Nyheder i WorkZone Client

Sager

Der er ikke længere en tegngrænse i feltet Sagstekst

Tegngrænsen på 4000 tegn er blevet fjernet fra feltet Sagstekst, hvilket giver sagsbehandlere mulighed for at skrive længere beskrivelser for en sag.

Kontakter

Opdater CVR-kontakter med modulet CVR Update

WorkZone har nu en ny opdateringsfunktion, som bruger CVR Datafordeler til automatisk at opdatere alle kontakter, der er af typen Virksomheder (med  CVR) eller Produktionsenheder i WorkZone med alle eventuelle ændringer fra Det Centrale Virksomhedsregister. Følgende grundlæggende oplysninger opdateres: Virksomhedsnavn, adresse og branchekode.

Når CVR Update er aktiveret, foretager modulet opdateringer én gang i timen, hvilket sikrer at alle grundlæggende kontaktoplysninger for virksomhedskontakter af typerne Virksomheder (med CVR) eller Produktionsenheder løbende opdateres til at afspejle data i Det Centrale Virksomhedsregister.

CVR Update er en del af funktionssættet CVR Online og skal aktiveres separat i WorkZone Configurator > Gobal > Feature Settings > Content Server > CVR > CVR Update. CVR Update anvender cloud-tjenesten KMD Logic til at administrere forbindelse til CVR Datafordeleren og forbindelsen til både KMD Logic-platformen og Datafordeler skal også indstilles korrekt. På nuværende tidspunkt kan du gratis tilgå både KMD Logic-platformen og CVR Datafordeler.

Hvis funktionen CVR Online er aktiveret og funtionen CVR Update ikke er aktiveret, vil brugere stadig kunne importere grundlæggende CVR-data fra Det Centrale Virksomhedsregister, når der oprettes en kontakt, men efterfølgende ændringer på kontakten i centralregistret vil ikke blive automatisk importeret til WorkZone.

Dokumenter

Avanceret PDF-visningsprogram fuld version

Funktionen Avanceret PDF er ikke længere en eksperimentel funktion og ændringer, der gemmes i PDF-dokumenter, vil ikke længere indeholde et PDFTron-vandmærke.

Systemadministratorer kan aktivere individuelle funktioner for Avanceret PDF i WorkZone Configurator > Global > Feature settings > Annotations. Det er stadig nødvendigt at købe separate licenser til Avanceret PDF for lovligt brug af funktionssættet.

Sager

Skift sagsgruppe og undersagsgruppe på flere sager

Brugere kan skifte sagsgruppe og undersagsgruppe på flere sager i en liste, for eksempel efter at have opdateret journalplanen for sagens taksonomi, hvor sagsgruppen for eksisterende sager skal ændres. Tidligere var det nødvendigt at opdatere hver sag individuelt, men du kan nu søge efter sager og masseopdatere deres sagsgrupper fra fanen med søgeresultater.

Vælg sagerne i listen, klik Rediger > Sagsgrupper og vælg derefter den nye sagsgrupper og/eller undersagsgruppe, som skal gælde for alle de valgte sager.

Kontakter

Henvisninger til slettede sags- eller dokumentdetaljefaner

Du kan nu finde to nye skrivebeskyttede detaljefaner på kontaktdetaljesider: Henvisninger til slettede dokumenter og Henvisninger til slettede sager.

Hver detaljefane viser alle aktive henvisninger, som den pågældende kontakt har til henholdsvis dokumenter og sager, der er blevet flyttet til papirkurven. Du kan bruge de nye faner i kombination med detaljefanerne Sagshenvisninger og Dokumenter på kontaktdetaljesiden til at danne et overblik over henvisninger før du sletter kontakten.

De nye detaljefaner vises ikke som standard og skal enten føjes til detaljesiden manuelt eller som del af en WorkZone-konfiguration.

CPR Batch og værger uden CPR-nummer

Når CPR-oplysninger for en kontakt importeres fra CPR Online eller når de opdateres med CPR Batch, vil værger, der ikke har et dansk CPR-nummer (for eksempel et advokatfirma, der agerer som midlertidig værge), nu automatisk blive importeret til WorkZone som en kontakt af typen Person (uden CPR-nummer). Der oprettes også automatisk en henvisning med rollen Værge mellem kontakten og værgen.

Hvis der anvendes CPR Batch

Hvis en kontakt tildeles en ny værge uden CPR-nummer, vil den næste opdatering med CPR Batch oprettes den nye værge i WorkZone med en ny henvisning med rollen Værge. Den tidligere værgekontakt vil ikke blive slettet fra WorkZone, men henvisningen mellem den tidligere værge og kontakten vil blive fjernet.

Abonneringer på CPR Batch

Der abonneres nu først på  CPR Batch-opdateringer, når en kontakt importeres til WorkZone. I tidligere versioner blev der automatisk abonneret på CPR Batch-opdatering for en kontakt, når en bruger foretog en søgning efter kontakten.

Kontaktdata opdateres kun, hvis en kontakt er blevet importeret til WorkZone-databasen og også abonnerer på importer fra CPR Batch.

Opdatering af CPR-nummer

Hvis en kontakts CPR-nummer opdateres, for eksempel, hvis kontakten har registreret et kønsskifte, vil kontaktens CPR-nummer blive opdateret i WorkZone, hvis der abonneres på CPR Batch og, hvis det er korrekt indstillet. Hvis et abonnement på CPR Batch ikke er aktivt, kan kontaktens CPR-nummer opdateres manuelt gennem CPR Online.

Når en kontakts CPR-nummer opdateres, både automatisk og manuelt, vil kontaktens tidligere CPR-nummer blive gemt i feltet Tidligere navnekode, så brugere stadig kan finde kontakten med en søgning på det gamle CPR-nummer. Feltet Tidligere navnekode vises ikke som standard og skal tilføjes manuelt på kontaktsøgesider, -detaljesider og -lister.

