Arbejde med sager

En sag i WorkZone svarer til en fysisk sag eller til en sagsmappe. Formålet med en sag er at samle alle oplysninger vedrørende en sag på ét sted.

Hver sag er unik og har et unikt sagsnummer. En sag kan henvise til andre sager som sagshenvisninger. Sager kan have et hierarki med en overordnet sag og en eller flere undersager. En sag kan for eksempel have underordnede sager, hvor de underordnede sager indeholder oplysninger med en tæt sammenhæng med den oprindelige sag.

Opret en sag

1. I øverste højre hjørne, klik Opret sag.
2. Vælg en sagstype i menuen.
3. Udfyld de obligatoriske felter.
4. Klik Gem.

Opret en sag fra en sagsskabelon

Sagsskabeloner er sager, hvor et eller flere sagsfelter udfyldes automatisk med foruddefinerede data. Før du kan vælge en sagsskabelon i WorkZone One, skal en WorkZone-administrator først oprette sagsskabelonen og føje den til en gruppe i WorkZone Configurator.

1. I øverste højre hjørne, klik Opret sag.
2. Vælg Fra skabelon.
3. I dialogen Vælg sagsskabelon kan du enten søge efter en sagsskabelon eller vælge en fra listen Seneste eller fra de definerede skabelongrupper.
4. Vælg en skabelon og udfyld alle påkrævede felter, som ikke allerede er udfyldt. Du kan også ændre de automatisk indsatte værdier i sagsskabelonens felter.
5. Klik Gem.

Vis en sag

Du kan se en forhåndsvisning af en sag, hvor du kan se de vigtigste oplysninger uden at skulle åbne hele sagssiden.

1. I en liste over sager, klik på titlen af den sag, du vil se en forhåndsvisning af. Herefter åbner visningsruden, som viser relevante oplysninger om sagen, såsom oplysninger, sagsdokumenter og parter.

Fra en visningsrude kan du:

• Se oplysningsfelter.
• Åbne sider for sagens dokumenter og parter, for at se deres oplysninger og foretage andre handlinger.
• For sagsdokumenter: Åbn, hent, flyt, kopiér, flyt til papirkurv, gør til bilag.
• For sagsparter: Føj til eller fjern fra favoritter, åbn, del.

For at redigere en sag eller et af sagens tilknyttede elementer, skal du åbne siden for det pågældende element.

Åbn en sagsside

På sagssiden kan du se et fuldt sagsoverblik med oplysninger og metadatafelter for den sag, du har åbnet.

1. Vælg en sag og klik Åbn. Sagssagssidesiden åbner.
2. På sagssiden kan du skifte mellem fanerne Overblik og Aktiviteter.
   • Sagsoverblik: Her kan du se dokumenter, notater, parter og oplysninger for sagen.
   • Altiviteter:
     • Alle processer: Her kan du se et overblik over alle sagens tilknyttede processer.
     • Livscyklus: Her kan du se en log over alle de ændringer, der er blevet foretaget på sagen siden den blev oprettet i WorkZone. For eksempel, vil historikken vise om sagens Sagsbehandler er blevet
     ændret og o
     m sagen er blevet afsluttet eller genåbnet.

Rediger sagsoplysninger

1. Åbn sagssiden.
2. I ruden Oplysninger, klik Rediger i det felt, som du vil ændre.
3. Foretag ændringer, og klik Gem.

Afslut en sag

Afsluttede sager er inaktive og kan ikke redigeres af andre brugere. For afsluttede sager kan en sagsejer redigere felterne Påmindelser, Sagsbehandler, Ansvarlig enhed, Læseadgang og Bevaringskode. Det er ikke muligt at føje nye dokumenter eller parter til en afsluttet sag.

1. Åbn sagssiden.
2. I det øverste højre hjørne, klik > Afslut sag.

Genåbn en afsluttet sag

1. Åbn sagssiden for en afsluttet sag.
2. I det øverste højre hjørne, klik > Genåbn.

