Administrer sager


Opret en ny sag

  1. I båndet, klik Sag for at åbne en ny sagsdetaljeside.
  2. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
  3. I båndet, klik Gem for at oprette sagen. Detaljesiden for den nye sag forbliver åben i browseren.


Opret en ny sag ud fra en skabelon

Du kan oprette sagsskabeloner med forskellige sagstyper og egenskaber.

For at kunne oprette sager ud fra en skabelon skal en eller flere sagsskabeloner være defineret på serveren. .

  1. I båndet, klik Sag.
    • Hvis det kun er standardskabelonen, der findes på serveren, åbner en ny sagsdetaljeside, der er baseret på en standardskabelon.
    • Hvis mere end en sagskabelon er oprettet på serveren, vises en liste med tilgængelige sagsskabeloner. Vælg en sagsskabelon fra listen. En ny sagsdetaljeside vil åbne på baggrund af den valgte skabelon.
  2. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
  3. I båndet, klik Gem for at oprette sagen på baggrund af den sagsskabelon. Detaljesiden for den nye sag forbliver åben i browseren.


Opret en ny undersag

Du kan oprette en ny sag og automatisk tilføje den som en undersag på en anden eksisterende sag (oversagen) eller du kan gøre en eksisterende sag til en undersag eller andre eksisterende sager.

Opret en ny undersag.

  1. Åbn detaljesiden for den sag, som du vil oprette en ny undersag for.
  2. Fra detaljefanerne på oversagens detaljeside, vælg fanen Undersager1.
  3. På detaljefanen Sager:
    • Klik Sager og vælg derefter en sagsskabelon for at oprette en ny undersag på baggrund af en skabelon
      - eller -
    • Klik Sager for at oprette en ny undersag, der ikke er baseret på en sagsskabelon.
      I begge situationer åbnes en ny detaljeside.
  4. I den nye sagsdetaljeside, udfyld de påkrævede felter.
  5. I båndet, klik Gem for at oprette sagen som en undersag på sagen i sagsdetaljesiden. Detaljesiden for den nye undersag vil forblive åben i browseren.

1Hvis detaljefanen Sager eller ikke vises i detaljebåndet, kan du vise dem, se Administrer faner.

Tilføj en eksisterende sag som en undersag

Se Tilføj eller fjern over- eller undersager.

Klik Opdater for at opdatere fanens indhold.


Rediger en sag

Du kan redigere oplysninger på en sag, indtil sagen afsluttes. Hvis du har behov for at redigere en afsluttet sag, skal du genåbne sagen.

  1. Åbn den sag, du vil redigere.
  2. Klik i feltet, du vil redigere.
  3. Foretag dine ændringer. Se også Om felter på sagsdetaljesiden.
  4. Klik Gem.

    5. Du kan også redigere nogle felter, når sagen vises i en liste. Se Rediger et element fra en liste.


Afslut en sag

  1. Åbn den sag, du vil afslutte.
  2. I båndet, klik Luk.

    3. Important:

    • Du kan ikke føje nye dokumenter eller parter til en afsluttet sag.
    • På en afsluttet sag kan du kun redigere Påmindelser, Sagsbehandler, Ansvarlig enhed, Læseadgang og Bevaringskode. Genåbn denne sag for at redigere andre felter.
    • Når du lukker en sag, vil bevaringsdatoen blive udregnet. Bevaringsdato udregnes på baggrund af den bevaringspolitik, der er tildelt sagen ved at føje værdien i Relativ bevaringsperiode i den tildelte bevaringspolitik til den dato som sagen blev afsluttet.


Genåbn en afsluttet sag

  1. Åbn den sag, du vil genåbne.
  2. I båndet, klik Genåbn for at genåbne sagen og rydde feltet Afsluttet data.


Kopiér en eksisterende sag

Du kan kopiere en eksisterende sag og genbruge dens indhold til en ny sag. Fra den oprindelige sag, kan du kan kopiere valgte henvisninger, såsom sagsparter, sagshenvisninger, sagsoplysninger, dato og sagslister fra brugerdefinerede sagstyper. Du kan ikke vælge hvilke specifikke henvisninger, du vil kopiere. Hvis du vælger at kopiere sagshenvisninger, kopieres alle sagshenvisninger.