Feltet Tidligere navnekode er skrivebeskyttet og kan ikke opdateres af en bruger.

Søgninger

Ændring i adfærd for fritekstsøgning

Søgeadfærden ved fritekstsøgning er blevet ændret.

Hvis der indtastes tre eller færre søgeord i fritekstsøgefeltet, vil hele søgeudtrykket blive fortolket som om det indeholder søgeoperatoren AND mellem hvert søgeord. Søgeoperatorerne (AND), der tilføjes automatisk, vises ikke i fritekstsøgefeltet. Da en fritekstsøgning søger i al indekseret tekst, er der mere effektive måder at søge i felterne Navn 1 og Navn 2.
Hvis du, for eksempel, indtaster Anne Fingerton i fritekstsøgefeltet, vil kontakterne med navnene Anne Marie Fingerton Smythe og Anne Marie Fingerton Smith blive vist i fanen med søgeresultater, når søgningen udføres.

Undtagelser

Hvis der manuelt anvendes søgeoperatorer (AND, OR, NOT, etc.) i kombination med søgeordene i fritekstsøgefeltet (for eksempel "Frank OR Lloyd OR Wright"), vil fritekstsøgeudtrykket ikke blive fortolket som om det indeholdt søgeoperatoren AND mellem hvert søgeord, og søgeudtrykket vil blive fortolket som det indtastes i feltet.

Hvis der angives fire eller flere søgeord i fritekstsøgefeltet, vil alle søgeord blive kombineret til et samlet søgeudtryk - for eksempel vil de indtastede ord Anne Marie Fingerton Smythe i fritekstsøgefeltet resultere i en søgning på "Anne Marie Fingerton Smythe". Når søgningen er gennemført, vil kontakten med navnet Anne Marie Fingerton Smythe blive vist i fanen med søgeresultater, men kontakten med navnet Anne Marie Fingerton Smith vil ikke blive vist.

Dokumenter

Kopiér dookumenter til andre sager og registrér dem som arkiveret

Dokumenter kan kopieres til andre sager og registreres som arkiveret, når de kopieres. Dette gør, at arkiverede dokumenter kan kopieres til andre sager og stadig beholde deres tilstand som arkiveret på deres nye sag.

Kopierede arkiverede dokumenter oprettes som standard som kladder i den sag, de kopieres til, men du kan vælge at registrere dokumentet som arkiveret på den nye sag, når du kopierer den.

Annoter, bortrediger og rediger PDF-dokumenter

Du kan annotere, bortredigere i og redigere PDF-dokumenter med den nye Avancerede PDF-funktionalitet. Advanced PDF erstatter det avancerede PDF-visningsprogram, der blev introduceret i WorkZone 2020.3.

Det er nødvendigt at have de respektive licenser for henholdsvis at annotere/bortredigere og redigere PDF-dokumenter. Der er dog som standard installeret en gratis udgave af Advanced PDF. Gratisudgaven af Advanced PDF kan kun bruges til at læse PDF-dokumenter og WorkZone's standard PDF-visningsprogram er stadig installeret og tilgængelig for alle brugere.

Der findes tre licensniveauer til Advanced PDF. Det første niveau er en del af standardløsningen og er gratis at bruge. Det andet niveau inkluderer annotation og bortredigering, og det tredje niveau inkluderer annotation, bortredigering og avanceret PDF-redigering. PDF-visningsprogrammet er stadig tilgængelig som standard og aktiveret til anvendelse.

Ruderne Avanceret PDF og PDF Version kan begge åbne fra visningsruden. Ruderne indeholder og viser som standard ruden PDF Version, men visningsruden skal indstilles til også at vise ruden Avanceret PDF.

Med Advanced PDF, kan WorkZone-brugere gøre følgende i et PDF-dokument:

• Tilføj avancerede annotationer såsom fremhævning, noter, tekstforklaring, kommentarer, ændring af tekstformat såsom overstregning, understregning eller tekstmarkering, tilføjelse af tekstbokse og frihåndstegning.
• Søg efter termer og markér dem til bortredigering.
• Læs tekst, der er markeret til bortredigering før teksten bortredigeres og send det markerede dokument til gennemlæsning før der bortredigeres.
• Roter, flyt eller slet sider.
• Eksportér eksisterende sider.
• Tilføj, fjern eller rediger midlertidige bogmærker.
• Tilføj et vandmærke på dokumentet.

Diverse

Opdateret adfærd for fastgjorte faner

Fastgjorte faner skjules og grupperes nu venstre side af rækken, hvilket gør plads til fanerne for detaljesider. Du kan omarrangere fastgjorte faner og faner, der ikke er fastgjort ved at trække dem til en ny placering inden i fanegrupperingen (både fastgjort og ikke-fastgjorte). Du kan ikke blande fastgjorte og ikke-fastgjorte faner i fanerækken. Der vises et værktøjstip, når du holder musemarkøren over en fastgjort fane.

Fastgjort faner og deres rækkefølge gendannes, hver gang WorkZone Client startes og kan bruges som genveje til en samling af favoritsider eller vigtige sider, så der kan arbejdes med dem lige når WorkZone Client åbnes.

For at fastgøre, frigøre og lukke en fane, kan du højreklikke fanen og vælge den ønskede handling i menuen. Hvis du lukker en fastgjort fane, frigøres den også.

Sager

Opdaterede felter er nu tilgængelige for søgninger på sager

Du kan nu se tre nye felter for generelle og typespecifikke sagssøgninger:

• Opdateret af: Den WorkZone-bruger som sidst opdaterede sagens metadatafelter.
• Opdateret dato fra: Startdato, som bruges til søgning efter opdateringer af sager indenfor et bestemt tidspunkt.
• Opdateret dato fra: Slutdato, som bruges til søgning efter opdateringer af sager indenfor et bestemt tidspunkt.