Kopiér en eksisterende sag

Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens indhold til en ny sag.

• Du kan kopiere parter, dokumenter og sagshenvisninger fra den oprindelige sag, men du kan ikke vælge specifikke elementer. Det vil sige, at hvis du vælger at kopiere Parter, kopieres alle parter fra den oprindelige sag til den nye sag.

1. Åbn sagssiden.
2. Klik > Kopiér i øverste højre hjørne.
3. I dialogen Kopiér sag, vælg ønskede værdier:
   • Skift eventuelt Sagsgruppe eller Under­sagsgruppe.
   • Vælg de elementer (Dokumenter, Parter, Sagshenvisninger), du vil kopiere fra den oprindelige sag.
4. Klik Kopiér. Der oprettes en ny sag med det valgte indhold kopieret og en henvisning til den oprindelig sag på fanen Sagshenvisning. Klik på Gå til kopieret sag for at åbne den nye sag.
5. Foretag eventuelt ændringer på den nye sag, og klik Gem.

Se sagens livscyklus

Sagens livscyklus viser handlinger, der er foretaget på sagen siden den blev oprettet i WorkZone. For eksempel:

• Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.
• Hvornår sagsbehandleren blev ændret.
• Hvornår sagen blev afsluttet.
• Hvornår sagen blev genåbnet.

1. Åbn sagssiden.
2. Åbn fanen Aktiviteter.
3. Gå til Livscyklus.

Tilføj et notat på en sag

Du kan oprette notater på en sag for at holde dig selv og andre brugere ajour med sagsbehandlingsprocessen og for at dele yderligere oplysninger med dine kolleger. Andre brugere kan oprette deres egne notater og redigere, låse eller slette dine notater på den samme sag, hvis de er de har de tilstrækkelige rettigheder.

• Et notat kan indeholde op til 2000 tegn, herunder også skjulte formateringskoder.
• Notater understøtter basal tekstformatering. Du kan anvende fed, kursiv, understreget, gennemstreget, punktopstilling, opstilling med tal/bogstaver. Notater kan indeholde Rich Text Format (RTF), så du kan kopiere teksten fra andre RTF-kilder såsom mailbeskeder.

1. Åbn sagssiden.
2. Under Notater, klik Tilføj notat.
3. Indtast en Titel og vælg en Notattype for dit notat.
4. Skriv en notattekst.
5. Klik Save for at gemme notatet.

-Eller-

5. Klik Gem > Gem og lås for at gemme og låse notatet.

Føj et dokument til en sag

Du kan føje et eksisterende dokument fra dit filsystem til en sag, eller oprette et nyt dokument i WorkZone med en af din organisations Omnidocs-skabeloner.

1. Åbn sagssiden.
2. Udfør den relevante handling:
• For at overføre et eksisterende dokument fra dit filsystem:
  1. Klik Nyt dokument > Importer fra filsystem øverst til højre.
     • Træk og slip et dokument fra dit filsystem til sagen.
  2. Klik Ja i bekræftelsesdialogen.
• For at tilføje et nyt dokument med en Omnidocs-skabelon:
  1. I øverste højre hjørne, klik Nyt dokument.
  2. Vælg Opret fra skabelon og log ind på Omnidocs.
  3. Vælg en skabelon og klik Næste.
  4. Før du klikker Opret, kan du udfylde valgfrie oplysninger såsom en ny titel på dokumentet.
• Tilføj et nyt Word-, Excel-, eller PowerPoint-dokument:
  • I øverste højre hjørne, klik Nyt dokument.
  • Vælg den dokumenttype, du vil oprette.
  • Der oprettes et nyt, unavngivet dokument af den valgte type på sagen, og det nye dokument åbnes i det tilsvarende program, hvor du kan navngive dokumentet og indsætte dokumentindhold.
  Bemærk: Din organisations konfiguration bestemmer om det nye dokument åbnes i den web- eller skrivebordsversionen af det tilsvarende redigeringsprogram.