  1. Åbn den sag, du vil kopiere.
  2. I båndet, klik Kopiér for at åbne formularen Kopiér sag.
  3. Vælg de henvisninger, som du vil kopiere fra den oprindelige sag, og udskift eventuelt sagsgruppen eller undersagsgruppen.
  4. Klik Kopiér for at oprette en ny sag, der består af indhold fra den oprindelige sag. Den nye sag åbner i en ny fane. Du kan finde en henvisning til den oprindelige sag på detaljesiden Sagshenvisning. Værdien i feltet Rolle er Original.

    5. Important:  

    • Hvis en kontakt fra en oprindelig sag ikke længere findes i databasen, kopieres denne kontakt ikke til den nye sag.
    • Hvis du kopierer en sag, der indeholder datoer tilbage i tiden, for eksempel en slut dato, der er passeret, vil disse datoer ikke blive kopieret til datofelterne på den nye sag.

    • Hvis du kopierer en afsluttet sag, vil felterne Afsluttet dato og Planlagt afslutningsdato på den nye sag være tomme.

  5. Foretag eventuelt ændringer på den nye sag, og klik Gem.

 

Se en sags livscyklus

Livscyklusen viser sagens fremdrift, siden den blev oprettet. Dette betyder, at du kan se:

  • Hvornår feltet Tilstand er blevet opdateret.
  • Hvornår sagsbehandleren blev ændret.
  • Hvornår sagen blev afsluttet.
  • Hvornår sagen blev genåbnet.
  1. Åbn den sag, som du vil se livscyklus for.
  2. Fra detaljesiden, åbn fanen Livscyklus.


Rediger sagstilstand

Sagstilstanden viser for eksempel, om en sag er ny, afventende eller arkiveret.

  1. Åbn den sag, som du vil redigere sagstilstanden for.
  2. Klik i feltet Tilstand, og vælg en tilstand fra listen, for eksempel Afventende.
  3. Klik Gem.


Send et link til en sag i en mail

Du kan sende et link til en sag i en mail.

Prerequisites:  

  • Du skal have installeret WorkZone for Office.
  • Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se sagen.
  1. Åbn den sag, du vil generere et link til i din mail.
  2. I båndet, klik Del > I Mail > Link for at åbne en ny mail i Microsoft Outlook, der automatisk indeholder et link til sagen i WorkZone Client.
  3. I mailen, tilføj en modtager og klik Send.

 

Kopiér en sag til udklipsholderen

Du kan kopiere linket til en sag i WorkZone Client og, for eksempel, indsætte det i et dokument.

  1. Åbn detaljesiden for en sag, du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg den fra en liste.
  2. I båndet, klik Del > Kopier til udklipsholder.
  3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument.


Åbn en sag med Windows Stifinder

Du kan åbne en sag som en mappe i Windows Stifinder, og se dens indhold. Se WorkZone Explorer Brugervejledning.

WorkZone Explorer skal være konfigureret og aktiveret.

  1. Åbn den sag, som du vil åbne med Windows Stifinder, eller vælg sagen fra en liste.
  2. I båndet, klik Stifinder for at åbne den valgte sag som en mappe i Windows Stifinder. Hvis du bruger en sagsliste, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Stifinder.

Grundet sikkerhedsmodellen for Google Chrome og Microsoft Edge Chromium, åbnes Windows Stifinder ikke automatisk, når du klikker knappen Stifinder. I stedet, skal du åbne Windows Stifinder manuelt og derefter trykke CTRL+V i adresselinjen for at åbne stifinderen for den aktive sag.
Linkadressen til den aktive sag kopieres automatisk til din udklipsholder, når du klikker knappen Stifinder.

Hvis du bruger Microsoft Edge som browser, skal du være logget ind på WorkZone IdentityServer for at aktivere integration med Windows File Explorer. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Forbliv logget på, når du logger ind, behøver du ikke logge in igen. Den vedvarende bevaring af cookies kan dog udløbe, hvorefter det bliver nødvendigt at logge ind manuelt igen.

