flere fletfelter understøttes nu til indsætning af sags- og dokumentdata i Word-skabeloner.

Indholdskontrolelementer, for sammenfletning af sags- og dokumentoplysninger i Word-skabeloner omfatter nu også:

• for sager: Sagsbehandler, Enhed, Udførende enhed, Dato og Oplysninger
• for dokumenter: Sagsbehandler, Enhed, Udførende enhed, Dato og Oplysninger

Se Flet sags-, dokument, og kontaktdata ind i en Word-skabelon.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone

Når du gemmer mails fra Outlook, vil sagsdata automatisk opdateres, når du vælger rullelisten Sag. Hvis du, for eksempel, har oprettet en ny sag, mens du var i gang med at registrere mailen, vil den nyoprettede sag fremkomme i rullelisten Sag. Tidligere var det nødvendigt at lukke og genåbne WorkZone 365 for at opdatere rullelisten.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone

• Gem en mail, der i forvejen er gemt, på en anden WorkZone-sag, og rediger eventuelt metadata. Se Gem en i forvejen gemt mail på en anden sag.
• Når du gemmer vedhæftede filer fra en mail i WorkZone kan du nu redigere filernes metadata. Se Gem en mail med vedhæftede filer som dokumenter i WorkZone.
• Du kan nu fjerne alle parter fra en mail på en gang. Tidligere var det nødvendigt at fjerne en part ad gangen. Se Administrer parter på en mail.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone

• Du kan nu vælge en Outlook-kategori for de mails, du gemmer i WorkZone, så du hurtigt kan se danne et overblik over dine mails i din indbakke.
• Når du gemmer en mail med vedhæftede filer i WorkZone, kan du vælge om de vedhæftede filer skal gemmes som hovedokumenter eller som bilag.
• Når du gemmer vedhæftede filer far en mail i WorkZone, vil værdien i feltet Klassifikation som standard være den samme som klassifikationen for den valgte sag. Du kan dog ændre den.
• Hvis den mail, du gemme i WorkZone både indeholder indsatte filer og almindeligt vedhæftede filer, vil fanen Vedhæftede filer have to lister: Indsatte filer og Vedhæftede filer. Disse lister giver dig mulighed for hurtigt at springe over indsatte filer såsom logoer, grafiske underskrifter, og lignende.WorkZone

Forbedringer i WorkZone Teams

• Du kan nu tilpasse kolonnebredden direkte fra en WorkZone-fane.
• Du kan nu sortere den viste data efter den nødvendige kolonne.
• Dokumenttitler fungerer nu som hyperlinks. Du kan klikke på et dokuments titel for at åbne det i et tilsvarende Office-program (for Office-filer) eller i WorkZone Client (for filer, der ikke har et Office-format).
• Alle dokumenthandlinger kan nu tilgåes fra én samlet menu. Se Arbejde med sagsdokumenter.

Gem e-mails med vedhæftede filer som hoveddokumenter i WorkZone

Når du gemmer en e-mail med vedhæftede filer (vedhæftede eller indlejrede filer) i WorkZone, kan du nu gemme mail-beskeden og dens vedhæftede filer som enkelte hoveddokumenter på den valgte sag. Se Gem en mail med vedhæftede filer som dokumenter i WorkZone.

Kopiér dokumenter fra Microsoft SharePoint (Eksperimentel)

Hvis din organisation også anvender Microsoft Sharepoint Server til dokumenthåndtering og/eller til lagring af dokument, og din organisation har konfigureret en WorkZone-integration fra Microsoft Sharepoint, kan du kopiere et eller flere dokumenter fra Sharepoint til WorkZone. Se Kopiér dokumenter fra Microsoft SharePoint (Eksperimentel funktion).

WorkZone Teams-forbedringer

• Du kan nu skifte tilstand og ændre titlen på WorkZone-dokumenter, direkte fra WorkZone Teams. Se Rediger dokumenttitel og Rediger dokumenttilstand.
• Du kan nu flytte din WorkZone-dokumenter til papirkurven direkte fra WorkZone Teams. Se Flyt et eksisterende dokument til papirkurven.
• Du kan nu tilføje filer fra dit filsystem som dokumenter på WorkZone-sager i WorkZone Teams. Overfør et nyt dokument fra filsystemet..
• Du kan vælge hvilke kolonner, der skal vises og tilpasse bredden og rækkefølgen på hvordan de vises på hver sag der er åbnet i WorkZone-fanen. Se Indstil kolonnevisning.

Arbejde med WorkZone fra Microsoft Teams

Du kan nu tilføje WorkZone-sager som brugerdefinerede faner i Microsoft Teams og samarbejde på dem direkte fra dine kanaler eller private chats i Teams. Se WorkZone Teams.

Forbedret brugeroplevelse

• Fanen Parter kan nu findes i WorkZone-ruden. Se Administrer parter på en mail.
• Forbedret logik for den Dokumenttype, der automatisk tildeles nye mails, når de gemmes i WorkZone. Se Arbejde med e-mails i WorkZone.
• Forbedret søgelogik. Se Arbejde med e-mails i WorkZone.
• Forbedrede løsningsmuligheder, når en mail har WorkZone-kontakter, der er registreret med den samme mailadresse. Se Arbejde med e-mails i WorkZone.
• Feltet Sag for de nye mails forbliver som standard tomt, så du selv kan vælge den relevante sag.

