Handlinger på dokumenter

Her beskrives de grundlæggende handlinger, du kan foretage på dokumenter.

Åbn et dokument i et tilsvarende program.

Du kan åbne et WorkZone-dokument i det samme program, som det blev oprettet i.

  1. Vælg det dokument, du vil åbne, fra en liste eller fra detaljesiden.
  2. Klik Åbn. Dokumentet åbner i det program, der blev brugt til at oprette dokumentet (for eksempel Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint).

Bemærk:

  • Dokumenterne åbnes med de tilknyttede programmer på samme måde som i Microsoft Windows. Hvis filtypen ikke er Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, eller, hvis det relevant program ikke er insalleret på din maskine, vil du blive spurgt om du vil hente dokumentet ned lokalt.
  • For mails fra Microsoft Outlook skal du have en WorkZone for Office-klient installret på din lokale maskine for at kunne åbne Outlook-mails. Hvis ikke du har det, vil du blive spurgt om du vil hente doumentet ned lokalt.
  • For dokumenter fra Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, vil dokumenterne blive vist i ruden Dokumentregistrering, hvis du har WorkZone for Office-modulet installeret. Du redigere deres metadata og gemme dine ændringer i WorkZone.

Hent dokument

Du kan downloade WorkZone-dokumenter som enkelte filer.

  • Du kan hente dokumenter fra sager.
  • Du kan kun hente et dokument ad gangen.
  1. Vælg det dokument, du vil hente, fra en liste eller fra detaljesiden
  2. Klik Hent.
  3. Vælg en lokal placering til dokumentfilen, og klik OK.

Ind- og udtjekning af WorkZone-dokumenter

Du kan tjekket et WorkZone-dokument ud, for at undgå at det redigeres af andre brugere, mens du arbejder på dokumentet, og tjekke det ind igen for at gemme dine ændringer.

Forudsætning: Du skal have skriveadgang til et dokument, før du kan tjekke det ind eller ud eller annullere en eksisterende udtjekning.

Tip:

Dokumenter, der er tjekket ud kan genkendes ved en grøn pil, der vises på deres dokumentikon (for eksempel for et Word-dokument). Du kan køre din mus over dokumentikonet for at se, af hvem og hvornår dokumentet er tjekket ud.

Tjek et dokument ud

  1. Vælg et dokument fra en liste eller fra detaljesiden.
  2. Klik Skift > Tjek ud.
  3. Klik Yes i bekræftelsesdialogen. Dokumentet vil blive gemt i din standard download-folder, markeret som tjekket ud af dig og låst for redigering af andre brugere.

Tjek et dokument ind

Når du har foretaget dine ændringer i det udtjekkede dokument, kan du tjekke det ind igen for at gemme dine ændringer i WorkZone.

  1. Vælg det dokument, du vil tjekke ind fra en liste eller fra detaljesiden.
  2. Klik Skift > Tjek ind.
  3. I dialogen Tjek ind, vælg det dokument, du vil tjekke ind, i dit filsystem og klik OK. Dokumentet i trin 1 vil blive opdateret med en ny version og redigeringslåsen fjernes igen.

Annuller udtjekning af et dokument

Du kan annullere dine egne og andre brugeres udtjekning af et dokument, og dermed fjerne redigeringslåsen på det, så du og/eller andre brugere kan redigere det igen.

  1. Vælg det dokument, der er tjekket ud, fra en liste eller fra detaljesiden
  2. Klik Skift > Annuller Udtjekning.
  3. Klik Yes i bekræftelsesdialogen. Redigeringslåsen fjernes fra dokumentet.

Del dokument

Du kan dele et dokument på flere måder.

Send dokument som et link

Du kan sende et link til en detaljeside for et dokument i en mail.

Forudsætning: Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at åbne et WorkZone-link, der er sendt i en mail.

  1. Find det dokument, som du vil sende et link til, og:
    • Åbn dokumentdetailsiden.

      • -Eller-

    • Vælg dokumentet fra en liste, for eksempel fra Mine Dokumenter i navigationsruden.
  2. Klik Del > Link på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook med to links:
    • Et link til detaljesiden for dokumentet i WorkZone Client.
    • Et direkte link til at downloade dokumentet.
  3. Tilføj en modtager og klik Send.

