Nyheder i WorkZone Client

Sager, dokumenter og adressater

Forbedret navigation i Gå til-funktionen

Klik på en sag, et dokument eller en kontakt for at gå direkte til elementet. Tidligere skulle du først klikke Gå i dialogen Gå til efter du havde valgt et element.

Se Foretag en hurtig søgning.

Forbedringer af logikken for automatiske forslag af søgeoperatorer

Søgeoperatorerne @Mig, @Min enhed, @Mit skrivebord og @Udfyldt foreslås ikke længere automatisk, når du indtaster noget i et felt.

Sager og dokumenter

Den nye kolonne Sikkerhedskode er nu tilgængelig i listerne Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang

Den nye kolonne Sikkerhedskode kan nu tilføjes i sags- og dokumentlisterne Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang. Kolonnen giver et mere nøjagtigt indblik i hvilke elementer, der både er beskyttet af læse- og skriveadgang og sikkerhedskoder, da oversigten over læse- og skriveadgangsrettigheder ikke medregner de begrænsninger, der påføres af sikkerhedskoder (hvilket vil sige, at listerne Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang kan vise flere brugere end det egentlige antal, der har læse- eller skriveadgang til et element).

Eksempel:

Hvis brugere i Sikkerhedsgruppe 1 ikke har adgangsrettigheden SEARCH til FILE-registeret (altså, sagsregisteret), vil de ikke kunne tilgå sager selvom de har fået tildelt læseadgang til en eller flere bestemte sager.

Du kan nu filtrere en liste for en sag eller et dokument efter kolonnen Sikkerhedskode, og ekskludere brugere, der er i Sikkerhedsgruppe 1, for at se de brugere, der har reel adgang til den pågældende sag eller det pågældende dokument.

Se About Security group rights for mere om de begrænsninger, der pålægges af sikkerhedskoder.

Dokumenter

Senest valgte dokumenttilstand huskes i dialogen Udskriv sag

I dialogen Udskriv sag vil den dokumenttilstand, du valgte sidst (under Avanceret > Tilstand) blive valgt automatisk.

• Oplysningerne gemmes i din private konfiguration.

Søgninger

Konfigurér filteret Parter i sagssøgninger

Når du søger efter sager, kan du tilpasse dialogen Definer parter filter med standardfelter, eller brugerdefinerede felter for din organisation. Se Konfigurér filteret Parter i sagssøgninger.

Dokumenter

Anvend dokumentets oprettelsesdato som brevdato for sagsdokumenter

Dokumenters oprettelsesdato kan nu automatisk indsættes i feltet Brevdato, når du føjer nye dokumenter til en sag ved at trække og slippe filerne fra Outlook eller dit filsystem.

• For elementer, der tilføjes fra Outlook, vil den indsatte Brevdato være dags dato.
• For elementer, der tilføjes fra filsystemet, vil den indsattte Brevdato være den dato, som står angivet i feltet Ændringsdato for den pågældende fil.

Sager

Nyt standardfelt for sagsdetaljesider: Sagens startdato

Feltet Sagens startdato angiver hvornår sagsbehandlingen for den pågældende sag blev påbegyndt. Feltet skal udfyldes manuelt og kan være relevant i tilfælde hvor sagens startdato er anderledes fra sagens oprettelsesdato i WorkZone.

Feltet er ikke en del af standardvisningen af sagsdetaljesider og skal derfor først føjes til konfigurationen af en systemadministrator.

Lister

Markér listeelementer med flag

Når du arbejder med sags-, dokument- eller kontaktlister, kan du nu markere elementer i listerne med flag for at skelne mellem dem og andre elementer. Du kan, for eksempel, markere de elementer med flag, som har størst relevans for en bestemt sag eller som du vil gennemgå først eller udskrive. Du kan også føje kolonnen Markeret med flag til dine lister og sortere efter den for at få et overblik til de elementer, som du har markeret med flag i en sags-, dokument-, eller kontaktliste. Se Elementer der er markeret med flag.

Søg efter en kolonne i dialogen Vælg kolonner

Når du indstiller kolonner i en liste kan du søge efter de kolonner, du vil tilføje i dialogen Tilføj kolonner. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste.

Dokumenter

Eksemplarstyring

Eksemplarstyring er en ny funktionalitet, der anvendes til at registrere og holde styr på fysiske eksemplarer af et WorkZone-dokument.

