Nyheder

Nye muligheder i mail-funktionaliteten

Opret WorkZone-parter for ukendte mailadresser

  • Din administrator kan i WorkZone Configurator aktivere automatisk oprettelse af kontakter og kontaktforslag for mailadresser, der ikke eksisterer i WorkZone endnu. Når disse funktioner er slået til, kan du hurtigt oprette nye WorkZone-kontakter (parter), når du gemmer mails.
    • Hvis indstillingen Enable automatic creation of new contacts for unknown email addresses er slået til, kan du automatisk oprette nye WorkZone-kontakter for ukendte mailadresser. Når indstillingen er slået fra, skal du oprette nye kontakter manuelt.
    • Hvis funktionen Suggest creation of new contacts for senders, recipients and Cc recipients, that do not exist in WorkZone yet er slået til, vil afsendere, modtagere og kopimodtagere automatisk blive markeret for kontaktoprettelse, hvis deres mailadresser ikke eksiterer i WorkZone.

    Se Administrer parter på en mail og Opret en ny kontakt.

  • Hvis du har adgangsrettigheden CONFIGADM, kan du indstille hvilke felter, der skal vises i dialogen Opret ny sag. Se Konfigurer felter i dialogen Opret ny kontakt.

Angiv Primær part for de nye sager

Hvis du har adgangsrettigheden CONFIGADM, kan du indsætte feltet Primær part i dialogen Konfigurer ny sag, og eventuelt gøre det til et påkrævet felt. Dette giver brugere muligheden for at tilføje en primær part for de nye WorkZone-sager, der oprettes direkte fra WorkZone-ruden i Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Forbedret funktionalitet for fletning i Word-dokument

  • Fletfelter til indsætning af sags- og dokumentoplysninger i Word-skabeloner omfatter nu felterne Sagskontakt (sagspart) og Dokumentkontakt (dokumentpart), samt brugerdefinerede felter for sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter.
    Tip: Brugerdefinerede felter for sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter skal konfigureres i WorkZone Configurator under Case > Custom fields, Document > Custom fields og Contact > Custom fields. Se WorkZone Configurator Guide for mere information.
  • Når du har indsat et fletfelt i en Word-skabelon, vil du se en midlertidig tekst, der indeholder titelformatet for feltet. Disse kan danne et visuelt overblik over de indsatte fletfelter og kan bruges til at spotte værdier, der ikke er blevet indsat.
  • Når du holder musen over et fletfelt, kan du se feltets vigtigste oplysninger. Hvis du for eksempel holder musen over fletfeltet Adresse 1, som er tilføjet for Sag > Ansvarlig enhed, kan hjælpeteksten være "Sag, Ansvarlig enhed), Adresse 1". Med hjælpeteksterne kan du identificere de nødvendige fletfelter, og skelne mellem de forskellige fletfelter, der kan have lignende værdier.
    Tip: WorkZone-administratorer kan tilføje og ændre hjælpeteksterne for fletfelter. Se Om fletfelter og XML files structure for mere information.

Se Flet sags-, dokument, og kontaktdata ind i en Word-skabelon.

WorkZone 365-funktioner: Oversigt

På den nye side Funktionsoversigt kan du se et overblik over WorkZone 365-funktionalitet, der er tilgængeligt fra add-ins til Microsoft Outlook og Microsoft Office 365.

Forbedret funktionalitet når du gemmer flere mails på en gang

  • Du kan kategorisere mails, når du masseregistrerer dem i WorkZone (understøttes kun med Microsoft Exchange Server Online)
  • Når du gemmer flere mails på en gang, kan se status i den nye statuslinje. Statuslinjen viser også hver enkelte elements status.
  • Afklaring af modstridende kontaktoplysninger: Hvis der er mere end én kontakt, der er registreret med den samme mailadresse i WorkZone-databasen, skal du hvilken tilknyttet kontakt, der skal gemmes som part på den valgte mail. Vælg fanen Parter og vælg hvilken kontakt, der skal gemmes som en part på sagen og klik Afstem.
  • Parterne fra de gemte mails gemmes nu som dokumentparter på de nyoprettede WorkZone-dokumenter. Se Gem flere mails på en gang.
  • Når du gemmer flere mails på en gang, kan du gemme deres vedhæftede filer som individuelle WorkZone-dokumenter. Du kan vælge at gemme de vedhæftede filer som hoveddokumenter på en sag eller som bilag til det WorkZone-dokument, som baseres på den gemte mail. Se Gem flere mails på en gang, trin 4.
  • Hvis du har rettigheden CONFIGADM, kan du konfigurere opstillingen af felterne i dialogen Opret ny sag, som vises, når der gemmes flere mails. Se Konfigurer felter i dialogen Opret ny sag.

