Administrer kontakter

I følgende beskrives de grundlæggende opgaver, der er tilknyttet kontakter. Se også Om kontakter.

Opret en ny adressat

Hvis du opretter en virksomhed med  CVR eller en person med CPR, se Opret en kontakt via CPR (personer) eller CVR (virksomheder) nedenfor.

1. I hovedbåndet, klik Kontakt og vælg i menuen den kontakttype, du vil oprette.
2. En ny detaljeside for kontakten vises på en ny fane.
3. I kontaktens detaljeside > feltet id, hvis id'et ikke er genereret automatisk, skal du indtaste kontaktens unikke nummer.
   
4. I den nye detaljeside for kontakten, definer evt. andre relevante kontaktoplysninger i felterne på fanebladet.
   Læs om felterne i Felter på kontaktdetaljesiden.
5. I hovedbåndet, klik Gem.

 

Opret en kontakt via CPR (personer) eller CVR (virksomheder)

Opret en kontakt via CPR-nummer

Alle bosiddende i Danmark har et personligt CPR-nummer. Du kan bruge CPR-numre til at hente kontaktoplysninger fra det centrale personregister til WorkZone og dermed hurtigt oprette en ny kontakt og opdatere de eksisterende kontakter. CPR-numre har altid formatet: ddmmåå-xxxx.

1. I båndet, klik Kontakt > Personer (med CPR).
2. Klik på ikonet Importér kontakt i feltet ID.
3. i dialogboksen skal du indtaste et CPR-nummer i feltet ID, og derefter klikke på Søg. Søgeresultater omfatter ejeren af ID'et og personens familiemedlemmer.

Tip: Feltets farve indikerer følgende:

• Blå: CPR-nummeret eksisterer allerede som en kontakt.
• Hvis feltet er sort, skyldes det, at et familiemedlem til personen med CPR-nummeret allerede eksisterer som en kontakt.
• Hvis feltet er gråt, skyldes det, at CPR-nummeret ikke eksisterer som en kontakt.
4. Vælg personer, du vil tilføje som kontakter, og klik på Importér valgte. Når du har klikket på knappen, oprettes de nye kontakter og gemmes i WorkZone. Metadatafelter såsom navn og adresse udfyldes automatisk. Hvis du vælger eksisterende kontakter, opdateres deres oplysninger via det centrale personregister.

Opret en kontakt efter CVR-nummer eller P-nummer

Alle virksomheder i Danmark skal have et CVR-nummer (Det centrale virksomhedsregister). Du kan bruge CVR-numre til at hente kontaktoplysninger om virksomheder fra det centrale virksomhedsregister til WorkZone og dermed hurtigt oprette nye kontakter eller opdatere de eksisterende kontakter. Et CVR-nummer er nummer på otte cifre med følgende format: xxxxxxxx. En virksomhed kan have flere adresser, såsom et hovedkvarter og flere produktionsadresser. Hver adresse skal have et unikt P-enhedsnummer (P-nummer). Et P-nummer er et nummer på 10 cifre med følgende format: xxxxxxxxxx. P-enheder kan have det samme CVR-nummer.

Tip: Du kan søge efter en virksomhed med CVR-nummer, P-nummer og/eller navn på virksomheden. søgninger efter P-nummer er hurtigere end søgninger efter  CVR-nummer. Søgninger efter navn på virksomheden er den langsommeste, da dette er den bredeste søgning.

1. I båndet, klik Kontakt > Virksomheder (med CVR).
2. I kontaktens detaljefane, > feltet ID, klik på ikonet Import kontakt for at åbne formularen Importér virksomhed.
3. I formularen Importér virksomhed > feltet ID, indtast et gyldigt CVR- eller P-nummer for at søge med CVR- eller P-nummer.
4. (Valgfri) I formularen Importér virksomhed > feltet Navn, indtast et navn på en virksomhed. Du behøver ikke at søge på virksomhedsnavn, hvis du har CVR- og/eller P-nummeret.
5. Markér afkrydsningsfeltet Importér kun CVR virksomheder for at ekskludere P-numre fra søgeresultaterne, så kun CVR-numre vises. Hvis du har indtastet et gyldigt P-nummer i feltet ID ovenfor, vises P-nummeret selvom afkrydsningsfeltet er blevet markeret.
6. Klik Søg for at indlæse virksomhedsdata fra CVR-registret. Søgeresultater omfatter virksomheden, der er søgt på, og dens enheder.