Bemærk: Et link føjes til detaljesiden for dokumentet i WorkZone Client med dokumentoplysninger (dokumentoplysninger uden et relateret dokument).
For yderligere oplysninger, se:Opret dokumentoplysninger (nye oplysninger)

Send dokument som vedhæftet fil

Forudsætning: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet.

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil vedhæfte til en mail, eller vælg dokumentet fra en liste.
  2. Klik Del > Vedhæft dokument på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. Dokumentet er vedhæftet til en mail.

Send dokument som vedhæftet PDF

Forudsætning: Der skal findes en PDF-version af dokumentet. Se Opret PDF-version.

  1. Åbn detaljesiden for et dokument med en PDF-version, som du vil vedhæfte, eller vælg PDF-dokumentet fra en liste.
  2. Klik Del > Vedhæftet PDF på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. PDF-dokumentet er vedhæftet til mailen.

Kopiér et dokument til udklipsholderen

Du kan kopiere et eller flere WorkZone-dokumenter til din udklipsholder og, for eksempel, vedhæfte dem til dine Word- Excel- eller PowerPoint-dokumenter som links, eller sende dem via Outlook som enten et link, et dokument eller et PDF-dokument.

  1. Åbn detaljesiden for et dokument du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg dokumentet fra en liste.
  2. Klik Del > Kopiér til udklipsholder på båndet.
  3. I Outlook/Word/Excel/PowerPoint, åbn WorkZone 365-ruden og klik Din udklipsholder.
  4. Fra din udklipsholder, kan du vælge de dokumenter, du vil bruge.

    5. Tip: Du kan klikke Åbn udvidet visning for at udvide ruden for din WorkZone-udklipsholder, så den viser flere metadata.

  5. Klik Vedhæft og vælg en delingsmulighed fra listen:
    • Links (tilgængelig fra Outlook/Word/Excel/PowerPoint): vedhæfter de valgte dokumenter som links
    • Dokumenter (kun tilgængelig i Outlook): vedhæfter de valgte dokumenter som almindelige filer
    • PDF-dokumenter (kun tilgængelig fra Outlook, og for PDF-dokumenter): vedhæfter de valgte dokumenter som  PDF-filer.

Kopiér dokumenter fra Microsoft SharePoint

Hvis din organisation også anvender Microsoft Sharepoint Server til dokumenthåndtering og/eller til lagring af dokument, og din organisation har konfigureret en WorkZone-integration fra Microsoft Sharepoint, kan du kopiere et eller flere dokumenter fra Sharepoint til WorkZone.

Dokumenter, der bliver kopieret fra SharePoint til WorkZone, hverken slettes fra SharePoint eller markeres på nogen måde som tilgængelige via WorkZone. Dokumenterne eksisterer i to forskellige dokumenthåndteringssystemer: Microsoft Sharepoint og WorkZone, og de kan redigeres uafhængigt af hinanden i begge systemer. Udover kopiering af dokumenter til WorkZone er der ikke nogen integration mellem Microsoft SharePoint og WorkZone.

Hvis du kun vil administrere dine SharePoint-dokumenter i WorkZone, er det nødvendigt at manuelt fjerne dokumenterne fra SharePoint eller redigere dokumenternes titler/navne i SharePoint, så de indikerer, at de pågældende dokumenter ikke længere regnes som aktive i SharePoint.

Det er ikke muligt at kopiere dokumenter fra WorkZone til Microsoft SharePoint.

Metadata i WorkZone

Metadata for dokumenter overføres ikke fra SharePoint til WorkZone. Derfor skal metadata føjes til de kopierede dokumeter i WorkZone Client, når dokumenterne er blevet kopieret dertil. Når et dokument kopieres fra SharePoint, vil påkrævede felter (standard og brugerdefinerede) blive omgået, men når dokumentets metadata skal gemmes, skal alle påkrævede felter udfyldes.

Det eneste metadata der oprettes på et dokument, når det kopieres fra SharePoint til WorkZone, er dokumentets Titel og Dokumenttype, som automatisk sættes til DOK, dokument.

Kopiér et eller flere dokumenter fra Microsoft SharePoint til WorkZone

  1. I Microsoft SharePoint, vælg de dokumenter, du vil kopiere til WorkZone og klik Kopiér til WorkZone for at åbne ruden Kopiér filer til WorkZone.
  2. I ruden Kopiér filer til WorkZone > feltet Vælg en sag, Vælg den sag, som dokumenterne skal vedhæftes. Du kan også filtrere dropdown-listen for det opræcise sagsnavn eller sagsnummer.
  3. Klik knappen Kopiér til WorkZone for at kopiere de valgte dokumenter til den valgte sag i WorkZone.

