Administrer sager

Opret en ny sag

1. I båndet, klik Sag for at åbne en ny sagsdetaljeside.
2. Udfyld de obligatoriske felter.
3. I båndet, klik Gem.

Opret en ny sag ud fra en skabelon

Du kan oprette sagsskabeloner med forskellige sagstyper og egenskaber.

1. I båndet, klik Sag.
   • Hvis det kun er standardskabelonen, der findes på serveren, åbner en ny sagsdetaljeside, der er baseret på en standardskabelon.
   • Hvis mere end en sagskabelon er oprettet på serveren, vises en liste med tilgængelige sagsskabeloner. Vælg en sagsskabelon fra listen. En ny sagsdetaljeside vil åbne på baggrund af den valgte skabelon.
2. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
3. I båndet, klik Gem.

Opret en undersag

Du kan oprette en ny sag, der automatisk knyttes til en eksisterende sag (en oversag) som en undersag. Eller du kan gøre en eksisterende sag til en undersag for en anden sag.

Opret en ny undersag

1. Åbn detaljesiden for den sag, som du vil oprette en ny undersag for.
2. Fra detaljefanerne på en oversagens detaljeside, vælg fanen Undersager

   Tip: Hvis du ikke kan finde detaljefanen Sager i detaljebåndet, kan du indstille båndet til at vise den. Se Administrer faner.

3. På detaljefanen Sager:
   • Klik Sager og vælg en sagsskabelon for at oprette en ny undersag udfra
     - eller -
   • Klik Sager for at oprette en ny undersag, der ikke er baseret på en sagsskabelon.
     I begge situationer åbnes en ny detaljeside.
4. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
5. I båndet, klik Gem for at gemme din nye sag som en undersag til sagen i trin 1.

Gør en eksisterende sag til en undersag

Se Tilføj eller fjern over- eller undersager.

Rediger en sag

Du kan redigere oplysninger på en sag, indtil sagen afsluttes. For at redigere en afsluttet sag, skal du først genåbne sagen.

1. Åbn den sag, du vil redigere.
2. Klik i feltet, du vil redigere.
3. Foretag dine ændringer.
4. Klik Gem.

Afslut en sag

1. Åbn den sag, du vil afslutte.
2. I båndet, klik Luk.

Genåbn en afsluttet sag

1. Åbn den sag, du vil genåbne.
2. I båndet, klik Genåbn.

Kopiér en eksisterende sag

Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens indhold til en ny sag.

• Du kan kopiere de valgte henvisninger på den oprindelige sag, såsom sagsparter, sagshenvisninger, sagsoplysninger, dato og sagslister fra brugerdefinerede sagstyper.
• Du kan ikke vælge hvilke specifikke henvisninger, du vil kopiere. Hvis du vælger at kopiere sagshenvisninger, kopieres alle sagshenvisninger.

1. Åbn den sag, du vil kopiere.
2. I hovedbåndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér sag.
3. Vælg de henvisninger, du vil kopiere fra den oprindelige sag. Du kan også ændre sagsgruppe eller undersagsgruppe.
4. Klik Kopiér for at oprette en ny sag med det kopierede indhold. Den nye sag vil åbne på en ny fane med automatisk henvisning til den oprindelige sag. Henvisningen kan findes i detaljefanen Sagshenvisninger. Værdien i feltet Rolle er Original.
5. Foretag eventuelt ændringer på den nye sag, og klik Gem.

Vis en sags livscyklus

Livscyklusen viser sagens fremdrift, siden den blev oprettet. For eksempel viser sagens livcyklus:

• Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.
• Hvornår sagsbehandleren blev ændret.
• Hvornår sagen blev afsluttet.
• Hvornår sagen blev genåbnet.

1. Åbn den sag, som du vil se livscyklus for.
2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.

Rediger sagstilstand

Sagstilstanden viser for eksempel, om en sag er ny, afventende eller arkiveret.

1. Åbn den sag, som du vil redigere sagstilstanden for.
2. Klik i feltet Tilstand og vælg en ny tilstand fra listen. For eksempel Afventer.
3. Klik Gem.

Send et link til en sag i en mail

Du kan sende et link til en sag i en mail.

1. Åbn den sag, som du vil sende et link til.
2. I båndet, klik Del > I mail > Link. Der åbnes en ny mailbesked i Microsoft Outlook, som indeholder et automatisk genereret link til sagen i WorkZone Client.

Kopiér et sagslink til udklipsholderen.