Vis, tilføj, rediger eller fjern sagshenvisninger

En sagshenvisning er et link til en anden sag, som kan være relevant for den aktuelle sagsbehandling. En sag kan referere til flere andre sager og blive refereret af flere sager.

Vis sagsreferencer

1. Åbn sagssiden.
2. Klik fanen Sagshenvisninger.

Tilføj en sagshenvisning

1. Åbn sagssiden.
2. Klik fanen Sagshenvisninger.
3. Klik Tilføj sagshenvisnng.
4. I dialogen Tilføj sagshenvisning;
   1. Angiv dine søgekriterier og klik Søg.
   2. Vælg de sager, som du vil tilføje som sagshenvisninger og klik for at flytte dem til højre side.
   3. Du kan eventuelt vælge en Rolle for sagshenvisningen.
   4. Klik Gem.

Rediger en sagshenvisning

1. Åbn sagssiden.
2. Klik fanen Sagshenvisninger.
3. Vælg en sagshenvisning og klik > Rediger.

    -Eller- 

   Vælg flere sagshenvisninger og klik Rediger nederst.

4. I dialogen Rediger sagshenvisning, vælg en ny rolle til sagshenvisningen på rullelisten, og klik Gem.
   

Fjern en sagshenvisning

1. Åbn sagssiden.
2. Klik fanen Sagshenvisninger.
3. Vælg en sagshenvisning og klik > Fjern.

    -Eller- 

   Vælg flere sagshenvisninger og klik Fjern nederst.

4. Klik Ja i bekræftelsesdialogen.
   

Tilføj, rediger, eller fjern en sagspåmindelse

Du kan anvende sags­påmindelser til at holde styr på vigtige datoer for dine sager. På den angivne dato modtager modtageren en påmindelse med de instruktioner, der er angivet i påmindelsens tekst.

• Brugere med skriveadgang til en sag kan tilføje, redigere eller fjerne påmindelser på sagen.
• Brugere med læseadgang til en sag kan kun se de eksisterende påmindelser på sagen.

Vis sagspåmindelser

1. Åbn sagssiden.
2. Gå til sektionen Påmindelser.

Tilføj en påmindelse

1. Åbn sagssiden.
2. I sektionen Påmindelser, klik Tilføj påmindelse.
3. I dialogen Tilføj påmindelse, udfyld felterne:
   • Titel: Indtast titlen på din påmindelse.
   • Påmindelse: Indtast påmindelsesdatoen eller vælg en i kalenderen.
   • Påmindelse til: Vælg en modtager af påmindelsen.
   • Påmindelsetype: Vælg eventuelt en påmindelsestype.
   • Afslutet:  Vælg P, Afsluttet for at afslutte påmindelsen.
     Bemærk: Afsluttede påmindelser dukker ikke op i dine søgeresultater hvis du søger efter påmindelser.

   • Påmindelsestekst: Indtask teksten, der vises i påmindelsen.

   • Klik Gem.

Rediger en påmindelse

1. Åbn sagssiden.
2. I sektionen Påmindelse, klik på den påmindelser, du vil redigere. Påmindelsen åbner i visningsrude.
3. Foretag ændringer, og klik Gem.

Fjern en påmindelse

1. Åbn sagssiden.
2. I sektionen Påmindelse, klik på den påmindelser, du vil fjerne.
3. Klik Fjern.
4. Klik Ja i bekræftelsesdialogen.

Udskriv sagsdokumenter

Du kan oprette en PDF-fil med et eller flere dokumenter, som du kan gemme på en sag eller downloade og udskrive. PDF-filen indeholder de valgte dokumenter og eventuelt metadata.

1. Åbn sagssiden.