De nye søgefelter vises ikke som standard på søgesiden og skal føjes til siden manuelt.

Disse søgefelter (Opdateret af, Opdateret dato fra og Opdateret dato til) var tilgængelige på søgesider for dokumenter i tidligere versioner af WorkZone, men er nu også tilgængelige på søgesider for sager fra og med denne release.

Dashboard

Brugere kan vise en aggregeret værdi af et felt i en widget på dashboardet ved at vælge en aggregeringsfunktion og derefter vælge det felt, som funktionen skal benyttes på i den pågældende widget. Den valgte aggregeringsfunktion kan mindske antallet af værdier i det felt, som funktionen anvendes på, ned til én værdi.

Det er kun talfelter (Heltal eller Decimal) der kan aggregeres.

Nummerfelter (Heltalsfelter og Decimalfelter) vises ikke som standard i WorkZone og skal oprettes manuelt via brugerdefinerede felter eller brugerdefinerede typefelter.

Du kan anvende aggregeringsfunktioner på sager, kontakter og dokumenter. Aggregeringsfunktioner kan ikke anvendes på mødesager eller på widgets og lister, der ikke indeholder nummerfelter, der kan aggregeres, for eksempel WorkZone Process-relaterede widgets.

Aggregeringsfunktionen kan anvendes på følgende widgets:

• Kransediagram
• Søjlediagram
• Tidslinje
• Speedometer
• Tæller

Du kan anvende de følgende aggregeringsfunktioner i widgets:

• Avg: (Gennemsnit):  Gennemsnitsværdien (aritmetisk gennemsnit) for det valgte felt.
• CountDistinct: (Tæl forskellige) Antallet af unikke værdier i det valgte felt.
• Max: (Maksimum): Den højeste værdi for det valgte felt.
• Median: (Median):  Medianværdien for det valgte felt.
• Min: (Minimum): Den laveste værdi i det valgte felt.
• Stddev (Standard deviation - standardafvigelse): Den statistiske standardafvigelse for det valgte felt.
• Sum: (Sum): Summen af værdierne i det valgte felt.
• Variance: (Afvigelse):  Den statistiske afvigelse for det valgte felt.

WorkZone-søgning

Når du laver en nu fritekstsøgning, kan du skifte mellem almindelig og udvidet søgning som et søgeparameter for feltet Fritekst.

• Almindelige søgninger er standardindstillingen og ekskluderer eventuelle wildcard-tegn (*) fra søgeordet.
  For eksempel, vil søgeordet *Sag* blive behandlet som Sag*.
• Udvidede søgninger inkluderer eventuelle wildcard-tegn (*) i søgeordet.
  For eksempel vil søgeordet *Sag* blive anvendt direkte i søgningen som *Sag*.

Hvis du har valgt Udvidet søgning, er det muligt at søgningen leverer et stort antal søgeresultater, som kan have sin effekt på centrale systemressourcer og tage en del længere at vise søgeresultaterne, da alle WorkZone-elementer i søgningen gennemløbes for fulde eller delvise træf for søgeordet.

Dokumenter

Nyt felt i dokumentlister: Sider

Du kan nu tilføje det nye felt Sider som et valgbart felt (kolonne) på alle dokumentlister. Feltet Sider viser sideantallet i PDF-gengivelsen af dokumentet.

Hvis dokumentet ikke indeholder en PDF-gengivelse endnu, vil feltet Sider være tomt. Dette betyder dog ikke at selve dokumentet er tomt eller ikke indeholder sider. Det betyder blot, at der ikke på nuværende tidspunkt eksisterer en PDF-gengivelse af dokumentet og feltet kan derfor ikke vise en værdi.

Feltet Sider vises ikke som standard i dokumentlisterne og hver dokumentliste skal indstilles til at vise feltet Sider.

Process

Skabeloner til avancerede forelæggelser

Fra og med denne version kan du nu bruge skabeloner til avancerede forelæggelser. En skabelon består af en række procestrin, der indikerer handlinger, som en eller flere WorkZone-brugere skal fuldføre for at fuldføre den proces, som skabelonen anvendes på. Du opretter og vedligeholder skabeloner i detaljefanen Skabeloner til avancerede forelæggelser på detaljesiden for din brugerprofil.

Med skabeloner og avancerede forelæggelser, får du som bruger en større grad af tilpasning af definition og fuldførelse af de påkrævede handlinger i en forelæggelse. Du kan tildele hvert trin en relativ frist.

Procestrin i en skabelon kan være angivet som enten sekventielle eller parallelle trin. Sekventielle trin skal fuldføres i en fastlagt rækkefølge og parallelle procestrin kan fuldføres uafhængigt af alle andre procestrin, herunder også sekventielle procestrin.

Andre WorkZone-brugeres adgang til en skabelon kan begrænses ved at angive adgangsrettigheder for Læse- og Skriveadgang til skabelonen og dens procestrin.

Brugere med adgangsrettigheden STEPSUBMISSION kan oprette, redigere eller slette skabeloner til avancerede forelæggelser.

Sager

Filtrér undersager

Det nye filter Filtrér undersager kan nu anvendes på brugerdefinerede detaljefaner. Med dette filter kan du oprette en brugerdefineret detaljefane på en sagsdetaljeside med et filter på den brugerdefinerede detaljefane, der viser alle undersager, der hører til den aktive sag.

Indstillingen Opret ny undersag

Du kan oprette en undersag direkte på sagsdetaljesiden ved at klikke Ny på detaljefanen Undersag eller en brugerdefineret detaljefane, der indeholder filtret Filtrér undersager.

