Arbejde med e-mails i WorkZone

I WorkZone-ruden i Microsoft Outlook, kan du redigere mailoplysninger for dine sendte eller modtagne mails, som du har gemt i WorkZone.

• Du kan gemme dine sendte og modtagne mails på eksisterende WorkZone-sager eller oprette en ny sag, som du kan gemme dem på.
• E-mails gemmes i WorkZone som .eml-filer. Vedhæftede filer fra gemte e-mails gemmes i deres oprindelige fil-format (.doc- eller .docx-filer for Word-dokumenter, .xlsx- eller .xls-filer for Excel-dokumenter, osv.)
• Du kan redigere metadata for de mails, du gemmer i WorkZone (rediger felterne i WorkZone-ruden og klik Gem).
• E-mails og deres vedhæftede filer vil have de samme metadata. Hvis det er nødvendigt, at en mail og en vedhæftet fil skal have forskellige metadata, kan ud foretage ændringer i metadatafelterne i WorkZone Client.
• Første gang en mail gemmes i WorkZone, kan du sætte mailens tilstand til at være Arkiveret - ARK eller Låst dokument - UL.
  • Låst dokument - UL. Mailens tilstand kan ændres til Arkiveret - ARK.
  • Arkiveret - ARK. Mailens tilstand kan ikke ændres.
• Feltet Dokumenttype sættes automatisk til I, Indgående bortset fra i følgende scenarier.
• Hvis afsenderen er den aktuelle bruger, vil Dokumenttype sætte til U, Udgående.
• Hvis afsenderens mailadresse står i feltet Til eller Cc, vil feltet Dokumenttype forblive tomt.
• Hvis mailen findes i en delt indbakke, vil feltet Dokumenttype forblive tomt.

Konfigurer WorkZone-ruden

Se Konfigurer WorkZone-ruden.

Vedhæft og send WorkZone-dokumenter i mails

Når du skriver en mail i Outlook, kan du vedhæfte et eller flere WorkZone-dokumenter til den. Du kan gøre det på to forskellige måder:

• Kopiér dokumenterne til din udklipsholder i WorkZone Client og vedhæft dem herefter, når du opretter en ny mail i Outlook. Se Vedhæft WorkZone-dokumenter fra din udklipsholder i WorkZone Client.
• Søg efter dokumenterne direkte i WorkZone-ruden i Outlook og vedhæft dem til din nye mail. Se Fremsøg og vedhæft WorkZone-dokumenter fra en mail.

Vedhæft WorkZone-dokumenter fra din udklipsholder i WorkZone Client

1. I WorkZone Client, vælg et eller flere dokumenter, gå til hovedbåndet og vælg Del > Kopiér til udklipsholder.
2. Opret en ny Outlook-mail.
3. Åbn WorkZone-ruden og klik WorkZone > Vedhæft fra udklipsholder.
4. Fra din udklipsholder kan du vælge de dokumenter, du vil bruge.
Tip: Klik for at åbne en udvidet visning af din udklipsholder, hvor du kan se flere oplysninger om dokumenterne.WorkZone
5. Klik Vedhæft og vælg en delingsmulighed fra listen:
   • Links
   • Dokumenter
   • PDF-dokumenter (denne mulighed er kun tilgængelig for PDF-dokumenter)

   Dokumenter føjes til din mail i overensstemmelse med den valgte indstilling.