WorkZone Mail understøttes nu

• I Microsoft Outlook kan du nu gemme mails i WorkZone og redigere mailoplysninger i WorkZone-ruden.
• Afsendere og modtagere for mailen tilføjes automatisk til mailen som parter med rollerne Afsender og Modtager. Du kan også tilføje andre WorkZone-kontakter som parter.
• WorkZone-ruden kan nu fastgøres i Outlook så den ikke forsvinder, når du skifter mellem mails.
• Brugere med administrationsrettigheder kan konfigurere WorkZone-ruden i Outlook.

WorkZone Office skifter navn til WorkZone 365

• Vi har ændret navnet på WorkZone Office til WorkZone 365. Dette nye navn er tiltænkt at reflektere produktets kompatibilitet med Microsoft 365 og alle vores Microsoft-integration vil i fremtiden blive håndteret under dette produktnavn.

Ny funktionalitet

• Du kan nu gemme nye Word, Excel og PowerPoint-dokumenter i WorkZone.
• Brugere kan nu ændre dokumenttilstand og administrere parter for Word, Excel og PowerPoint.
• Brugere kan nu flette sags-, dokument- og kontaktoplysninger ind i en Microsoft Word-skabelon.
• Brugere med administratorrettigheder kan konfigurere WorkZone-ruden i Microsoft Word, Excel og PowerPoint. Se Konfigurer fanen Dokumenter i WorkZone-ruden.
• Brugere kan nu, fra et åbent Word, Excel og PowerPoint-dokument, åbne det dokument eller den sag, som det åbne dokument er gemt på i WorkZone Client.
• For brugere uden skriveadgang til bestemte Word, Excel og PowerPoint-dokumenter, vil WorkZone-ruden være deaktiveret og den vigtige besked "Bruger har ikke opdateringsrettigheder for denne akt i register: akt" vises.

Designforbedringer

• WorkZone 365-tilføjelsesprogrammer vises med et nyt ikon.

Du kan arbejde med WorkZone 365, Microsoft Outlook-møder på macOS.

• Sprogindstillingerne for WorkZone-tilføjelserne til Microsoft Outlook, Word, Excel og PowerPoint afhænger nu af brugerindstillingerne i WorkZone.

• WorkZone Office til Microsoft WorkZone for Office er nu udgivet.Word, Excel og PowerPoint Dette er en foreløbig version med begrænset funktionalitet, hvor du kun kan redigere eksisterende dokumenter. Se Word, Excel, og PowerPoint.
Vigtigt: Dette er ikke den endelige version, der skal bruges i produktion. Installer og anvend venligst kun denne version til test og del gerne din feedback med os. Vi forventer at kunne udgive produktversionen af MVP med version 2021.0.

Forbedret brugeroplevelse

• Du kan nu nemmere give dig selv rollen sagsbehandler eller andre roller, ved at vælge @Me øverst i listen over WorkZone-brugere.
• Du kan nu nemmere angive din organisatoriske enhed i et relevant felt, ved at vælge @MyUnit øverst i enhedslisten.
• Du kan nu hurtigt angive en dato, ved at angive en tidsperiode i relation til nuværende tidspunkt. Se Angiv en dato.

Videovejledninger

• Du kan nu se videovejledningen om arbejde med WorkZone-møde og dagsordenspunkter. Videovejledningen om møderapporter findes nu også med audio på både dansk og engelsk. Se Videovejledninger.

Nyheder i WorkZone Meetings

• Mødearrangører kan aflyse WorkZone-møder. Se Aflys et WorkZone-møde.
• Deltagere kan afslå WorkZone-møder. Se Afslå et WorkZone-møde.
• Det er nu kun mødearrangøren, der kan oprette et WorkZone-møde.
• Hvis du gemmer et møde på en sag, og mødet indeholder en mailadresse, der er knyttet til mere end en kontakt, skal du vælge en kontakt, der skal knyttes til mailadressen for den specifikke sag.



• Når du opretter et nyt møde, indeholder det nyoprettede møde nu et link til WorkZone Client i mødets brødtekst.

Nye dagsordenspunkter

• Søgning efter dokumenter via en sag er blevet forbedret. Filteret indeholder nu feltet Sag, hvor du kan begynde at skrive et sagsnummer, en sagstitel eller udvide feltet for at se den komplette liste over sager.



• Du kan åbne et dokument, der er føjet til et dagsordenspunkt i et tilsvarende program. For at åbne dokumentet, klik på dokumentets navn.
• Når du genererer en møderapport, kan du slå knappen Download til for at gemme rapporten på din lokale maskine. Hvis knappen er slået fra, gemmes rapporten kun på WorkZone-mødet. Du kan bruge denne funktion til at se rapporten og dele den med brugere, der ikke er oprettet i WorkZone. Se Møderapporter

Videovejledninger

• Se vores nye side Videovejledninger for en videovejledning om hvordan du arbejder med WorkZone-møderapporter.

Ny funktionalitet:

• Du kan føje mødedeltagere til møderne.
• Du kan vedhæfte dokumenter på dagsordenspunkter fra WorkZone-serveren.
• Du kan generere møderapporter.
  

Brugervenlighed i brugergrænsefladen:

Du kan arbejde i WorkZone Outlook både fra dit skrivebordsprogram og webudgaven. Vær opmærksom på at brugergrænsefladen i de to applikationer ikke er helt end. For at se oplysninger, der kun er relevante for den applikation, du bruger, kan du vælge hvilken applikation, du bruger.

Som standard, ser du dokumentationen for Outlook Desktop.

Denne udgave af WorkZone 365 Brugervejledning er den første vejledning for dette produkt.