Flyt dokument

Du kan ændre relationen mellem dokumenter på forskellige måder. Det vil sige, at du kan vælge, om et dokument skal være et hoveddokument eller et bilag, og hvilken sag et hoveddokument tilhører.

Flyt hoveddokument til en anden sag.

Du kan flytte et hoveddokument fra en sag til en anden. Bilah kan ikke flyttes til andre sager.

Hvis du vil flytte et bilag til en anden sag, kan du:

  • Konvertere til hoveddokument og flytte: Konverter bilaget til et hoveddokument og flyt derefter det nye hoveddokument til en anden sag.
  • Beholde som bilag og flytte: Flyt bilaget til et andet hoveddokument, på en anden sag.

Bemærk: Hvis dokumentet har bilag, bliver de også flyttet.

  1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil flytte til en anden sag, eller vælg det på en liste.
  2. Klik Flyt > Flyt til sag på båndet.
  3. Vinduet Flyt dokument åbner.
  4. Indtast en del af navnet på sagen, du vil flytte et dokument til. For eksempel titlen, sagsnummeret eller sagsbehandleren.
  5. Vælg en sag fra listen.
  6. Marker afkrydsningsfeltet Arkiver dokument på ny sag, hvis du vil arkivere dokumentet.
  7. Klik Flyt til sag. Dokumentet er nu flyttet til den valgte sag.

Tip: Du kan også flytte flere dokumenter fra en liste til en ny sag. Se Arbejde med flere listeelementer.

Vælg et andet hoveddokument

Hvis dit dokument er et bilag, kan du vælge et andet dokument som hoveddokument.

  1. Åbn detaljesiden for bilaget, eller vælg det på en liste.
  2. Klik Flyt > Flyt til nyt hoveddokument på båndet.
  3. Dialogen Skift hoveddokumentet åbner.
  4. Vælg det dokument, der skal være hoveddokument, fra listen.
  5. Klik Gem.
  6. På dokumentdetaljesiden er det nye dokument tilføjet til feltet Hoveddokument.

Konverter et bilag til hoveddokument.

Du kan konvertere et bilag til et hoveddokument på den samme sag som bilaget var vedhæftet til.

  1. Åbn detaljesiden for bilaget, eller vælg det på en liste.
  2. Klik Flyt > Gør til hoveddokument på båndet.
  3. Dialogen Skift hoveddokumentet åbner.

    4. Vælg det dokument, der skal være hoveddokument, fra listen.

  4. Klik Gem.

    5. På dokumentdetaljesiden er det nye dokument tilføjet til feltet Hoveddokument.

Konverter et hoveddokument til et bilag.

Du kan konvertere et hoveddokument til et bilag, hvis hoveddokumentet ikke indeholder bilag.

Hvis hoveddokumentet indeholder bilag, kan det ikke konverteres til et bilag.

For at konvertere et hoveddokument med bilag til et bilag, skal du først fjerne alle bilag fra dokumentet, enten ved at vælge et nyt hoveddokument til bilagene eller ved at konvertere alle bilagene til hoveddokumenter. Du kan konvertere hoveddokumentet, når det ikke længere indeholder bilag.

  1. Åbn detaljesiden for hoveddokumentet, eller vælg det på en liste.
  2. Klik Flyt > Gør til bilag på båndet.
  3. På dokumentdetaljesiden er det tidligere hoveddokument fjernet fra feltet Hoveddokument.

 

Opret PDF-version

Du kan oprette PDF-versioner af dokumenter både på åbne og afsluttede sager. Du kan kun vedhæfte et PDF-dokument til en åben sag. Ingen dokumenttyper kan vedhæftes på afsluttede sager.

  1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil oprette en PDF-version af.
  2. Klik Opret PDF. PDF-versionen af dokumentet oprettes.

Opret en PDF-rapport for flere dokumenter

Du kan også oprette en samlet PDF-rapport, der består af flere dokumenter. For eksempel kunne sådan et samlet dokument bruges til aktindsigt.