WorkZone 365 for delte indbakker med Microsoft Exchange Server 2019

WorkZone 365-funktionalitet er nu også tilgængelig for delte indbakker med Microsoft Exchange Server 2019. Tidligere var delte indbakker kun understøttet med Microsoft Exchange Server Online.

Forbedret funktionalitet for fletning i Word-dokument

  • Når du klikker Flet, vil værdierne fra de indsatte fletfelter automatisk blive udfyldt i det samme dokument. Tidligere blev værdierne flettet ind i et nyt dokument, som blev åbnet efter fletningen.
  • De to nye knapper Gem og flet og Flet som kopi kan nu bruges til dokumentfletning:

Nye muligheder i mail-funktionaliteten

Gem mails uden vedhæftede filer

Din organisation kan bestemme om vedhæftede filer skal inkluderes i de mail-filer, som du gemmer i WorkZone. Dette skal indstilles af en WorkZone-administrator i WorkZone Configurator under 365 > Outlook configuration > Email attachments > Save emails without attachments.

  • Når indstillingen Save emails without attachments er slået til: Mail-filen gemmes i WorkZone uden nogle vedhæftede filer (indsatte elementer såsom logoer og signaturer fjernes ikke). Når du gemmer mail-filen kan du vælge at gemme de vedhæftede filer som separate bilag eller som hoveddokumenter på den samme sag.

    Bemærk:

    • Digitalt underskrevne mails gemmes uden den digitale signatur.
    • Krypterede mails gemmes som én samlet fil, herunder også de vedhæftede filer. Du kan også gemme de vedhæftede filer som separate bilag eller hoveddokumenter på dne samme sag.
  • Når indstillingen Save emails without attachments er slået fra: Mailen gemmes i WorkZone sammen med sine vedhæftede filer som én samlet fil. Når du gemmer mailen kan du også vælge at gemme de vedhæftede filer som separate bilag eller hoveddokumenter på den samme sag.

Se Gem en mail og vedhæftede filer som WorkZone-dokumenter.

Gem flere mails på en gang

Forudsætning: Funktionaliteten virker kun for WorkZone Cloud Edition og med skriverbordsversionen af Outlook. Den understørres ikke i on-premises-installationer af WorkZone eller med webversionen af Outlook.

Du kan gemme flere mails i WorkZone på en gang. Se Gem flere mails på en gang.

Forbedret arbejdsgang med Word-dokumenter

Når du gemmer et Word-dokument i WorkZone eller fletter indholdskontrolelementer fra WorkZone ind i et Word-dokument, vil WorkZone-dokumentet automatisk åbne i Word, og det oprindelige uflettede Word-dokument vil automatisk blive lukket.WorkZone Tidligere var begge dokumenter åbne samtidigt, hvilket gjorde, at man var nødt til at lukke det uflettede dokument og skifte til WorkZone-dokumentet for at fortsætte sit arbejde.WorkZoneWorkZone

Se Tilføj et Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument i WorkZone og Indsæt data i et dokument, der ikke er gemt i WorkZone.

WorkZone 365-funktionalitet understøttes i delte indbakker

WorkZone's funktionalitet understøttes nu også for delte indbakker.

Vigtigt:

For delte indbakker, understøttes WorkZone's funktionalitet kun på Microsoft 365 med Exchange Server Online (Den understøttes ikke på Microsoft Office 2019 eller Microsoft Office 2021 og med Exchange Server 2019). WorkZone mailkategorier for delte indbakker undertøttes ikke endnu.