I tidligere versioner var det nødvendigt for brugere at oprette undersager som almindelige sager og derefter føje de nyoprettede sager som undersager på detaljefanen Undersag på oversagens detaljeside. Du kan stadig oprette og tildele undersager på denne måde, men nu kan du også oprette undersager direkte fra en oversag.

Brugeradgangslister for sagen

To nye lister kan nu vises i sagsdetaljefaner: Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang. Fanerne viser alle brugere, der har hhv. læseadgang og skriveadgang på sagen.

Fanerne vises ikke som standard og skal tilføjes af brugeren, enten manuelt eller som en del af en WorkZone-konfiguration.

Automatisk tømning overholder nu den angivne bevaringsperiode

For at undgå for tidlig automatisk sletning af sager og dokumenter, der er flyttet til papirkurven, vil bevaringsperioden for slettede sager og dokumenter som standard blive overholdt af indstillingerne Auto-purge og Auto-delete. Brugere med de påkrævede rettigheder (SOFTDELETE til almindelig sletning og RETENTIONADM til permanent sletning) kan stadig manuelt slette sager og dokumenter.

Tidligere kunne brugere med rettighederne SOFTDELETE slette en sag eller et dokument ved at flytte dem til papirkurven før bevaringsperiodens udløb. Når de var flyttet til papirkurven, kunne sagen eller dokumentet automatisk slettes permanent efter purge-perioden. Da purge-perioden normalt var kortere end den overordnede bevaringsperiode, kunne en sag eller et dokument blive slettet selvom det ikke var hensigten.

Dokumenter

Nye felter i dokumentlister

Der er tre nye felter i alle dokumentlister:

• Filtype: Viser filtypen på dokumentet.
• Låst af: Viser den WorkZone, der har låst dokumentet.
• Låsen udløber: Viser datoen for hvornår den nuværende dokumentlås udløber.

De nye felter vises ikke som standard i listen og listen skal redigeres før den viser felterne. Du kan filtrere og sortere i listen ved brug af felterne, som med alle felter i listen.

Felterne Låst af og Låsen udløber kan kombineres med felterne Tjekket ud og Tjekket ud af for at vise, hvem der har åbnet og gemt et bestemt dokument og om det er tilgængeligt for redigering.

Brugeradgangslister for dokumentet

To nye lister kan nu vises i dokumentdetaljefaner: Brugere med læseadgang og Brugere med skriveadgang. Fanerne viser alle brugere, der har hhv. læseadgang og skriveadgang på dokumentet.

Fanerne vises ikke som standard og skal tilføjes af brugeren, enten manuelt eller som en del af en WorkZone-konfiguration.

Diverse

Nyt felt Proces oprettet i listen Mine åbne opgaver

Brugere der prioriterer efter deres opgaver kan bruge feltet Proces oprettet i listen Mine åbner opgaver til at sortere og filtrere listen.

Feltet Proces oprettet vises ikke som standard og listen Mine åbne opgaver skal redigeres til at vise feltet.

Ny funktionalitet til eksport/import af personlige konfigurationer

WorkZone-brugere der ikke har adgangsrettigheden CONFIGADM, kan eksportere deres egne Personlige og Private konfigurationer til en .json-fil og importere deres egen, eller en anden brugers, Personlige og/eller Private konfigurationsfiler fra filsystemet og ind i deres egne Personlige og/eller Private konfigurationer.

Man skal stadig have adgangsrettigheden CONFIGADM for at kunne importere konfigurationer til andre konfigurationstyper (f.eks organisations- og enhedskonfigurationer).

Brugere der har adgangsrettigheden CONFIGADM kan, ud over de sædvanlige rettigheder til import/eksport af kongifurationer, eksportere og importere Personlige konfigurationer til deres egne og den oprindelige ejers Personlige konfiguration.

 

Sager

Hurtig udføring af en sagsaktivitet flere gange.

Du kan indstille tilbagevendende aktiviteter til at blive udført flere gange uden at åbne formularen Bekræft, ved at klikke det tilbagevendende afkrydsningsfelt () til venstre for aktivitetsikonerne. Tidligere kunne brugere kun udføre en tilbagevendende sagsaktivitet en gang uden at formularen Bekræft åbnede. Hvis brugeren derefter udførte aktiviteten igen, ville formularen Bekræft blive åbnet og brugeren ville være nødt til at klikke igen for at lukke formularen og fortsætte.

Vis historik for sagsaktiviteter

En liste over alle handlinger, der er foretaget på en aktivitet kan vises i visningsruden for aktiviteter. Du kan bruge denne liste til at danne et overblik over tidligere handlinger, der er foretaget på den pågældende aktivitet.

Aktivitetshistorikken viser aktivitetens navn, den handling, der er foretaget, den WorkZone-bruger, der foretog handlingen, hvornår handlingen blev registreret og eventuelle kommentarer, som den pågældende bruger har tilføjet da de udførte aktiviteten.

Ny sagsdetaljefane Alle processer

Den nye sagsdetaljefane Alle processer viser alle processer, der er registreret på sagen, herunder aktive, afsluttede og udløbede processer. Sagsdetaljefanen Alle processer indeholder de samme funktioner som sagsdetaljefanen Processer: Brugere kan oprette en ny proces, redigere en proces, eksportere valgte processer til Microsoft Excel, åbne en valgt proces i en visningsrude og annullere en valgt proces. Du kan også opdatere fanen, så den afspejler eventuelle ændringer, som andre brugere har foretaget på dine processer.

Opret filtre på dataljefanen Sagshenvisninger

På sagsdetaljesiden kan brugere oprette et filter og anvende det på detaljefanen Sagshenvisninger på samme måde som filtre kan anvendes i detaljefanerne Dokumenter og Sagsparter. På detaljefanen Sagshenvisninger kan du eventuelt også anvende en søgning, der allerede er oprettet og gemt.