Hvis WorkZone Explorer er deaktiveret, vil knappen Stifinder ikke vises uafhængigt af hvilken webbrowser, der bruges. WorkZone Explorer kan aktiveres og deaktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Global > Feature Settings > Client > Explore.

 

Udskriv sagsdokumenter

Du kan udskrive sagsdokumenterne til en PDF-fil og gemme den på en sag og på din lokale disk. PDF-filen vil indeholde de valgte dokumenter og eventuelt metadata.

For at oprette en PDF-fil skal WorkZone PDF Engine installeres.

Hvis du har behov for at udskrive bilag uden deres hoveddokumenter, kan du gøre dette på detaljefanen Alle hoveddokumenter og bilag eller på den brugerdefinerede fane, der er konfigureret til kun at vise bilag.

  1. Åbn sagsdetaljesiden.

  2. For at udskrive sagsdokumenter, klik Udskriv i båndet og derefter vælg Udskriv i listen,

    - Eller -

    På enhver dokumentdetaljefane (for eksempel Dokumenter), vælg mindst et dokument og klik Udskriv på detaljebåndet.

    For at oprette en brugerdefineret dokumentfane, skal du følge instruktionerne i afsnittet Gem en søgning som en brugerdefineret detaljefane.

  3. I dialogboksen Udskriv sag, skal du vælge de dokumenter, som du vil have med i en PDF-fil fra listen i venstre side. Udvid Avanceret søgning for at finde bestemte dokumenter. Bemærk, at dokumenter uden en tilknyttet sag ikke kan inkluderes i en PDF-fil, og de vises ikke.
  4. Klik på for at flytte de valgte dokumenter til listen i højre side. Kun dokumenter fra listen i højre side inkluderes i PDF-filen. Træk og slip dokumenter for at placere dem i den rækkefølge, som du vil have dem vist i, i PDF-filen.

    5. Klik på knappen Tilføj arkiveret for at flytte arkiverede hoveddokumenter med deres bilag (som ikke nødvendigvis er arkiverede) til listen i højre side.

  5. Klik eventuelt på fanen Avanceret, og juster indstillinger for PDF-filen:
    • Skabelon - Vælg en skabelon til en PDF-fil. Forsiden indeholder metadata på sagen, parterne og dokumenterne.
      • En sag med parter og dokumenter - indeholder metadata over sagen, dokumenter og parter og valgte dokumenter.
      • Aktindsigt, udskrift af sagens dokumenter - Indeholder metadata for sagen, dokumenter og parter og udvalgte dokumenter.
      • Rapport uden en forside - Indeholder kun valgte dokumenter.
    • Titel - Angiv et navn på den nye PDF-fil.

      • Angiv type, gruppe, sagsbehandler, brevdato, dokumenttilstand og klassificering på denne fane for PDF-filen.

  6. Markér afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold for at føje dokumentets indhold til rapporten. Hvis afkrydsningsfeltet Medtag dokumentindhold ryddes, vil rapporten kun bestå af en liste over dokumenter uden indhold.

  7. Du kan markere afkrydsningsfeltet Medtag dokumentforside for at indsætte en forside på hvert dokument, så der kan skelnes mellem dem.
  8. I gruppen Konfigurer udskrivningsparametre for sagsdokumenter angiv om kommentarer og noter skal inkluderes i Word-, Excel-, PowerPoint-, og PDF-dokumenter for rapporten samt vise, acceptere eller afvise eventuelle ændringer, der er foretaget i Word- eller Excel-dokumenter. Du kan også angive om eventuelle PDF-formularer i rapporten skal udlignes.
  9. Klik Udskriv og gem for at oprette en PDF, der kan vil gemmes på sagen, eller klik Udskriv for enten at åbne den direkte, eller gem den på dit lokale drev.


Slet en sag

Første gang man sletter en sag, flyttes den til papirkurven (blød sletning).Sagen vil ikke være synlig i almindelige lister, men den fjernes ikke fra databasen og den kan gendannes, hvis det bliver nødvendigt.