2. Vælg et eller flere dokumenter i listen og klik Udskriv dokumenter.

3. I dialogen Udskriv sagsdokumenter, vælg de dokumenter, du vil inkludere i PDF-filen i listen til venstre og klik for at flytte de valgte dokumenter over til listen til højre. Træk og slip dokumenterne for skifte deres rækkefølge i PDF-dokumentet.
• Kun dokumenter fra listen i højre side inkluderes i PDF-filen.
• Du kan eventuelt taste, for eksempel, en dokumenttitel i søgefeltet i den højre liste for at filtrere i de viste dokumenter i listen.
• I -listen kan du klikke Tilføj alle arkiverede for at flytte alle hoveddokumenter, der har tilstanden Arkiveret, og deres bilag (også selvom, de ikke har tilstanden Arkiveret) til listen til højre.
4. Inden du fortsætter, kan du også tilpasse indstillingerne for den PDF-fil, der genereres:
• Skabelon:Vælg en skabelon for et PDF-dokument.
  • En sag med parter og dokumenter: Indeholder metadata for sagen, dokumenter og parter og valgte dokumenter.
  • Aktindsigt, udskrift af sagens dokumenter: Indeholder metadata for sagen, dokumenter og parter og valgte dokumenter.
  • Rapport uden en forside: Indeholder kun valgte dokumenter.
• Titel: Indtast et navn på det nye PDF-dokument.
5. Klik på en af valgmulighederne:
• Gem på sag: For at danne en PDF-fil, der gemmes på samme sag. Du kan åbne filen og udskrive den.
• Udskriv: For at downloade og udskrive PDF-filen. Når dialogen Henter vises, klik Åbn filen for at åbne PDF-filen og udskrive den.

Tilføj eller fjern kontakter som sagsparter

Tilføj kontakter som parter på en sag

1. Åbn sagssiden for den sag, som du vil føje parter til.
2. Klik Tilføj parter.
3. I dialogen Tilføj parter kan du søge efter de kontakter, som du vil føje til sagen som parter:
• Skriv en tekst i feltet Fritekst.
• Vælg den kontakttype, du vil søge efter i feltet Type, for eksempel Person (med CPR). På denne måde kan du indsnævre søgeresultaterne til kun at indeholde kontakter af den valgte type.
4. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne.
5. Vælg en eller flere kontakter, som vil tilføje og klik . De valgte kontakter flyttes til kolonnen i højre side.
6. I listen Rolle, kan du vælge en rolle for kontakten som for eksempel Part eller Modtager.
7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vil blive vist i listen Parter på sagssiden.

Fjern kontakter som parter fra en sag

1. Åbn dokumentsiden for det dokument, som fjerne en eller flere parter fra.
2. Markér afkrydsningsfeltet ved siden af den part, du vil fjerne.
3. Hvis du har valgte en part, klik og herefter Fjern.
4. Hvis du har valgt flere parter, klik Fjern neders i listen Parter.

1. Åbn sagssiden for den sag, som du vil føje parter til.
2. I listen Parter, klik Tilføj parter.
3. I dialogen Tilføj parter kan du søge efter de kontakter, som du vil føje til sagen som parter:
• Skriv en tekst i feltet Fritekst.
• Vælg den kontakttype, du vil søge efter i feltet Type, for eksempel Person (med CPR). På denne måde kan du indsnævre søgeresultaterne til kun at indeholde kontakter af den valgte type.
4. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i venstre kolonne.
5. Vælg en eller flere kontakter og klik . De valgte kontakter vises i højre kolonne.
6. I listen Rolle, kan du vælge en rolle for kontakten som for eksempel Part eller Modtager.
7. Klik Gem. De tilføjede kontakter vil blive vist i listen Parter på sagssiden.

Åbn i SAPA

Fra sager der indeholder CPR- eller CVR-oplysninger, kan du navigere fra sagen til SAPA Webportal, hvorfra du kan se CPR- eller CVR-oplysninger om den pågældende borger eller virksomhed fra alle kommuner.

• -ikonet vises kun, hvis WorkZone registrerer CPR- eller CVR-oplysninger på sagen.

1. Fra sagsside, klik Åbn i SAPA.
2. Log ind i SAPA webportal.