WorkZone Explorer til Google Chrome

Knappen Stifinder vises nu i hovedbåndet på den aktive sag, når du bruger browseren Google Chrome. Grundet sikkerhedsmodellen for Google Chrome, vil Windows Stifinder ikke åbne automatisk, når du klikker knappen Stifinder. I stedet, skal du åbne Windows Stifinder manuelt og derefter trykke CTRL+V i adresselinjen for at åbne WorkZone Explorer for den aktive sag.

Linkadressen kopieres automatisk til din udklipsholder, når du klikker knappen Stifinder.

I tidligere versioner fandtes knappen Stifinder ikke i Google Chrome.

Dokumenter

Med det avancerede PDF-visningsprogram kan du nu foretage udvidet redigering af PDF-dokumenter

Det avancerede PDF-visningsprogram er en ny eksperimentel funktion, som du kan bruge til at redigere PDF-dokumenter direkte i WorkZone. Når du gemmer dine ændringer i dokumentet, vil dokumentet få påsat et PDFTron-vandmærke.

Hvis din organisation har aktiveret det avancerede visningsprogram og har opdateret din WorkZone Client-konfiguration til at indeholde ruden Vis redigerbar PDF-version i visningsruden, kan du redigere et PDF-dokument direkte i visningsruden, for eksempel fra detaljefanen Dokumenter på sagens detaljeside.

En oversigt over alle ændringer foretaget på dokumenter vises i detaljefanen Versioner på sagens detaljeside.

Med det avancerede visningsprogram kan du foretage disse ændringer i PDF-dokumentet:

• tilføje en kommentar (Annotere)
• fremhæve tekst
• tilføje frihåndstegning og foruddefinerede former
• tilføjge en signatur
• fjerne (slette) dine ændringer

PDF-dokumenter, der er skrivebeskyttet, arkiveret, slettet, vedhæftet til et en lukket sag, omjournaliseret eller som brugeren ikke har redigeringsadgang til, kan ikke redigeres med det avancerede PDF-visningsprogram (Vis redigerbar PDF-version). Disse dokumenter kan læses med mindre læseadgang også forhindres.

Du kan gøre ruden Avanceret PDF til standardviseren i visningsruden ved at placere ruden Avanceret PDF før ruden PDF Version.

Nye avancerede udskrivningsmuligheder på sagsrapporten

Brugere kan angive om annoteringer, kommentarer og revideringer skal inkluderes i dokumenterne, når man opretter en udskrivning af sagsdokumenter.

I formularen Udskriv sag under fanen Avanceret, kan brugere angive om kommentarer og noter skal inkluderes i Word-, Excel-, PowerPoint-, og PDF-dokumenter for rapporten samt vise, acceptere eller afvise eventuelle ændringer, der er foretaget i Word- eller Excel-dokumenter. Du kan også angive om eventuelle PDF-formularer i rapporten skal udlignes.

De avancerede udskrivningsmuligheder overskriver de standardværdier, der er angivet i WorkZone Configurator > PDF > Engine configuration for den pågældende rapport.

Kontakter

Feltet Kommunekode kan vises i detaljefanerne og på søgesider for kontakter.

Feltet Kommune (hedder Kommunekode i WorkZone Client) kan nu vises i detaljefanen Adresse på sagens detaljeside og kan føjes til kontaktsøgninger via knappen Vis alle felter. Feltet Kommunekode kan også føjes til henvisningsvælgeren for kontakter.

Diverse

Systembeskeder

Systembeskeder, der er oprettet af systemadministratorer, vises i øverste højre hjørne i browseren, når browseren åbnes eller opdateres.  Indholdet i systembeskederne defineres af en systemadministrator og informere brugere om eventuelle vigtige oplysninger, for eksempel, hvis systemet skal tages offline for vedligeholdelse.

Systembeskeder kan vises til alle WorkZone-brugere eller kun vises til brugere, som har de tilsvarende indblik, der angivet i systembeskedens parametre.

Brugere kan lukke en besked ved at klikke på den, men systembeskeder kan indstilles til at forhindre bruger fra at lukke dem.

Der er tre typer af systembeskeder:

• Fejl: Beskeden vises i et rødt beskedfelt.
• Information: Beskeden vises i et blåt beskedfelt.
• Advarsel: Beskeden vises i et orange beskedfelt.

 

Sager

Søg efter gamle sagsnumre

Du kan nu bruge gamle sagsnumre som søgekriterier, når du søger efter en sag. Hvis sagsgruppen er inkluderet i sagsnummeret og sagsgruppen senere er blevet ændret, vil sagen få et nyt sagsnummer Du kan bruge det gamle sagsnummer som et søgekriterie, når du søger efter en sag ved at angive hvilket sagsnummer, der skal bruges som søgekriterie i feltet Sagsnummer på siden Sagssøgning. [nuværende] anvender det nuværende sagsnummer og [historik] anvender et gammelt (historisk) sagsnummer.

Nye felter i detaljefanen for en sags livscyklus

Du kan nu vælge og vise felterne Sagsnummer og Ansvarlig enhed i detaljefanen for en sags livscyklus, hvilket viser dig alle ændringer, der er foretaget i disse felter.

Dokumenter

Nye felter i detaljefanen for dokumenters livscyklus

Du kan nu vælge og vise feltet Ansvarlig enhed i detaljefanen for et dokuments livscyklus, hvilket viser dig alle ændringer, der er foretaget i feltet.

