Administrer dokumenter

Opret et nyt dokument

Du kan oprette forskellige dokumenttyper i båndet.

• Hvis du opretter et dokument fra en sagsdetaljeside, bliver dokumentet automatisk gemt på sagen.
• Hvis du ikke har en sag åben, men for eksempel står på fanen Hjem, oprettes dokumentet automatisk på din skrivebordssag, med mindre du vælger en anden sag.

Opret et Word-dokument

1. I båndet, klik Word for at åbne Microsoft Word med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Word-dokument.
4. Skriv dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.

Tip: Se Registrer dokumentoplysninger i Brugervejledning til WorkZone for Office, hvis du har brug for hjælp til dokumentregistrering.

6. Klik Gem på sag.

Opet et Excel-dokument

1. I båndet, klik Dokument og vælg Excel for at åbne Microsoft Excel med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Excel-ark.
4. Skriv dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.

Tip: Se Registrer dokumentoplysninger i Brugervejledning til WorkZone for Office, hvis du har brug for hjælp til dokumentregistrering.

6. Klik Gem på sag.

Opret et PowerPoint-dokument

1. I båndet, klik Dokument og vælg PowerPoint for at åbne Microsoft PowerPoint med vinduet Ny åbent.
2. (Valgfri) Hvis din organisation anvender skabeloner, kan du vælge en.
3. Klik OK for at åbne et nyt Microsoft PowerPoint-dokument.
4. Skriv i dit dokument.
5. Udfyld felterne i ruden Dokumentregistrering.

Tip: Se Registrer dokumentoplysninger i Brugervejledning til WorkZone for Office, hvis du har brug for hjælp til dokumentregistrering.

6. Klik Gem på sag.

Opret dokumentoplysninger (nye oplysninger)

Du kan oprette dokumentoplysninger uden et relateret dokument (det vil sige, en dokumentdetaljeside uden, for eksempel et relateret .txt, .doc eller .xls-dokument).

1. I båndet, klik Dokument > Nye oplysninger for at åbne et nyt dokument i en ny fane.
   
2. Udfyld obligatoriske felter.
   
3. I båndet, klik Gem. Det nyoprettede dokument vises nu under Dokumenter > I dag i navigationsruden.

Importér et dokument

Du kan føje et dokument uden for WorkZone Client til din sag. For eksempel et scannet dokument.

1. I båndet, klik Dokument > Importér fra filsystem for at åbne fanen Importér dokument.
2. I feltet Vælg dokument, klik på mappe-ikonet for at åbne formularen Vælg fil til overførsel.
3. I dialogen Vælg fil til overførsel, find det dokument, du vil importere, vælg dokumentet og klik Åbn for at importere dokumentet.
4. En ny dokumentdetaljefane, som indeholder dokumentmetadata for det dokument, du importerer, åbnes.
   Titlen på dokumentet overføres automatisk til feltet Titel, men du kan ændre dette, da det registreres i WorkZone ved indtaste en ny titel i feltet Titel.
5. I feltet Dokumenttype i dokumentets detaljefane, vælg en dokumenttype.
   
6. Definer resten af dokumentets metadata i felterne i fanerne.
7. I båndet, klik Gem for at gemme det importerede dokument i WorkZone.

Rediger et dokument

Du kan redigere et dokument indtil dokumentet låses eller arkiveres.

• Du kan kun redigere dokumenter af typerne Word, Excel og PowerPoint.
• Dokumenterne skal have tilstanden Personligt udkast eller Udkast.

Microsoft Office Suite

Hvis Microsoft Office Suite er installeret på den lokale enhed, kan du bruge Microsoft Office til at redigere dit dokument.

Hvis WorkZone for Office også er installeret på WorkZone Content Server, kan du også få vist WorkZone for Office-panelet I Office-programmet.

WorkZone Explorer

Hvis du bruger WorkZone Explorer, kan du åbne et dokument til redigering (og læsning) ved at klikke på knappen Stifinder i sagens hovedbånd for at åbne WorkZone Explorer og derefter klikke dokumentet.