Fremsøg og vedhæft WorkZone-dokumenter fra en mail

1. Opret en ny Outlook-mail.
2. Åbn WorkZone-ruden og klik WorkZone > Søg efter dokumenter.
3. I ruden Dokumentsøgning vil du se en liste over dine senest anvendte dokumenter.
   Tip: For avanceret søgning:

   1. Klik for at udvide visningen af ruden Dokumentsøgning.
   2. Indtast dine søgekriterier i et relevant felt:
      • Fritekst
      • Søg i (vælg en værdi i en dropdown-liste)
      • Dokumentnummer
      • Sagsbehandler (vælg en værdi i en dropdown-liste)
      • Titel
      • Sagsnummer
   3. Klik Søg.
4. Vælg et eller flere dokumenter, klik Vedhæft og vælg blandt en af valgmulighederne:
   • Links
   • Dokumenter
   • PDF-dokumenter (denne mulighed er kun tilgængelig for PDF-dokumenter)

   Dokumenter føjes til din mail i overensstemmelse med den valgte indstilling.

Gem en mail og vedhæftede filer som WorkZone-dokumenter

Når du gemmer en e-mail med vedhæftede filer (vedhæftede eller indsatte filer) i WorkZone, kan du nu gemme mail-beskeden og dens vedhæftede filer som individuelle dokumenter på den valgte sag. Selve mailen vil altid blive gemt som et hoveddokument. For vedhæftede filer i mails kan du vælge om de skal gemmes som hoveddokumenter eller som bilag til det hoveddokument, som er baseret på mailen.

Din organisation kan bestemme om vedhæftede filer skal inkluderes i den gemte mail-fil, som du gemmer i WorkZone. Dette skal indstilles af en WorkZone-administrator i WorkZone Configurator under 365 > Outlook configuration > Email attachments > Save emails without attachments.

• Når indstillingen Save emails without attachments er slået til:Mailen gemmes i WorkZone uden vedhæftede filer (indlejrede elementer såsom loger og digitale signaturer fjernes ikke). Når du gemmer mailen kan du vælge om du vil gemme de vedhæftede filer som separate bilag eller hoveddokumenter på den samme sag (se trin 3 og 4 nedenfor).

  Bemærk:

  • Digitalt underskrevne mails gemmes uden den digitale signatur.
  • Krypterede mails gemmes som én samlet fil, herunder også de vedhæftede filer. Derudover kan du gemme de vedhæftede filer som separate bilag eller hoveddokumenter på den samme sag (se trin 3 og 4 nedenfor
  ).
• Når indstillingen Save emails without attachments er slået fra:Mailen gemmes i WorkZone med alle vedhæftede filer, som flettes sammen til en samlet fil. Derudover kan du, når du gemmer mailen, vælge at gemme de vedhæftede filer som separate bilag eller hoveddokumenter på den samme sag (se trin 3 og 4 nedenfor).

Når du åbner WorkZone-ruden, vil alle vedhæftede filer for den åbnede e-mail automatisk blive vist under fanen Vedhæftede filer. Du kan se en forhåndsvisning af billedfiler ved at holde din mus over dem.

• Mailbeskeden og de vedhæftede filer vil have de samme metadata (brevdato, dokumenttype, klassifikation, etc.).
• Hvis du kun har gemt nogle af de vedhæftede filer, kan du gå tilbage senere og gemme de tilbageværende vedhæftede filer på den samme sag.
• Du kan gemme en i forvejen gemt mail (eller vedhæftet fil) som et nyt dokument på en anden WorkZone-sag og eventuelt redigere mailens oplysninger inden du gemmer den.
• For nye dokumenter, vil felterne Sagsbehandler og Organisationsenhed automatisk arve værdierne fra den sag, du vælger. Du kan også ændre disse værdier manuelt.

1. Åbn en Outlook-mail med vedhæftede filer, som du vil gemme.
2. Åbn WorkZone-ruden.
3. I fanen Vedhæftede filer, kan du vælge de vedhæftede filer, du vil gemme.
   • Hvis mailen indeholder indsatte filer eller indlejrede objekter og almindeligt vedhæftede filer, vil fanen Vedhæftede filer indholde to lister: Indsatte filer og Vedhæftede filer. Denne funktion giver dig mulighed for at springe over indsatte elementer såsom loger, grafiske underskrifter og lignende. Det samlede antal elementer i hver liste vises ved siden af listens navn i "()", for eksempel: "Indsatte filer (3)".
   Tip:
   • Vælg afkrydsningsfeltet ved siden af Indsatte filer eller Vedhæftede filer for at vælge alle elementerne i listen.
   • Hold din mus over en billedfil for at se en forhåndsvisning af billedet.
   • Listen Indsatte filer skjult som standard. Klik for at udvide listen.