Generering af PDF-rapporter

Du kan overvåge status på dine egne forespørgsler om generering af PDF-rapporter i den nye navigationsliste Mine rapporter i dag. Listen Mine rapporter i dag viser status på alle forespørgsler på generering af PDF-rapporter, som en bruger har foretaget samme dag og processtatus på alle igangværende forespørgsler på generering af PDF.

Når forespørgsler på PDF-rapporter behandles, vises en rød tæller på knappen Status på rapporter, der viser antal af forespørgsler, der er under behandling.

Du kan føje listen Mine rapporter i dag til dit dashboard og din navigationsrude og åbne den fra knappen Rapportstatus i det nederste panel på browsersiden.

Lister

Aktivér skjulte brugerdefinerede felter

Hvis sager, dokumenter eller kontakter, der er markeret til masseredigering, indeholder skjulte brugerdefinerede felter (brugerdefinerede felter, der er oprettet, men ikke føjet til de respektive detaljesider), kan du aktivere disse felter, så de kan masseredigeres, ved at tilpasse menuen Rediger i hovedbåndet.

Eksportér listeresultater til Microsoft Excel

WorkZone Client kræver ikke længere et WorkZone 365-plug-in til at eksportere listeresultater til Microsoft Excel. Tidligere blev et plug-in anvendt som et mellemled mellem WorkZone Client og WorkZone-serveren. Nu sendes eksportforespørgslen direkte til WorkZone-serveren.

Eksportér til Excel

Funktionen Eksportér til Excel er blevet ændret og bruger nu Excel Power Query til at håndtere forbindelse og overførsel af data mellem WorkZone og Microsoft Excel. Power Query er en forbedring i forhold til den tidligere forbindelsestype, men brugere skal konfigurere deres Excel-forbindelse første gang de eksporterer fra WorkZone til Microsoft Excel.

Når de har indstillet forbindelsen, behøver brugerne kun at angive sikkerhedsniveauet for det aktuelle regneark næste gang de eksporterer WorkZone-data til Excel.

Diverse

Nye systemfelter i brugerdefinerede lister

Du kan nu bruge fire nye systemfelter (kolonner) i alle brugerdefinerede lister:

• Oprettet: Dato og tidspunkt for hvornår rækken i den brugerdefinerede liste blev oprettet.
• Opdateret: Dato og tidspunkt for hvornår rækken i den brugerdefinerede liste sidst blev opdateret.
• Opdateret af: Viser brugeren, der sidst opdaterede rækken.
• Oprettet af: Viser brugeren, der oprettede rækken.

De nye systemfelter vises ikke som udgangspunkt på brugerdefinerede lister og skal tilføjes manuelt af en bruger eller en administrator.

WorkZone-konfigurationer

Funktionaliteten for redigering og udrulning (som tidligere blev kaldt distribuering) af WorkZone-konfigurationer er blevet strømlinet og mere enkel at anvende.

Brugere som ikke har indblikket CONFIGADM kan stadig tilpasse og nulstille deres Personlige konfigurationer, men funktionaliteten, valgmulighederne i menuen og teksten i brugergrænsefladen er blevet revurderet for at forbedre brugervenlighed.

Som bruger kan du nu også åbne et overblik over alle de ændringer, der er blevet foretaget på konfigurationer, som påvirker dig efter: Organisation, Enhed og Personlige konfigurationer. Brugere og andre interesserede (f.eks administratorer, konsulenter, superbrugere, o.lign) kan navigere i listen og se hvilke ændringer, der er blevet foretaget på elementerne i hver konfigurationstype.

Overblikket er tomt for konfigurationer, hvor der ikke er blevet foretaget nogle ændringer.

Tekststrenge for læseadgang, der vises i dropdown-listerne for søgninger og filtre

Når der filtreres i lister eller når der angives indblik i feltet Læseadgang for søgninger på dokumenter, kontakter eller sager, vil alle eksisterende indblik for læserettigheder for henholdsvis sager, kontakter eller dokumenter, vises som en tekststreng i en dropdown-liste. Dette giver brugere mulighed for at vælge fra og/eller filtrere i dropdown-listen i stedet for at oprette et nyt indblik, der kun bruges til søgninger eller filtre.

Det nye søgefelt Læseadgang vises som standard på alle søgesider. Hvis dine søgesider er blevet konfigureret til at skjule det gamle søgefelt Læseadgang, vil det være nødvendigt at konfigurere de samme søgesider til at gemme det nye felt for læseadgang.

Filtrerede detaljefaner på bånd skal indeholde filterkriterier

Brugere kan føje deres egne faner til detaljebåndet på en detaljeside (sager, dokumenter og kontakter) og angive en brugerdefineret søgning, der skal anvendes som filter på fanen. Tidligere kunne tomme søgninger (søgninger der ikke indeholder søgekriterier) gemmes og anvendes på fanen. Nu skal søgninger indeholde søgekriterier, hvis de skal gemmes og anvendes i fanen på detaljebåndet.

Ændringer i WorkZone-konfigurationer

Det nye design for redigering af WorkZone-konfigurationer tillader ikke, at man fjerner filtrerede faner og standard-dashboardet (dvs. de ikke kan slettes fra konfigurationen). Du kan vælge ikke at vise en filtreret fane eller standard-dashboardet, men du kan ikke slette dem helt.

Brugerdefinerede typer

Hvis der kun er et brugerdefineret felt, der kan bruges som en henvisning, vil navnet på feltet ikke blive vist i Fanevælgeren, når du føjer en brugerdefineret type til en sags-, kontakt- eller dokumentdetaljeside.

Sager

Vis alle dokumenter i et sagshierarki

Den nye detaljefane Dokumenter i hierarkiet er nu tilgængelig på sagernes detaljeside. Fanen Dokumenter i hierarkiet viser alle dokumenter, der er vedhæftet til den aktive sag samt alle dokumenter, der er vedhæftet til eventuelle undersager for den aktive sag. I tidligere versioner af WorkZone, var det nødvendigt at oprette en brugerdefineret søgning for alle dokumenter i et sagshierarki. Denne liste vises nu automatisk i den nye detaljefane.