• I den nye dokumentfane Eksemplarer og kopier kan du se en oversigt over alle registrerede eksemplarer og kopier for et dokument og deres tilstande.
• I dokumentbåndet kan du klikke Eksemplarstyring for at tilgå ruden Eksemplarstyring, hvorfra du kan tilføje, kvittere eller afvise, arkivere og makulere eksemplarer og kopier.

  Forudsætning:

  • Denne funktion skal først aktiveres i WorkZone Configurator under Global > Feature settings > Hard copy management.
  • For at tilføje og makulere eksemplarer og kopier og kvittere på vegne af andre brugere, skal du have indblikket HARDCOPYADM. Hvis man ikke har dette indblik, vil man kun kunne kvittere, afvise eller arkivere eksemplarer, der er fordelt til én selv.

  Se Foretag eksemplarstyring for et dokument.

Forbedringer af dokumenter, der er låst for redigering

• Dokumenter, der automatisk låses for redigering kan nu genkendes ved en blyant på deres dokumentikon (for eksempel for et Word-dokument).
  Tip: Dokumenter, der er manuelt tjekket ud af en bruger, kan genkendes med en grøn pil på deres ikoner (for eksempel for et Word-dokument), så du hurtigt kan skelne mellem de dokumenter, der er automatisk låst for redigering og de dokumenter, der er tjekket ud manuelt af en bruger.
• Kolonnerne Låst af og Låsen udløber er nu fjernet. Hold din mus over dokumentikonet for at se, hvem der på nuværende tidspunkt er i færd med at redigere dokumentet.

Se Lås et dokument for redigering.

AI-Forslag til bortredigering i PDF-dokumenter

Når du arbejder med PDF-dokumenter, kan du nu benytte dig af automatiske AI-forslag til bortredigering til at mindske arbejdstiden med bortredigering af fortrolige og følsomme oplysninger i dokumenter. Se Bortredigering af information i PDF-dokumenter.

Kontakter

Send mail til flere kontakter

I detaljebåndet for kontakter kan du nu anvende den nye knap Send mail til at sende mails til flere kontakter på en gang. Tidligere var det kun muligt at sende en mail til en enkelt kontakt ad gangen. Se Listemenu.

Dokumenter

• Du kan downloade WorkZone-dokumenter som enkelte filer. Se Hent dokument.
• Du kan tjekke WorkZone-dokumenterne ud for at sikre, at andre brugere ikke redigerer dem. Du kan tjekke dokumenterne ind igen, når du er færdig med dine ændringer. Du kan også annullere din egen eller andre brugeres udtjekning af et dokument, for at fjerne redigeringslåsen på dokumentet. Se Ind- og udtjekning af WorkZone-dokumenter.
• For dokumenter er det nye brugerdefinerede felt Behandlingsstatus nu tilgængeligt på detaljesider, lister og søgesider for dokumenter. Feltet kan bruges til at følge, hvor langt et dokument er i bahandlingsprocessen (For eksempel Ny, Under behandling, osv.). Du kan oprette forskellige behandlingsstatusser, som brugere kan vælge, i WorkZone Configurator under Global > System droplists > DOCPSTAT, Document processing status. På denne måde kan du spore behandlingsprocessen for de dokumenter, der oprettes af Mailbox monitor-servicen ved at oprette relevante behandlingstatusser i WorkZone Configurator under DOCPSTAT, Document processing status og derefter slå InitialDocumentProcessingStatus til i Mailbox monitor-serviceworkflowet under Process > Service workflows.

Adresseforslag

Når du tilføjer eller redigerer en kontaktadresse i WorkZone Client, kan du gennemse og bekræfte den i det interaktive kort og automatisk udfylde eventuelle manglende adresseoplysninger fra WorkZone-databasen (såsom postnummer og land). Se Foreslå adresser.

Vedhæft WorkZone-dokumenter til dine mails i Outlook

Du kan kopiere WorkZone-dokumenter til din udklipsholder og herefter vedhæfte dem til dine mails i Outlook som links, dokumenter eller PDF-dokumenter. Se Kopiér et dokument til udklipsholderen.

Udvidet understøttelse af PDF/Universal Accessibility (UA)

• Nu kan du også danne nye PDF/UA-dokumenter fra Word-dokumenter.PDF/UA
• I WorkZone PDF/UA-fejlrapporten kan du se, hvilke dokumenter, der fejler i PDF/UA-valideringsprocessen og bruge den til at rette eventuelle valideringsfejl. Se Korriger et mislykket PDF/UA-dokument, WorkZone PDF/UA-fejlbeskrivelse og Fejlfinding .