Microsoft Office Online Server

Hvis Microsoft Office Suite ikke er installeret på den lokale enhed og hvis din organisation bruger Microsoft Office Online Server til at oprette, læse og redigere dokumenter, kan du redigere et dokument direkte i din internetbrowser via panelet vis, panelet Office Online skal dog først føjes til panelet vis for at få adgang til Office Online-indstillingerne.

Se Tilpas indholdsruden.

Rediger dokumenttilstand

Dokumenttilstanden viser hvad du kan gøre med dokumentet - hvem der kan se og redigere det og hvad der kan redigeres. Dokumenttilstanden afspejles i dokumentes livscyklus.

Et dokument kan have følgende tilstande:

• Personlig udkast - UP. Kan kun vises, redigeres og slettes af den, der har oprettet dokumentet. For at tillade at andre medarbejdere skal kunne se, redigere eller slette dit personlige udkast, skal du frigive det (Skift > Frigiv personligt udkast). Dokumenttilstand kan ændres til UÅ eller UL. Dokumentet kan bruge udkastversionering.
• Udkast - UÅ. Kan vises, redigeres og slettes af alle. Dokumenttilstanden kan ændres til UP eller UL. Dokumentet kan bruge udkastversionering.
• Låst dokument - UL. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Dokumentet kan slettes (Se kommentarer nedenfor). Dokumenttilstanden kan kun ændres til ARK. Dokumentet låses og bruger derfor ikke udkastversionering.
• Arkiveret - ARK. Dokumentet er arkiveret og tildelt et aktnummer i databasen og tilstanden kan ikke ændres. Selve dokumentet kan ikke redigeres af nogen, men alle kan redigere dokumentoplysninger. Dokumentet kan kun slettes af brugere med indblikket SOFTDELETE. Et arkiveret dokument er bundet til den oprindelige sag og kan ikke flyttes. til andre sager.

Bemærk:  

• Scannede dokumenter og indgående mails registreres som standard med tilstanden Arkiveret.
• Låste dokumenter kan slettes, medmindre de har henvisninger til andre dokumenter, sager, opgaver eller kontakter.
• Når du arkiverer et dokument skal det være tilknyttet en sag. Hvis du har arkiveret et dokument på en skrivebordssag eller en SJ-temp sag, har dokumentet ikke noget aktnummer, og du kan flytte det til en anden sag.

Rediger dokumenttilstand

1. Åbn detaljesiden for den dokumenttilstand, du vil redigere eller åbn en dokumentliste, der viser det dokument, du vil redigere.
2. I hovedbåndet, klik Skift eller i dokumentlisten, højreklik dokumentet og vælg Skift.
3. Vælg en ny tilstand og klik Lås.
   

Forholdsregler angående ændringer på dokumenttilstand.

• Et Arkiveret dokument (ARK) kan ikke få skiftet tilstand.
• Et Låst dokument (UL) kan kun arkiveres (ARK).
• Et udkast (UÅ) eller Personligt udkast (UP) kan låses (UL), arkiveres (ARK) og skiftes til og fra udkast (UÅ) eller Personligt udkast (UP).

Send et link til et dokument i en mail

Du kan sende et dokument som sig selv, eller sende et link til dokumentet eller som PDF-fil i en mail.

Forudsætninger:  

• Du skal have installeret WorkZone for Office. Disse muligheder vises ikke, hvis WorkZone for Office ikke er installeret på din lokale computer.
• Når du sender links, skal modtageren af mailen have adgang til WorkZone Client for at kunne se den sag, som dokumentet er knyttet til.
• Når du sender dokumenter som PDF-filer, kan du kun sende dokumenter, der allerede er blevet generet som PDF-filer.

Se et dokuments livscyklus

Livscyklus viser de handlinger, der er udført på dokumentet siden dets oprettelse. For eksempel:

• Hvilken Sagsbehandler har udført handlingen.
• Hvilken handling er udført på dokumentet.
• Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.

Se et dokuments livscyklus

1. Åbn detaljesiden for et dokument.
2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.