Fanen Dokumenter i hierarkiet vises ikke som standard og skal manuelt føjes til sagsdetaljesiden.

Rapport til aktindsigt

Den nye sagsrapport Aktindsigt, udskrift af sagens dokumenter kan nu genereres og er tilgængelig i fanen Avanceret i formularen Udskriv sag. Rapporten genererer en PDF med alle sagens dokumenter og en liste over dokumentparter på sagen for aktindsigt fra borgere.

Rapporten åbnes fra båndet på sagens detaljeside > Udskriv > Avanceret > Skabelon.

Dokumenter

Sletning af dokumenter og sager

Sager der indeholder henvisninger til dokumenter, og dokumenter der indeholder henvisninger til sager og andre dokumenter kan nu sendes til papirkurven og slettes fra papirkurven. Tidligere kunne sager og dokumenter med henvisninger til andre sager og dokumenter ikke slettes. Dette påvirker også automatisk sletning af sager og dokumenter, hvis denne funktion bruges.

Automatisk sletning af sager og dokumenter

Du kan konfigurere WorkZone til automatisk at flytte en sag eller et dokument til papirkurven, når den definerede bevaringsperiode for sagen eller dokumentet udløber. Parametret for automatisk sletning indstilles for hver bevaringsperiode i WorkZone Configurator  > Retention > Retention Policies.

Automatisk sletning af sager og dokumenter fra papirkurven

Sager og dokumenter kan automatisk slettes fra papirkurven efter en foruddefineret frist, der er angivet som et antal dage efter sagen eller dokumentet oprindeligt blev slettet (sendt til papirkurven). Fristen kan defineres for hver bevaringspolitik og konfigureres i WorkZone Configurator Retention > Retention policies. Elementer, der slettes fra papirkurven, slettes permanent.

Sager og dokumenter slettes ikke automatisk fra papirkurven, hvis der ikke er blevet angivet en frist for deres tilknyttede bevaringspolitikker.

Sager og dokumenter, der skal slettes fra papirkurven, vil indeholde en dato i feltet Purge dato i listerne for de respektive papirkurve. Hvis feltet Purge dato er tomt, slettes sagen eller dokumentet ikke automatisk fra papirkurven.

Forbedrede søgninger/filtre i dokumentlister

Øverst på alle dokumentlister og dokumentdetaljefaner kan du nu finde feltet Søg i liste. Feltet Søg i liste er et felt, der er søgbart med fritekstsøgning, hvor du kan indtaste søgekriterier i fritekst for at filtrere i den viste dokumentliste. Feltet Søg i liste accepterer alle WorkZone-søgeopratorer, såsom jokertegn (*) og spørgsmålstegn (?). Søgningen anvendes ved at taste Enter.

Når et søgekriterie anvendes på dokumentlisten, vil feltet Søg i liste vises med gul baggrund for at indikere, at elementerne, der vises i listen er filtrerede.

Du kan rydde feltet Søg i liste for at hente den ufiltrerede dokumentliste igen.

Importér bilag fra andre WorkZone-databaser

Når du importerer hoveddokumenter med bilag fra andre WorkZone-databaser, vil bilagene altid importeres med deres oprindelige indblik, også selvom afkrydsningsfeltet Importér uden indblik er markeret.

Afkrydsningsfeltet Importér uden indblik ignoreres nu for bilag. Bilag importeres altid uden indblik og begrænses automatisk af sag og hoveddokument.

Bilag, der importeres som hoveddokumenter overholder stadig Importér uden indblik og behandles som hoveddokumenter med henblik på tildeling af indblik.

Opret et dokument fra Templafy

Hvis din organisation bruger Templafy til at gemme og håndtere sine Microsoft Office-skabeloner, kan du basere nye dokumenter (fra Word, Excel eller Powerpoint) på Templafy-skabelonerne.

Du opretter det nye dokument fra båndet via menupunktet Opret fra Templafy. Herefter åbner en rude, hvor du kan vælge en Templafy-skabelon, der derefter anvendes i det nyoprettede dokument.

Dokumentet åbnes i det tilsvarende Microsoft Office-program og du kan nu arbejde med dokumentet. Når dokumentet er færdiggjort, kan det gemmes tilbage på sagen igen.

Brug af Safari-browseren

Hvis du bruger en  Safari-browser, skal cookies for tredjepartsprodukter være slået til før du kan bruge Templafy i WorkZone Client.
Du kan aktivere cookies for tredjepartsprodukter ved at nulstille indstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger Undgå sporing mellem websteder i indstillingerne for Safari. Indstillingen Undgå sporing mellem websteder er helt implementeret fra Safari 13.1, men indstillingen er tilgængelig i Safari-browsere fra og med version 11.0.3 (3604.5.6).
I tidligere versioner af Safari-browseren (versioner før 11.0.3(3604.5.6)), er indstillingen Undgå sporing mellem websteder ikke tilgængelig.
Templafy-integrationen er kun blevet testet i Safari 13.1, men det udelukkes ikke, at integrationen kan fungere med andre udgaver af browseren.

Dashboard

Gruppér efter brugerdefinerede felttyper

Kranse- og søjlediagrammer, der viser kontaktdata i et dashboard kan nu grupperes efter de følgende brugerdefinerede felter: Medarbejder, Kontakt og Enhed.

Ny visningsindstillinger for widgets - Brug korte etiketter

Du kan nu bruge den nye visningsmulighed Brug korte etiketter på søjle- og kransediagrammer. Du kan bruge afkrydsningsfeltet Brug korte etiketter til at vise koden for grupperingen i feltet Gruppér efter i stedet for navnet. Afkrydsningsfeltet Vis forklaring skal også krydses af for at de korte etiketter kan vises.