Dokumenter

Føj dokumenter til sager med træk og slip

Du kan føje dokumenter til sager ved at trække og slippe filer fra dit filsystem.

Dør du kan bruge træk og slip. skal den nye indstilling Drag and drop files være aktiveret i WorkZone Configurator (under Global > Feature settings > Client > Drag and drop files. Indstillingen er aktiveret som standard).

Se Tilføj et nyt sagsdokument.

Valider dokumenter som PDF/Universal Accessibility (UA) compliance

Du kan nu tjekke om et PDF-dokument er en gyldig PDF/UA-fil. Gyldige PDF/UA-dokumenter vil blive vist med et grønt "UA"-symbol på deres dokumentikoner.

Udskriv flere dokumenter fra en dokumentliste

Fra dokumentlisten kan du nu oprette et PDF-dokument, der indeholder flere dokumenter, der kan udskrives. Tidligere var det kun muligt at oprette en samlet PDF med flere dokumenter fra den samme sag.

Se Udskriv flere dokumenter fra en liste.

Forbedret flow for åbning af mail-dokumenter fra WorkZone Client, uden en lokal installation af WorkZone for Office.

Hvis du ikke har WorkZone for Office installeret lokalt, når du klikker Åbn for et dokument fra en Outlook-mail, vil du i stedet blive spurgt om du vil gemme dokumentet lokalt.

Se Åbn et dokument i et tilsvarende program..

Sagsfelter er ikke længere automatisk udfyldt, hvis konteksten er ukendt.

Feltet Sag udfyldes ikke længere automatisk for dokumenter, der overføres fra filsystemet eller for nye oplysninger.

Menuen Del > I mail vil kun være synlig for brugere, der har WorkZone for Office installeret

Menuen Del > I mail for sager og dokumenter vil kun være synlig for brugere, der WorkZone for Office-klienten installeret på deres maskine. Fra menuen Del > I mail, kan du sende et WorkZone-link til en sag eller et dokument, sende et dokument som en vedhæftet fil i en mail eller sende dokumentet som en PDF-fil.

Se Send et link til en sag i en mail og Del et link til et dokument i WorkZone eller send selve dokumentet i en mail.

Enhedskonfigurationer af WorkZone Client kan nu anvendes for alle underenheder

Enhedskonfigurationen Enhedskonfiguration med nedarvning for underenheder er nu tilgængelig. Enhedskonfigurationerne vil ikke bare blive anvendt for brugerne i den enhed, som konfigurationen anvendes for, men også for brugere i alle enhedens underordnede enheder. Enhedskonfigurationer, der kun anvendes for én enhed (og dermed ikke for underordnede enheder), kaldes nu Enhedskonfigurationer (uden nedarvning).

For at anvende en enhedskonfiguration på alle underordnede enheder, skal du gemme denne enhedskonfiguration som en Enhedskonfiguration, med nedarvning for underenheder i WorkZone Client, og aktivere indstillingen Cofiguration inheritance i WorkZone Configurator (under Global > Feature settings > Client > Configuration inheritance. Indstillingen er slået fra som standard).

Se Konfigurationstyper og -prioriteter og Sådan sammenflettes konfigurationer.

Understøttelse af Templafy Hive

Hvis din organisation bruger Templafy Hive, kan I nu basere nye Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter i WorkZone Client på en eller flere af organisationens skabeloner i Templafy Hive.

Se Opret et dokument (Word, Excel eller Powerpoint) fra Templafy.

Listehandlinger

Rediger læse- eller skriveadgang for flere elementer i en liste på en gang

Du kan nu redigere læse- og skriveadgang for flere sager, dokumenter eller kontakter fra en liste. Tidligere var det kun muligt at redigere læse- og skriveadgang for ét element (sag, dokument, kontakt) ad gangen.

Rækkefølgen på elementer i en liste bevares ikke længere, når der eksporteres til Excel-lister.

Grundet problemer med ydeevnen, vil rækkefølgen på elementerne i en liste ikke længere bevares, når der eksporteres til Excel. Du kan sortere elementerne i listen direkte i Excel-arket, når du har eksporteret dem fra WorkZone Client. Se Eksportér en liste til Excel.