Besvar et dokument

Hvis WorkZone for Office er installeret på din lokale computer, kan du svare på et dokument enten fra en liste eller fra dokumentets detaljeside og automatisk få sagsoplysninger sat ind som dit svar i dokumentet. Hvis du ikke har WorkZone for Office installeret på serveren, vil muligheden Svar ikke være synlig i menuen.

1. Find det dokument, du vil besvare.
2. I båndet, klik Administrer > Svar for at åbne et nyt Microsoft Word dokument med de relevante detaljer automatisk sat ind og vist i ruden Dokumentregistrering:
   • Svardokumentet sættes til Udgående.
   • Titlen på det oprindelige dokument med præfikset Re:.
   • Dokumentparter med rollen Afsender i det oprindelige dokument bruges som Modtagere.
   • Der oprettes en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument.

Tip: Se Brugervejledning til WorkZone for Office for at få yderligere oplysninger om, hvordan besvarelse af dokumenter fungerer.

3. Udfør ændringer i svardokumentet.
4. Klik Gem på sag.

Kopiér et dokument

Du kan kopiere et eksisterende dokument til en sag. På den måde kan du genbruge oplysninger og indhold fra det oprindelige dokument.

Det nye dokument beholder det oprindelige dokuments henvisninger til:

• Dokumenter
• Bilag
• Kontakter
• Sager

Det får desuden tilføjet en dokumenthenvisning til det oprindelige dokument.

Kopiér et enkelt dokument

1. Åbn det dokument, du vil kopiere.
2. I båndet, klik Kopier. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Kopiér.
3. I feltet Kopiér til sag skal du skrive titlen på den sag, som dokumenterne skal kopieres til.
4. Klik Kopiér.
5. Detaljesiden for den valgte side af kopien åbner. Du kan evt. føje ændringer til det nye dokument og klikke Gem.

Tip: Hvis du vil redigere dokumentindholdet, se også Rediger dokument.

Kopiér flere valgte dokumenter

Du kan vælge en række dokumenter fra en liste og kopiere dem til en sag.

1. Åbn en liste, for eksempel Dokumenter.
2. I listeområdet, vælg det dokument, som du vil kopiere til en sag.
3. I hovedbåndet, klik Kopiér for at åbne dialogen Kopiér dokumenter. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Kopiér.
4. I feltet Kopiér til sag skal du skrive titlen på den sag, som dokumenterne skal kopieres til.
5. Klik Kopiér for at åbne den valgte sag med de kopierede dokumenter tilføjet i detaljefanen Dokumenter.

Arkivér et dokument

Når du arkiverer et dokument, sker følgende:

• Dokumentet får et løbenummer (aktnummer) på den sag, det er tilknyttet.
• Dokumentet får tilstanden Arkiveret.
• Dokumentet kan ikke redigeres.
• Før du kan slette et arkiveret dokument, skal du have specielle rettigheder.

Du kan enten arkivere et dokument fra dokumentdetaljesiden eller fra en dokumentliste.

Arkivér fra dokumentdetaljesiden

1. Find det dokument, du vil arkivere, og åbn det.
2. I båndet, klik Arkiver.

Arkivér fra en dokumentliste

1. Åbn en dokumentliste med dokumentet du vil arkivere.

Eksempel: På fanen Hjem, åbn listen Dokumenter.

2. Vælg et dokument, so du vil arkivere og klik Arkiver på detaljebåndet, eller højreklik dokumentet i listen og vælg Arkivér.

Slet et dokument

Første gang man sletter et dokument, flyttes det til papirkurven. Dokumentet vil ikke være synligt i almindelige lister, men det fjernes ikke fra databasen og det kan gendannes om nødvendigt.

Vigtigt:  

• Hvis du flytter et hoveddokument til papirkurven, vil dokumentets bilag automatisk også blive flyttet til papirkurven.
• Hvis du vil slette hoveddokumentet permanent, skal du slette dokumentets bilag permanent først.
• Du kan ikke slette et hoveddokument, hvis dokumentets bilag kræver bestemte adgangsrettigheder, som du ikke har.
• Du kan ikke slette et dokument, hvis en bruger har oprettet dokument- eller sagshenvisninger på det. Henvisninger, der er oprettet automatisk af WorkZone Client, for eksempel Svar/besvaret af, kan slettes.