  1. På siden Hjem, åbn detaljesiden for den sag, der indeholder de dokumenter, du vil oprette en kompileret PDF-rapport for.
  2. I detaljefanen Dokumenter, vælg de dokumenter, du vil inkludere i den samlede PDF-rapport.
  3. I detaljebåndet, klik Rapport > En dokumentliste med parter og bilag for at generere PDF-rapporten.
  4. Når PDF-rapporten er genereret, kan du åbne den eller gemme den lokalt.
    • Hvis du åbner rapporten, kan du gennemse den og, alt afhængigt af din PDF-viser, gemme rapporten lokalt.
    • Hvis du gemmer rapporten lokalt, kan du eventuelt tilføje rapporten som et dokument på sagen.

Tip: Det kan tage et stykke tid at kompilere og generere nogle forespørgsler på PDF-generering.
Klik Rapport status i det nederste panel i browsersiden for at åbne listen Mine rapporter i dag, hvor du kan tjekke behandlingen af de forespørgsler om generering af PDF-rapporter, du har sendt i dag.

Se også

Listen Mine rapporter i dag

Vis PDF-version

  1. Åbn detaljesiden for et dokument med PDF-version.
  2. Klik Vis. PDF-versionen vises i indholdsruden.

Se også:

Visningsruden

Vis en liste over mislykkede PDF-konverteringer

Af forskellige årsager, kan det hænde at der ikke kan oprettes PDF-versioner af dine dokumenter. Du kan se en liste over de dokumenter, der ikke blev konverteret til  PDF i de følgende dokumentlister:

  • Alle ikke-konverterede: Viser alle ikke-konverterede dokumenter, der er blevet redigeret af den aktuelle bruger. Listen indeholder alle dokumenter med følgende PDF-status: Review, Skipped eller Failed.
  • Ikke-konverterede: Viser alle ikke-konverterede dokumenter, der er blevet redigeret af den aktuelle bruger. Listen indeholder dokumenter med PDF-status Review.
  • Alle ikke-konverterede - total: Viser alle ikke-konverterede dokumenter uafhængigt af hvem, der har redigeret dem. Listen indeholder alle dokumenter med Følgende PDF-status: Review, Skipped eller Failed.

Du kan også se en liste over alle rapporter, du har indsendt til PDF-generering i dag i navigationslisten Mine rapporter i dag. Listen indeholder PDF-rapporter, hvor konverteringen til PDF er fejlet.

Listerne, der viser mislykkede konverteringer til PDF, viser også oplysninger om fejlårsagerne i de følgende felter:

  • PDF-status:
    • Review, Handling påkrævet: Dokumentet er ikke blevet konverteret grundet problemer, som du eller en administrator kan afhjælpe. For eksempel kan dokumentet være beskyttet med adgangskode, eller indholdet kan overstige dokumentets sidebegrænsning.
    • Skipped, Sprunget over: Dokumentet blev sprunget over under konverteringen, da filtypen ikke er understøttet, for eksempel video- eller lydfiler.
    • Failed, Fejl: Dokumentet er ikke blevet konverteret grundet andre fejl. Konverteringen af dokumentet kan være fejlet fordi jobbet er afbrudt pga. timeout på serveren, eller filen kan være beskadiget.
      Du kan prøve at åbne dokumentet i et tilsvarende program. Hvis dokumentet åbner som forventet, men PDF-versionerne stadig oprettes, bør du kontakte en administrator.
  • Fejlbeskrivelse - Giver mere detaljerede oplysninger om fejlårsagen.

Se også:

Administrer lister

Valider et dokuments overensstemmelse med PDF/Universal Accessibillity (UA)

Du kan tjekke om dine PDF- og Word-dokumenter overholder PDF/UA.

  1. Gå til detaljesiden for et dokument, som du vil tjekke for PDF/UA-overholdelse.

    2. -Eller-

    Fra dokumentlisten, vælg et eller flere dokumenter.

  2. Klik Validér PDF/UA. WorkZone tjekker herefter om de valgte dokumenter overholder PDF/UA.
    • For PDF-dokumenter: Ikonerne for PDF/UA-dokumenter vil blive vist med et grønt "UA"-badge.
    • For Word-dokumenter: hvis dokumentet valideres som et PDF/UA-dokument, vil WorkZone oprette en PDF/UA-version af dokumentet. PDF/UA-dokumenter vil vise et grønt "UA"-badge på deres dokumentikoner.
    Bemærk: Hvis du foretager ændringer i PDF-dokumentet, vil det miste sin PDF/UA-validering.

    Se også: Hvad er et PDF/UA-dokument? og Korriger et mislykket PDF/UA-dokument.