Del flere gemte søgninger på en gang

Du kan nu dele flere søgninger fra din liste over gemte søgninger. Tidligere var det kun muligt at dele dine gemte søgninger en ad gangen.

Skift ejerskab på delte søgninger, der ejes af andre brugere

Den nye adgangsrettighed SEARCHADM giver mulighed for at skifte ejerskab på en delt søgning, som har en anden ejer. Tidligere var det kun muligt at skifte ejerskab på søgninger, som man selv var ejer af. Se Omfordel en delt søgning..

Søgninger

Søg efter det præcise søgeudtryk

Under fritekstsøgning, er det nu muligt at markere et eller flere søgeord med anførselstegn, hivlket vil resultere i at der søges præcist på det markerede søgeudtryk i samme form og rækkefølge, som det fremstår i fritekstsøgefeltet.

Eksempel: En søgning på "Frank Lloyd Wright", ville give søgesultaterne Frank Lloyd Wright og Frank Lloyd Wright Jr., men ikke Frank Lloyd David Wright.

Søgeord, der ikke er markeret med enkelte eller dobbelte anførselstegn, betragtes stadig som selvstændige søgeord, der er forbundet automatisk med AND-søgeoperatorer.

Kontakter

Feltet Adressetype er ikke længere påkrævet

Strukturen af kontakter i WorkZone kan også bruges til at registrere ressourcer, der ikke har adresser (for eksempel droner, biler, eller entrepenørmaskiner) og da hver kontakts detaljeside kan tilpasses efter kontakttype, forhindrede feltet Adressetype tidligere, at man kunne fjerne adressefelter for kontakttyper, der ikke har en adresse, da det var indstillet som et obligatorisk felt. Dette skyldes, at obligatoriske WorkZone-felter ikke kan fjernes, når man tilpasser en detaljeside.

For at understøtte WorkZone-kontakter uden adresser, er feltet Adressetype ikke længere obligatorisk. Der kan stadig angives standardværdier for feltet Adressetype.

Tildel stedfortrædere til andre brugere

Brugere med adgangsrettigheden DELEGATEADM kan nu udpege stedfortrædere for andre brugere. Dette genindfører den funktionalitet, som blev fjernet i WorkZone 2018.1.

Tidligere kunne brugere kun udpege stedfortrædere for dem selv og ikke for andre brugere. Brugere der ikke har adgangsrettigheden DELEGATEADM kan stadig kun udpege stedfortrædere for dem selv.

Dokumenter

Nye Gem- og Annuller-knapper i ruden Avanceret PDF

I ruden Avanceret PDF til PDF-redigering, gemmes åbne PDF-dokumenter ikke længere automatisk.

Tidligere blev det åbne PDF-dokument automatisk gemt hvert 10. sekund. Denne funktionalitet er nu erstattet af knapperne Gem og Annuller i menuen Avanceret PDF. Brugere kan benytte de to nye knapper til at foretage ændringer i PDF-dokumenter og skal nu aktivt vælge, hvorvidt eventuelle ændringer skal gemmes eller annulleres.

Knappen Gem findes allerede i nogle menuer i ruden Advanceret PDF, men knappen Annuller er en ny funktion.

Bogmærker kan ikke længere tilføjes og redigeres i ruden Avanceret PDF

Funktionaliteten for redigering og oprettelse af nye bogmærker i et PDF-dokument fra ruden Avanceret PDF er blevet fjernet, grundet utilstrækkelig stabilitet i det tredjepartsprogram, der skulle understøtte redigering og oprettelse af bogmærker.

Brugere kan stadig se og bruge bogmærker, der genereres under oprettelse af PDF-dokumentet, men det er ikke længere muligt at redigere dem eller tilføje nye bogmærker.

Søgninger

Fuzzy-søgninger i fritekstsøgninger

Når brugere foretager fristekstsøgninger i WorkZone Client, kan de nu benytte sig af fuzzy-søgninger.

Fuzzy-søgning benytter Oracle's Fuzzy Matching til at søge efter ord, der ligger tæt på stavemåden af de oprindelige søgeord. Søgefunktionens afvigelsesgrad fra det oprindelige søgeudtryk kan defineres i jeres Oracle-database for at op- eller nedjustere antal af søgeresultater.

Standardparametrene for Oracle's Fuzzy Matching (similarity score lower limit and maximum number of expanded terms) kan ændres i jeres Oracle-database for at op- eller nedjustere antal af søgeresultater. Denne ændring skal foretages, når der indekseres.