4. Vælg hvordan de markerede filer skal gemmes:

   • Klik Gem som hoveddokumenter for at gemme alle de valgte filer som individuelle hoveddokumenter på en sag.

   -Eller-

   • Lad indstillingen Gem som hoveddokumenter forblive deaktiveret for at gemme de valgte filer som individuelle bilag på det hoveddokument, som baseres på selve mailen.
5. På fanen Dokument, udfyld de påkrævede WorkZone-metadata for din mail og de valgte vedhæftede filer.
   • Som udgangspunkt vil alle vedhæftede filer blive gemt med den samme metadata som selve mailbeskeden har. For at gemme vedhæftede filer med en andre metadata:
   1. Markér de relevante vedhæftede filer og klik for udvide metadatafelterne
   Tip:

   Vælg afkrydsningsfeltet ved siden af Indsatte filer eller Vedhæftede filer for at vælge alle elementerne i listen.

   2. Rediger metadatafelterne efter behov.

      Bemærk:

      • Hvis du ændrer værdien i feltet Sag, vil værdien i feltet Klassifikation automatisk ændres til den klassifikations, der er gældende for den valgte sag (hvis sagen ikke er klassificeret, vil feltet i stedet vise den standardklassifikation, som din organisation har indstillet for dokumenter i WorkZone Configurator. Hvis der ikke er defineret en standardklassifikation for sager, vil klassifkationen for din skrivebordssag blive anvendt i stedet.) Du kan ændre klassifikationen manuelt.
      • Felterne Sagsbehandler og Organisationsenhed arver automatisk værdier fra den valgte sag. Du kan redigere felterne manuelt.
      • Hvis du vælger en Sagsgruppe, vil de felter, der er foruddefineret for den pågældende sagsgruppe blive udfyldt automatisk med de angivne værdier. Felter foruddefineres af en administrator i WorkZone Configurator under Taxonomy > Classification Scheme. Du kan redigere de automatisk udfyldte værdier efterfølgende. Hvis du redigerer et felt manuelt, vil de ikke blive overskrevet med de foruddefinerede værdier.
6. Klik Save. Mailen og de vedhæftede filer, du valgte i trin 3, gemmes i WorkZone som individuelle hoveddokumenter eller bilag på den sag, du valgte i trin 5.
   Tip:

   • For at åbne en gemt mail eller vedhæftet fil som et dokument i WorkZone Client, klik Gå til...> Dokument i WZ Client, eller klik ved siden af den vedhæftede fil i WorkZone-ruden.
   • For at åbne sagen med din gemte mail og vedhæftede filer, klik Go to...>Case in WZ Client.

Gem en mail på en ny sag

Du kan oprette en ny WorkZone-sag, som du kan gemme din mail på, direkte fra Outlook.

1. Åbn en Outlook-mail, som du vil gemme.
2. Åbn WorkZone-ruden.
3. Ved dropdown-listen Sag, klik Opret ny sag og vælg en sagskategori.
4. I dialogen Opret ny sag, udfyld de obligatoriske felter.
   Bemærk: Hvis du har rettigheden CONFIGADM, kan du tilpasse opstillingen af de felter, der vises i dialogen Opret ny sag, der vises for hver af de gemte mails. Se Konfigurer felter i dialogen Opret ny sag.
5. Klik Save. Den nye sag oprettes og vælges automatisk i feltet Sag.
6. Klik Save.

Gem en mail på en anden sag

Når du har gemt en mail på sag, kan du gemme den et nyt dokument på en anden WorkZone-sag.

