Om fordelinger

I den udvidede WorkZone Process-pakke kan du arbejde med fordelinger.

Formålet med en udvidet fordelingsproces er at tildele ejerskab for en sag til en ansvarlig og måske at finde bidragydere.

Når du starter en fordeling, vælger du en sagsbehandler til at tage ejerskab over sagen og bidragydere, som er ansvarlige for at bidrage med indhold til sagen. Når den ansvarlige kontakt har accepteret ejerskab af sagen, kan bidragyderne, hvis de accepterer deres rolle som bidragydere, påbegynde arbejdet på sagen.

Procesejeren kan vælge at få proceshistorikken gemt på sagen, eller modtage en besked, når fordelingsprocessen er afsluttet. Han kan også vælge, at fordelingsprocessen skal afsluttes, når procesfristen er nået.

En typisk fordeling kan være et spørgsmål sendt i en mail til en sekretær. Sekretæren opretter en sag, der indeholder mailen og de vigtigste dokumenter vedrørende sagen. Sekretæren vælger den organisatoriske enhed eller person, som han eller hun synes skal tage ansvar for dette spørgsmål som ansvarlig kontakt, og bidragydere, som sekretæren mener er mest sandsynlige til at bidrage med indhold til sagen. Hvis den valgte ansvarlige kontakt eller bidragydere ikke kan acceptere deres roller, kan de afvise eller videresende opgaven til en anden.

Start en fordeling

Du kan starte en fordeling på følgende måder:

Fra Outlook - se Start proces fra en mail eller Start en proces fra mappen Sager & Dokumenter.
Fra dokumentet - se Start en proces fra Word, Excel eller PowerPoint.
Fra WorkZone Client - se Start en proces fra WorkZone Client.

Når du starter en proces, bliver du procesejer. En fordeling indeholder en prioritet, dokumenter, en ansvarlig kontakt, bidragydere og en eventuel procesfrist. Du vælger disse, når du starter fordelingen. Du kan også vælge at definere start og slut sagstilstande.

Desuden kan du vælge at gemme proceshistorikken på sagen, modtage en besked, når fordelingen er afsluttet, og afslutte fordelingen, når fristen er nået. Se Start en fordelingsproces.

Besvar en fordeling

Når processen er startet, modtager den valgte ansvarlige kontakt (en person eller en organisatorisk enhed) en opgave - se Besvar som ansvarlig kontakt. Hvis denne kontakt ikke accepterer opgaven, kan han afvise opgaven og dermed sende den tilbage til procesejeren eller videresende opgaven til en anden kontakt.

Når en kontakt har accepteret rollen som ansvarlig kontakt, sendes der automatisk opgaver til alle bidragydere - se Besvar som bidragyder. Disse personer eller organisatoriske enheder kan enten acceptere rollen som bidragyder eller, hvis han eller hun ikke accepterer, videresende opgaven til en anden.

Bemærk: Du kan vælge enten personer eller organisatoriske enheder som aktører eller godkendere. En person eller en organisatorisk enhed skal have en mailadresse for at fungere som aktør eller godkender. Stedfortrædere kan svare på vegne af en aktør eller godkender - se Arbejde med stedfortrædere.

Fordelingsprocesflowet

Forløbet i en fordeling kan beskrives af det følgende diagram.