Du kan kopiere et link til en sag i WorkZone Client. For eksempel, hvis det skal indsættes i et dokument.

1. Åbn detaljesiden for en sag, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste.
2. I båndet, klik Del > Kopier til udklipsholder.
3. Indsæt linket, hvor det skal deles.

Åbn en sag med Windows Stifinder

Du kan åbne en sag som en mappe i Windows Stifinder, og se dens indhold. Se Brugervejledning til WorkZone Explorer.

1. Åbn den sag, som du vil åbne med Windows Stifinder, eller vælg sagen fra en liste.
   
2. I hovedbåndet, klik Stifinder. I en sagsliste kan du også højreklikke den relevante sag og vælge Stifinder. Den valgte sag åbnes som en folder i Windows Explorer

Grundet sikkerhedsmodellen for Google Chrome og Microsoft Edge Chromium, åbnes Windows Stifinder ikke automatisk, når du klikker Stifinder. I stedet, skal du åbne Windows Stifinder manuelt og derefter trykke CTRL+V i adresselinjen for at åbne stifinderen for den aktive sag.
Linkadressen til den aktive sag kopieres automatisk til din udklipsholder, når du klikker Stifinder.

Hvis du bruger Microsoft Edge som browser, skal du være logget ind på WorkZone IdentityServer for at aktivere integration med Windows File Explorer. Du kan vælge Forbliv logget på, når du logger ind, så du forbliver logget ind. Du kan dog blive bedt om at logge ind igen, hvis opbevaringen af faste cookies udløber.

Hvis WorkZone Explorer er deaktiveret, vil knappen Stifinder ikke vises uafhængigt af hvilken webbrowser, der bruges. WorkZone Explorer kan aktiveres og deaktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Global > Feature Settings > Client > Explore.

Udskriv sagsdokumenter

Du kan generere en sagsudskrift i PDF-format og gemme den på en sag eller lokalt. PDF-filen indeholder de valgte dokumenter og eventuelt metadata.

1. Åbn sagsdetaljesiden.

2. Klik Udskriv i båndet og vælg Udskriv i dropdown-listen.

   - Eller -

   På enhver dokumentdetaljefane (for eksempel Dokumenter), vælg mindst et dokument og klik Udskriv på detaljebåndet.

   Tip: Læs mere om, hvordan man opretter en brugerdefineret dokumentfane i Gem en søgning som en brugerdefineret detaljefane.

3. I dialogen Udskriv sag, skal du vælge de dokumenter, som du vil have med i et PDF-dokument, fra listen i venstre side. Udvid Avanceret søgning for at finde bestemte dokumenter.
• Dokumenter, der ikke har en tilknyttet sag, vil ikke blive vist og kan ikke tilføjes i PDF-dokumentet.
4. Klik på for at flytte de valgte dokumenter til listen i højre side. Træk og slip dokumenter for at placere dem i den rækkefølge, som du vil have dem vist i PDF-filen.
• Kun dokumenter fra listen i højre side inkluderes i PDF-filen.

Klik på knappen Tilføj arkiveret for at flytte arkiverede hoveddokumenter med deres bilag (som ikke nødvendigvis er arkiverede) til listen i højre side.

5. Klik eventuelt på fanen Avanceret, og juster indstillinger for PDF-filen:
• Skabelon:Vælg en skabelon for et PDF-dokument. Forsiden indeholder metadata på sagen, parterne og dokumenterne.
  • En sag med parter og dokumenter: Indeholder metadata for sagen, dokumenter og parter og valgte dokumenter.
  • Aktindsigt, udskrift af sagens dokumenter: Indeholder metadata for sagen, dokumenter og parter og valgte dokumenter.
  • Rapport uden en forside: Indeholder kun valgte dokumenter.
• Titel: Indtast et navn på det nye PDF-dokument.

Angiv type, gruppe, sagsbehandler, brevdato, dokumenttilstand og klassificering på denne fane for PDF-filen.

6. Vælg afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold for at tilføje dokumentets indhold. Hvis afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold ryddes, vil rapporten kun bestå af en liste over dokumenter uden indhold.

7. Du kan markere afkrydsningsfeltet Medtag dokumentforside for at indsætte en forside på hvert dokument, så der kan skelnes mellem dem.
8. I gruppen Angiv printparametre for sagsdokumenter, angiv om kommentarer og noter skal inkluderes i Word-, Excel-, PowerPoint-, og PDF-dokumenter for rapporten og om rapporten skal vise, acceptere eller afvise eventuelle ændringer, der er foretaget i Word- eller Excel-dokumenter. Du kan også angive om eventuelle PDF-formularer i rapporten skal udlignes.
9. Klik Udskriv og gem for at oprette en PDF, der vil blive gemt på sagen, eller klik Udskriv for enten at åbne den direkte, eller gemme den på dit lokale drev.