Flyt et dokument til papirkurven.

Forudsætninger:  

• For at slette et dokument, der er arkiveret og har et aktnummer, skal du have indblikketHvert indblik giver tilladelse til at udføre en bestemt handling. Du kan se hvilke indblik, der er blevet tildelt dig i detaljefanen "Mine indblik". Find det på din detaljeside.  SOFTDELETE.
• Alle kan slette et dokument, der har status som Personligt udkast, Udkast eller Låst dokument.

Når man sletter et dokument, flyttes det til papirkurven. Samtidigt fortsætter det med at eksistere i WorkZone-databasen. Dette gør det muligt at gendanne dokumentet.

For at slette et dokument, skal du gøre følgende:

1. Vælg det dokument, du ønsker at slette fra en liste eller fra detaljesiden.
2. I båndet, klik Til papirkurv for at åbne dialogen Slet dokument. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Til Papirkurv.
3. Hvis du vil slette et dokument, der ikke er et udkast, skal du vælge en årsag til at du vil slette det og tilføje en kommentar i feltet Beskrivelse, hvis der er behov for det. For et udkast, gå til trin 4.
4. Klik Slet.

Slettede dokumenter markeres med gråt i dokumentlisterne og titlen er overstreget på detaljesiderne.

Slet et dokument permanent

Forudsætning: For at slette et dokument permanent, skal du have indblikketHvert indblik giver tilladelse til at udføre en bestemt handling. Du kan se hvilke indblik, der er blevet tildelt dig i detaljefanen "Mine indblik". Find det på din detaljeside. SOFTDELETE og den adgangskode, der er tilknyttet dokumentets bevaringspolitik.

Du kan slette dokumenter permanent fra:

• Detaljefaner på sager i Papirkurv;
• Listen Papirkurv i navigationsruden.
• Detaljefanen for det slettede dokument.

1. Åbn detaljesiden for det slettede dokument eller vælg det på en liste. Husk at du kan vælge flere elementer i en liste.
2. I hovedbåndet, klik Slet og derefter, Ja. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Slet, og derefter Ja.

Dokumenterne og deres bilag slettes permanent fra WorkZone.

Find/vis slettede dokumenter

Du kan se slettede dokumenter i de følgende lister:

• I søgeresultaterne, hvis dokumenterne opfylder søgekriterier.
• I listen over gemte søgninger, hvis dokumenterne opfylder søgekriterier.
• På detaljefanen for den relaterede sag i Papirkurv .
• I Papirkurv-listen i navigationsruden under sektionen Dokumenter .

Bemærk:Du kan se alle slettede dokumenter i detaljefanen i Papirkurv. Du kan kun se de dokumenter, du selv har slettet i listen i Papirkurv i navigationsruden.

Gendan et slettet dokument

Du kan kun gendanne et dokument, der er blevet flyttet til papirkurven. Permanent slettede dokumenter kan ikke gendannes.

Forudsætning: For at gendanne et Afsluttet eller et Arkiveret dokument, skal du have indblikketHvert indblik giver tilladelse til at udføre en bestemt handling. Du kan se hvilke indblik, der er blevet tildelt dig i detaljefanen "Mine indblik". Find det på din detaljeside. SOFTDELETE.

1. Find og vælg de/det dokument(er), du vil gendanne.
2. I båndet, klik Gendan. Hvis du bruger en dokumentliste, kan du også højreklikke dokumentet i listen og vælge Gendan.
   
   Der er tre muligheder, når du gendanner et dokument:
   • Gendan - Anvend denne funktion, hvis du har brug for kun at gendanne dokumentet til den aktuelle sag.

   Bemærk:Denne funktion er deaktiveret når den originale sag for dokumentet slettes.

   • Gendan med sag - Anvend denne funktion, hvis dokumentets sag er blevet slettet og du både vil gendanne dokumentet og sagen.
   • Gendan og flyt til en anden sag - Anvend denne funktion, hvis dokumentets sag er blevet slettet, men du ikke vil gendanne sagen. I stedet gendanner ud dokumentet og flytter det til en anden eksisterende sag.