1. Åbn en Outlook-mail, som du vil gemme.
2. Åbn WorkZone-ruden.
3. Vælg en sag i dropdown-listen Sag.
   Tip: Klik Kun sager, som denne mail er gemt på for kun at vise sager, som den pågældende mail allerede er gemt på.
4. Eventuelt, rediger metadatalfelter.
5. Klik Save.

Gem flere mails på en gang

Du kan gemme op til 99 mails i WorkZone ad gangen. Mailparter fra de gemte mails gemmes som dokumentparter på de nyoprettede WorkZone-dokumenter.

• Afsendere af en mail gemmes som parter med rollen Afsender.
• Modtagere af mailen i linjerne Til og Cc vil blive gemt som parter med rollen Modtager.
• Modtagere der er angivet i feltet Bcc, Mailadresser på distributionsgrupper og mailadresser, der ikke eksisterer i WorkZone, vil ikke blive tilføjet som mailparter.
• Hvis der er mere end én kontakt, der er registreret med den samme mailadresse i WorkZone-databasen, skal du vælge hvilken tilknyttet kontakt, der skal gemmes som part på den valgte mail (klik fanen Parter, vælg hvilken kontakt, der skal gemmes som en part på sagen og klik Afstem) for at fortsætte med at gemme mailen.
  • Kontakter med samme navn og mailadresse vises i alfabetisk rækkefølge.
  • Hvis en matchende kontakt allerede er angivet som en sagspart, vil den automatisk blive tilføjet som dokumentpart.
  • Hvis en eller flere af de kontakter, der allerede er en Sagsbehandler på sagen og har kontakttypen Medarbejder, vil den automatisk blive tilføjet som dokumentpart.

Du kan følge processen i statuslinjen. Statuslinjen viser også hver enkelte elements status.

1. I Outlook, åbn WorkZone-ruden og klik Fastgør, hvis den ikke allerede er fastgjort.
2. Vælg op til 99 mails.
3. Klik Sag i WorkZone-ruden og vælg en eksisterende sag at gemme mailen på, eller klik Opret ny sag.
   Bemærk: Hvis du har rettigheden CONFIGADM, kan du tilpasse opstillingen af de felter, der vises i dialogen Opret ny sag, der vises for hver af de gemte mails. Se Konfigurer felter i dialogen Opret ny sag.
4. Hvis en mail har vedhæftede filer, kan du vælge om og hvordan de skal gemmes:
   1. Klik på .
   2. Vælg Medtag vedhæftede filer, hvis du også vil gemme de vedhæftede filer.
      Bemærk: Indsatte elementer i mailteksten gemmes ikke.
   3. Vælg Gem som hoveddokumenter for at gemme de vedhæftede filer som individuelle hoveddokumenter på en sag. Hvis dette felt ikke vælges, gemmes de vedhæftede filer som bilag på de pågældende mails i stedet.
5. Klik Gem.

Kategorisér mails, der gemmes i WorkZone

Du kan vælge en Outlook-kategori for de mails, du gemmer i WorkZone, så du hurtigt kan se danne et overblik over dine mails i din indbakke.

Dette indstilles i WorkZone Configurator og kræver adgangsrettigheden CONFIGADM. Læs mere i WorkZone Configurator Guide.

1. På startsiden for WorkZone Configurator, klik 365.
2. Vælg fanen Outlook configuration.
3. Under Mail category, angiv navn  (i Name) og farve (i Color) for den kategori med dine mails, der gemmes i WorkZone.
   • Aktiver indstillingen Mark saved emails for at markere dem af dine mails, der gemmes i WorkZone med en speciel kategori, som det er beskrevet i trin 3.
4. Anvend dine ændringer.

Administrer parter på en mail

Parter på en mail er de kontakter, der er tilknyttet mailen. Kontaktens rolle (for eksempel Afsender eller Modtager) definerer, hvordan kontakten relateres til mailen.