Slet en sag

Når du sletter en sag for første gang, bliver den flyttet til papirkurven (blød sletning). Sagen vil ikke være synlig i almindelige lister, men den fjernes ikke fra databasen og den kan gendannes, hvis det bliver nødvendigt.

Du kan konfigurere WorkZone til automatisk at flytte en sag eller et dokument til papirkurven, når den definerede bevaringsperiode for sagen eller dokumentet udløber. Parametret for automatisk sletning indstilles for hver bevaringsperiode i WorkZone Configurator  > Retention > Retention Policies.

Foretag en blød sletning af en sag

Når du foretager en blød sletning af en sag, flyttes sagen til papirkurven. Sagen vil eksistere i WorkZone-databasen og du kan gendanne den igen.

1. Åbn detaljesiden for den sag du vil slette.
2. I hovedbåndet, vælg Til papirkurv. Fra sagslister, kan du også højreklikke en sag i listen og vælge Til papirkurv.
3. I dialogen Slet sag, vælg en årsag fra listen og tilføj en kommentar i feltet Beskrivelse.
4. Klik Slet. Sagen flyttes til papirkurven.

Slettede sager har overstregede titler på sagsdetaljesiderne.

Slet en sag permanent

Du kan slette sager permanent fra:

• Listen Papirkurv - Sager;
• Detaljeside for den slettede sag.

1. Åbn detaljesiden for den slettede sag eller vælg den på en liste. Husk, at du kan vælge flere elementer i en liste.
2. I hovedbåndet, klik Slet og derefter Ja. Hvis du bruger listen Papirkurv - sager, kan du også højreklikke en sag i listen og vælge Slet.

De valgte sager slettes permanent fra WorkZone.

Automatisk hård sletning af sager

Når et element slettes hårdt, slettes det permanent. En systemadministrator kan konfigurere WorkZone til automatisk at foretage en hård sletning af en sag eller et dokument efter en angivet purge-periode.

Purge-perioden defineres som et angivet antal dage efter en sag eller et dokument er blevet slettet blødt. Purge-perioden angives for hver enkelte bevaringspolitik i feltet Purge period. Feltet findes i indstillingerne for den pågældende bevaringspolitik i WorkZone Configurator > Retention > Retention policies.

• Sager og dokumenter vil ikke automatisk blive slettet hårdt, hvis feltet Purge period er tomt eller ikke indeholder en værdi.

Sager og dokumenter, der står til at blive slettet hårds, vil vise en dato i feltet Purge dato i listerne for de papirkurve, som de er flyttet til: Hvis det er en sag, kan du finde datoen i navigationsruden i sagslisten Papirkurv - Sager og for dokumenter, kan du finde den i dokumentlisten Papirkurv. Du kan bruge feltet Purge dato til at søge efter, filtrere og sortere sager eller dokumenter i deres respektive papirkurve.

Sådan beregnes Purge-datoen

Værdien i feltet Purge dato beregnes ved at føje værdien i feltet Purge period til den dato, der er angivet i Retention date i en bevaringspolitik for en sag eller et dokument.

For sager, hvor der ikke er angivet en dato i feltet Retention date (for eksempel sager af typen SJ-TEMP eller åbne sager, der er blevet slettet manuelt), vil purge-datoen blive beregnet ved at sammenlægge værdien i feltet Relative retention period og værdien i feltet Purge period med datoen for, hvornår sagens seneste ændringsdato. Dette er oftest den dato, som sagen blev slettet.

• Datoen i feltet Purge dato vil altid mindst være lig med sidste ændringsdato for en sag eller et dokument (oftest sletningsdatoen) føjet til værdien angivet i feltet Purge period.
• Hvis feltet Purge dato er tomt, vil sagen eller dokumentet ikke automatisk blive slettet hårdt.

Se slettede sager.

Du kan se slettede sager i listen Papirkurv - Sager under Sager i navigationsruden.

Gendan en slettet sag

1. Åbn en sag, du vil gendanne på sagens detaljeside.
   - Eller -
   Vælg en eller flere af de slettede sager i listen Papirkurv - Sager.
2. I båndet, klik Gendan. Fra listen Papirkurv - Sager, kan du også højreklikke en sag i listen og vælge Gendan.