Forbedret funktionalitet omkring sager og dokumenter

Opret nye sager fra Word, Excel og PowerPoint

Du kan nu oprette nye sager fra Word, Excel og PowerPoint og gemme dit dokument på den nyoprettede sag. Se Gem et Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument på en ny sag..

Konfigurationsforbedringer

Tilpas dialogen for oprettelse af nye sager i Outlook

Hvis du har adgangsrettigheden CONFIGADM, kan du konfigurere felterne i dialog Opret ny sag. Se Konfigurer dialogen Opret ny sag.

Brugerdefinerede DateTime-felter er nu tilgængelige i WorkZone-ruden

Du kan tilføje de brugerdefinerede DateTime-felter, hvor man vælger dato og tidspunkt i WorkZone-ruden og angive dato- og tidspunktsværdier for WorkZone-dokumenter, direkte fra Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Forudsætning:

  • DateTime-feltet skal først konfigureres af en administrator i WorkZone Configurator. Læs mere i WorkZone Configurator Guide.
  • Du skal have adgangsrettigheden CONFIGADM for at konfigurere WorkZone-ruden.

Se Konfigurer WorkZone-ruden og Angiv dato og tidspunkt.

Senest anvendte dokumenter vises i ruden for dokumentsøgning

I ruden Dokumentsøgning, kan du nu se en lister over dine senest anvende dokumenter, så du hurtigt kan vælge de relevante elementer og vedhæfte dem til mails som filer, links eller PDF-dokumenter. Du kan også klikke for at pbne ruden Dokumentsøgning i en større visning, og indtast dine søgekriterier. Se Fremsøg og vedhæft WorkZone-dokumenter fra en mail.

Administrer adgangsrettigheder for sager og dokumenter

Når du arbejder med WorkZone-sager og -dokumenter fra Outlook, Word, Excel og PowerPoint kan du se og redigerer de adgangsbegrænsninger (altså læse- og skriveindblik), der er gældende for de valgte sager og dokumenter. Se Administrer adgangsrettigheder for sager og dokumenter.

Automatisk indsatte sagsgrupper for nye sager

Når du opretter en ny sag og vælger en Sagsgruppe, vil de felter, som er defineret som standard for denne sagsgruppe blive automatisk udfyldt. Standardværdier for sagsgrupper skal defineres af en administrator i WorkZone Configurator under Taxonomy > Classification scheme. Se WorkZone Configurator Guide for mere om, hvordan man indstiller standardværdier for sagsgrupper.

Bemærk:

  • Du kan ændre de automatisk indsatte værdier.
  • Hvis du redigerer de automatisk udfyldte felter, vil de ikke blive overskrevet med standardværdierne.

Se Gem en mail på en ny sag.

Nedarvede oplysninger fra sagen til nye dokumenter der oprettes i Outlook

Når du opretter et nyt sagsdokument fra Outlook og vælger en Sag, vil felterne Sagsbehandler og Organisationsenhed automatisk arve værdier fra den valgte sag.

Bemærk:

  • For sagsokumenter, de roprettes fra Word, Excel og PowerPoint, vil felterne Sagsbehandler og Organisationsenhed ikke arve værdier fra den valgte sag. Her vil Sagsbehandler i stedet være den bruger, der opretter dokumentet, og Organisationsenheden vil den pågældende brugers enhed.
  • Du redigere alle de værdier, der indsættes automatisk.
  • Hvis du redigerer de automatisk udfyldte felter, vil de ikke blive overskrevet med standardværdierne.

Se Gem en mail på en ny sag og Gem en mail og vedhæftede filer som WorkZone-dokumenter.

Forbedret funktionaltiet for sagsoprettelse

Opret nye standardsager fra Outlook

Du kan nu oprette nye sager med sagskategorien Standardsag. Læs mere om standardsager her.

Forudsætning: Funktionen skal først slås til af en administrator i WorkZone Configurator under 365 > Outlook configuration > Case creation > Allow to create Standard cases.

Konfigurationsforbedringer

Tilpas dialogen for oprettelse af nye sager i Outlook

Hvis du har adgangsrettigheden CONFIGADM, kan du konfigurere felterne i dialog Opret ny sag. Se Konfigurer dialogen Opret ny sag.