Tip: Feltets farve indikerer følgende:

• Mørkeblå: CVR-nummeret eksisterer allerede som en kontakt.
• Mørkegrå: CVR-nummeret eksisterer ikke som en kontakt.
• Lyseblå: P-nummeret eksisterer allerede som en kontakt.
• Lysegrå: P-nummeret eksisterer ikke som en kontakt.
7. Vælg de virksomheder og enheder, du vil tilføje som kontakter, og klik på Importér valgte. Når du har klikket på knappen, oprettes de nye kontakter og gemmes i WorkZone. Metadatafelter såsom navn og adresse udfyldes automatisk. Hvis du vælger eksisterende kontakter, opdateres deres oplysninger via det centrale personregister.

Rediger en kontakt

Du kan ændre oplysninger på en eksisterende kontakt. For eksempel kan du tilføje og fjerne adresser eller redigere sagshenvisninger.

Du kan redigere kontakter fra detaljesiden eller fra en kontaktliste.

Fra kontaktens detaljeside

1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil redigere.
2. Klik i det metadatafelt, du vil redigere.

-Eller-

Åbn en relevant detaljefane (for eksempel Sagsreferencer), og foretag dine ændringer.

3. I hovedbåndet, klik Gem.

Fra en kontaktliste

1. I fanen Hjem, i navigationsruden, vælg en kontaktliste.
2. I området med lister, vælg den kontakt, du vil redigere. Du kan vælge og redigere flere kontakter på en gang.
3. Højreklik kontakten i listen og vælg Rediger og de oplysninger, du vil redigere.
4. Definer de nye værdier i dialogen og klik Rediger.

Rediger kontakttilstand

1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvor du vil ændre tilstanden.
2. Vælg en tilstand fra listen i feltet Tilstand.
3. Klik Gem for at gemme kontakten. Kontaktens livscyklus er opdateret med den nye tilstand.

Vis en kontakts livscyklus

Livscyklus viser en kontakts forløb siden dens oprettelse; det vil sige:

• Hvornår feltet Tilstand er blevet ændret.
• Til hvilken tilstand feltet Tilstand er blevet ændret.
• Hvem har udført ændringen (kolonnen Udført af).
• Hvornår kontakten blev oprettet, lukket eller genåbnet (kolonnen Handling).

Følg disse trin for at se en kontakts livscyklus:

1. Åbn detaljesiden for den kontakt, hvis livscyklus du vil se.
2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.
   

Tip: Du kan tilføje flere kolonner for at se flere oplysninger.

Luk en adressat

Normalt lukker man en kontakt, hvis kontakten er en organisation, der ikke eksisterer længere.

En lukket kontakt bevares som part de steder, den er tilføjet som part.

1. Åbn detaljesiden for den kontakt du vil lukke.
2. Indsæt en dato i feltet Kontakt slutdato.
3. Klik Gem. Kontakten lukkes fra og med denne dato.

Kopiér en kontakt til udklipsholderen

Du kan kopiere et link til en kontakt i WorkZone og, for eksempel, indsætte det i et dokument.

1. Åbn detaljesiden for en kontakt, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste.
2. I hovedbåndet, klik Del > Kopiér til udklipsholder. Hvis du bruger en kontaktliste, kan du også højreklikke kontakten i listen og vælge Del > Kopiér til udklipsholder
3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument.

Slet en kontakt

Forudsætninger:  

• Kontakten må ikke have referencer til sager, dokumenter eller andre kontakter.
• Du kan ikke slette kontakter med typerne Medarbejder og Enhed.

For at slette en kontakt, skal du fortsætte med de følgende trin:

1. Åbn detaljesiden for den kontakt du vil slette.
2. I båndet, klik Slet og derefter Ja i dialogen Bekræft.

Vigtigt: Kontakter slettes permanent med det samme og kan ikke gendannes.