Når du åbner WorkZone-ruden, vil kontakterne for en åben mail automatisk blive tilføjet eller foreslået som parter på fanen Parter.

• Afsenderen af mailen vil blive gemt som en part med rollen Afsender.
• Modtagere af mailen i linjerne Til og Cc vil blive gemt som parter med rollen Modtager.
• Modtagerne i linjen Bcc for en mail vil ikke blive tilføjet som parter på mailen.
• Fanen Parter viser en notifikation, hvis en mailadresse i mailen ikke er knyttet til en kontakt i WorkZone.
• Din administrator kan aktivere automatisk kontaktoprettelse og kontaktforslag for afsendere, modtagere og kopimodtagere, der ikke eksisterer i WorkZone endnu. Dette skal konfigureres i WorkZone Configurator under 365 > Outlook configuration > Contact creation.
Vigtigt: Denne funktionalitet er kun tilgængelig i WorkZone 365 Hotfix 01 og nyere hotfixes.
• Når Enable automatic creation of new contacts for unknown email addresses er slået til, vil mailkontakter, der ikke findes i WorkZone blive foreslået som Nye parter. Klik Tilføj part for at gemme mailparten som en ny WorkZone-kontakt. Når indstillingen er slået fra, skal du oprette nye kontakter manuelt.
• Når Suggest creation of new contacts for senders, recipients and Cc recipients, that do not exist in WorkZone yet er slået til, vil afsendere, modtagere og kopimodtagere, der ikke eksisterer i WorkZone, automatisk blive markeret som potentielle parter med deres tilsvarende roller.
• Hvis der er mere end en kontakt, der er registreret med den mailadresse i WorkZone-databasen:
  • Hvis en matchende kontakt allerede er angivet som en sagspart, vil den automatisk blive tilføjet som dokumentpart.
  • Hvis en eller flere af de kontakter, der allerede er en Sagsbehandler på sagen og har kontakttypen Medarbejder, vil den automatisk blive tilføjet som dokumentpart.

Opret en ny kontakt

Når du gemmer mails i WorkZone, kan du oprette nye WorkZone-kontakter for mailadresser, der ikke eksisterer som kontakter i WorkZone-databasen.

1. På fanen Parter i WorkZone-ruden, klik Opret ny kontakt ved siden af den mailadresse, der foreslået som en part.
2. Vælg den kontakttype, som du vil oprette.
3. I dialogen Opret ny kontakt, udfyld de obligatoriske felter.
   Bemærk: Hvis du har adgangsrettigheden CONFIGADM, kan du indstille hvilke felter, der skal vises i dialogen Opret ny kontakt. Se Konfigurer felter i dialogen Opret ny kontakt.

4. Klik Opret.

Administrer de eksisterende mailparter

Du kan til et hvert tidspunkt tilføje eller fjerne parter på en mail eller ændre deres roller i fanen Parter i WorkZone-ruden.

1. Du kan bruge søgefeltet i fanen Parter til at finde og føje nye parter til mailen. De tilgængelige parter i søgefeltet angives for dette dokument i WorkZone Client.
   
   Tip:

   • Du kan søge efter navn eller mailadresse.
   • Du kan bruge et jokertegn (*) som søgeoperator til at erstatte et eller flere tegn i et ord. For eksempel kan du søge efter "Eliz*" og få "Elizabeth" som søgeresultat.
   • Vælg en sag i feltet Sag og klik ovenfor feltet Tilføj parter for kun at se parter fra den valgte sag.
2. Du kan eventuelt ændre parternes roller. Standardrollen er Part.
3. Du kan fjerne en part ved at klikke "X" ved siden af partens navn.
   Tip: For at fjerne alle parter på en gang, kan du klikke på krydset ved siden af rækken Parter og herefter bekræfte din handling.
4. Klik Save.