Brugerdefinerede DateTime-felter er nu tilgængelige i WorkZone-ruden

Du kan tilføje de brugerdefinerede DateTime-felter, hvor man vælger dato og tidspunkt i WorkZone-ruden og angive dato- og tidspunktsværdier for WorkZone-dokumenter, direkte fra Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Forudsætning:

  • DateTime-feltet skal først konfigureres af en administrator i WorkZone Configurator. Læs mere i WorkZone Configurator Guide.
  • Du skal have adgangsrettigheden CONFIGADM for at konfigurere WorkZone-ruden.

Se Konfigurer WorkZone-ruden og Angiv dato og tidspunkt.

Sagsfilter for parter

Når du føjer parter til en Outlook-mail, Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, kan du nu være en sag og bruge filteret Filtrér parter efter sager, for kun at se parter, fra den valgte sag. Se Administrer parter på en mail og Administrer dokumentparter.

Opret nye sager fra Outlook

Du kan nu oprette nye WorkZone-sager direkte fra Outlook. Se Gem en mail på en ny sag.

Forbedringer af arbejde med WorkZone-møder

  • Du kan nu oprette WorkZone-møder som en mødedeltager. Tidligere var den kun mødearrangørerne, der kunne oprette WorkZone-møder. Se Opret et nyt WorkZone-møde.
  • Du kan åbne en sag for et WorkZone-møde i WorkZone Client direkte fra WorkZone-ruden. Åbn et WorkZone-møde i WorkZone Client.
  • Hvis der eksisterer flere WorkZone-møder for det samme møde i Outlook (for eksempel, hvis flere mødedeltagere har oprettet et WorkZone-møde, fordi de har begrænset adgang til den oprindelige sag for mødet), vil de blive vist i listen Sag i WorkZone-ruden, hvor du kan vælge den relevante mødesag.

Vedhæft og send WorkZone-dokumenter i mails

Når du skriver mails i Outlook, kan du vedhæfte et eller flere WorkZone-dokumenter til dem. Du kan vedhæfte WorkZone-dokumenter til dine mails på to måder:

  • Kopiér dokumenterne til din udklipsholder i WorkZone Client og indsæt dem i din nye mail i Outlook.
  • Søg efter dokumenterne i WorkZone-ruden i Outlook og vedhæft dem derfra i din nye mail.

Se Vedhæft og send WorkZone-dokumenter i mails.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone

  • Når du gemmer vedhæftede elementer fra mailen som billeder, kan du nu se en forhåndsvisning af billederne ved at holde din mus over dem. Se Gem en mail og vedhæftede filer som WorkZone-dokumenter.
  • Funktionen, der gør det muligt at gemme mails og vedhæftede elementer fra mails understøttes nu for on-premise-versioner af WorkZone.
    Bemærk: Mailkategorierne for de mails, der gemmes i WorkZone understøttes ikke for on-premise-installationer endnu.

Flere fletfelter understøttes nu til indsætning af sags- og dokumentdata i Word-skabeloner.

Indholdskontrolelementer, for sammenfletning af sags- og dokumentoplysninger i Word-skabeloner omfatter nu også:

  • for sager: Sagsbehandler, Enhed, Udførende enhed, Dato og Oplysninger
  • for dokumenter: Sagsbehandler, Enhed, Udførende enhed, Dato og Oplysninger
Bemærk: For indholdskontrolelementerne Dato og Oplysninger (både for sagerne og dokumenterne) understøttes der kun ét niveau af egenskaber.

Se Flet sags-, dokument, og kontaktdata ind i en Word-skabelon.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone

Når du gemmer mails fra Outlook, vil sagsdata automatisk opdateres, når du vælger rullelisten Sag. Hvis du, for eksempel, har oprettet en ny sag, mens du var i gang med at registrere mailen, vil den nyoprettede sag fremkomme i rullelisten Sag. Tidligere var det nødvendigt at lukke og genåbne WorkZone 365 for at opdatere rullelisten.

Nye funktioner, når du gemmer mails i WorkZone