WorkZone can be configured to automatically soft delete a case or document when the defined retention period for the case or document expires. Parametret for automatisk sletning indstilles for hver bevaringsperiode i WorkZone Configurator  > Retention > Retention Policies.

Important:

  • Du kan ikke slette en skrivebordssag.
  • Du kan ikke slette en sag, der har dokumenter. Du skal først slette sagens dokumenter og derefter slette sagen; slet sagens dokumenter permanent for at slette sagen permanent.

  • For nogle sager, kræves der en bestemt opdateringskode, hvis de skal slettes. Kontakt din administrator, hvis du har yderligere spørgsmål.

Foretag en blød sletning af en sag

For at foretage en blød sletning af en sag, skal du have adgangsrettigeden SOFTDELETE.

Når du foretager en blød sletning af en sag, flyttes sagen til papirkurven. Samtidigt fortsætter sagen med at eksistere i WorkZone-databasen. Dette giver dig muligheden for at gendanne sagen, hvis det bliver nødvendigt.

For at slette en sag, skal du gøre følgende:

  1. Åbn detaljesiden for den sag du vil slette.
  2. I hovedbåndet, klik Til papirkurv. Hvis du bruger en sagsliste, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Til papirkurv.
  3. Vælg en årsag fra listen og tilføj en kommentar i feltet Beskrivelse i dialogboksen Slet dokument .
  4. Klik Slet. Sagen flyttes til papirkurven.

På detaljesiderne har slettede sager overstregede titler.

Slet en sag permanent

For at slette en sag permanent (hård sletning), skal du have adgangsrettigheden SOFTDELETE og den adgangsrettighed, der er tilknyttet sagens bevaringspolitik.

Du kan slette sager permanent fra:

  • Listen Papirkurv - Sager;
  • Detaljeside for den slettede sag
  1. Åbn detaljesiden for den slettede sag eller vælg den på en liste. Husk at du kan vælge flere elementer i en liste.
  2. I hovedbåndet, klik Slet og derefter, Ja. Hvis du bruger listen Papirkurv - sager, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Slet.

Sagerne slettes permanent fra WorkZone.

Automatisk hård sletning af sager

WorkZone can be configured by a system administrator to automatically hard delete a case or document after a predefined purge period. The purge period is defined as number of days after the case or document has been initially soft deleted. Hard deleted items are deleted permanently.

The purge period can be defined for each individual retention policy in the Purge period field for the retention policy and is found in the settings for the retention policy in WorkZone Configurator > Retention > Retention policies.

Cases and documents will not be automatically hard deleted if the Purge period field has not been defined (that is, if the field is empty and contains no values) .

Cases and documents that are to be hard deleted will contain a date in the Purge date field in the respective recycle bin lists - Recycle bin - Cases for cases and Recycle bin for documents on the Home page as well as the Recycle bin tab in the Case details page. You can use the Purge date field to search for, filter, and sort cases or documents in the respective recycle bins.

How the Purge date field is determined

The value in the Purge Date field is determined by adding the value of the Purge period field for the assigned retention policy to the Retention date of the case or document.

For cases with no value in the Retention date field (for example SJ-TEMP cases or open cases that have been manually deleted), the Purge date is determined by adding the value of the Relative retention period field and the value of the Purge period field to the date the case was last updated – usually the date of deletion.

The Purge date will always be at least equal to the date the case or document was last updated (usually the date of deletion) plus the value of the Purge period field.

If the Purge date field is empty, the case or document will not be automatically hard deleted.

 


Se slettede sager.

Du kan se slettede sager i listen Papirkurv - Sager under Sager i navigationsruden.


Gendan en slettet sag

For at gendanne en sag, der er blevet flyttet til papirkurven (blød sletning), skal du have adgangsrettigheden SOFTDELETE.

  1. Åbn en sag, du vil gendanne i sagens detaljeside
    - Eller -
    Vælg de slettede sager i listen Papirkurv - Sager.
  2. I båndet, klik Gendan. Hvis du bruger listen Papirkurv - sager, kan du også højreklikke sagen i listen og vælge Gendan.