Nye visningsindstillinger for widgets - Datasortering

Den nye visningsmulighed Datasortering kan nu anvendes på søjlediagrammer i dashboards. Du kan bruge Datasortering til at vise søjlerne i søjlediagrammet i stigende eller faldende rækkefølge fra venstre mod højre.

WorkZone Chat

I denne version af WorkZone, introducerer vi det nye og normalt tilgængelige modul; WorkZone Chat, der skal afhjælpe WorkZone-brugere i deres daglige arbejdsgang ved at øge samarbejde og koordinering af deres daglige arbejdsopgaver.

WorkZone Chat er et internt kommunikationsværktøj, som du kan anvende til at kommunikere med andre brugere vedrørende bestemte sager eller dokumenter. Du kan også tilføje eller fjerne sags- og dokumenthenvisninger i chatten.WorkZone WorkZone Chat kan også bruges til mere informel kommunikation med andre WorkZone-brugere uden at være tilknyttet til en bestemt sag eller dokument.

WorkZone Chat kan kun bruges til kommunikation med andre WorkZone-brugere og kan kun bruges internt gennem WorkZone. WorkZone Chat kan ikke bruges til kommunikation med eksterne parter og kontakter. Hvis du har behov for at kommunikere med en ekstern kontakt eller part, skal du brug^e et andet chatprogram.

WorkZone Chat kan åbnes nederst i browsersiden eller fra enhver sag eller dokument, som chatten indeholder henvisninger til. Hvis du åbner chatten fra bunden af browsersiden, vises alle dine chats. Hvis du åbner den fra en henvist sag eller dokument, er det kun den tilknyttede chat, der vises.

WorkZone Chat respekterer alle eksisterende læse- og skriveadgange til sager og dokumenter. Du vil ikke kunne se chathenvisninger til sager eller dokumenter, hvis du ikke har læseadgang til sagen eller dokumentet, der henvises til. Du kan stadig deltage i chats, men vil ikke have adgang til sager eller dokumenter fra chatten, som du normalt ikke har adgang til.

Chats kan enten oprettes fra bunden af en browserside eller direkte fra en sag eller et dokument. Hvis en chat oprettes fra en sag eller et dokument, oprettes der automatisk en henvisning til pågældende sag eller dokument i chatten. Du kan herefter tilføje deltagere og chatte med dem. Hvis du har oprettet chatten fra bunden af en browserside, skal du manuelt føje eventuelle henvisninger og deltagere til chatten.

Enhver chatdeltager kan redigere en chat, tilføje sags- eller dokumenthenvisninger og deltagere kan tilføjes eller fjernes fra chatten når som helst. Derudover kan chatoplysninger såsom titel og beskrivelse ændres af enhver deltager i chatten når som helst.

En WorkZone Chat kan sættes til at blive bevaret, hvilket betyder, at chatten ikke kan blive slettet. Almindelige chats (chats der ikke bevares) kan slettes manuelt og slettes også automatisk fra systemet efter et foruddefineret antal dage. Chatten kan ændres fra bevaret til almindelig af enhver chatdeltager.

Diverse

Ny tæller på detaljefaner

Du kan nu finde en ny tæller, der fungerer som en konfigurerbar indstilling på sags-, dokument- og kontaktdetaljefaner. Tælleren viser alle ulæste elementer i fanen og bruger MRU-listen (Most Recently Used) og Læselister til at regne ud om du har åbnet et element (dokument, chat, proces, sagshenvisning, oversag, undersag, dokumenthenvisning, dokument i hierarkiet, bilag eller elementer i papirkurven). Tælleren har fået farven rød, så den kan skelnes fra de andre tællere (der normalt er lyseblå) i detaljefanen, der viser antal elementer på fanen.

Tælleren der viser ulæste elementer er som standard aktiveret for detaljefanen Chats og er slået fra for alle andre faner.

Du kan slå tælleren for ulæste elementer til/fra i indstillingerne for detaljefanen ved at markere afkrydsningsfeltet Vis antal ulæste i formularen Rediger fanebladet.

Sager

Sagsaktiviteter

Kolonnen Frist er nu tilgængelig for fanen Aktiviteter og viser den frist, der er angivet i DCR-processen for aktiviteten. Kolonnen Frist vises ikke som standard og skal manuelt føjes til fanen Aktiviteter.

Ny liste - Mine åbne og afventende opgaver

En ny liste, Mine åbne og kommende opgaver, er nu blevet føjet til listerne i navigationsruden i gruppen Brugeropgaver. Den nye liste samler listerne Mine åbne opgaver og Mine kommende opgaver i en liste. Du kan højreklikke en opgave og gå til den sag, som opgaven er registreret på, så du kan fortsætte dit arbejde der.

Skift sagsgruppe under sagsoprettelse

Et felt på en sags detaljeside overskrives ikke af standardværdierne fra en sagsgruppe, hvis standardværdierne ikke er angivet eller tomme. På sagens detaljeside overskrives de felter, hvor der er angivet standardværdier på sagsgruppen, stadig. Dette er kun gældende, når du opretter en ny sag. Hvis du vælger en anden sagsgruppe på en eksisterende sag, anvendes standardværdierne ikke automatisk på felterne.

Aktørsekvenser er blevet flyttet

Menupunktet Aktørsekvenser er flyttet fra hovedbåndet til Brugernes brugerprofilside og er blevet tilføjet som den nye detaljefane Aktørsekvenser. Du kan nu tilføje, redigere og administrere aktørsekvenser fra din brugerside.

Standardværdier i sagsgrupper

Hvis du tildeler en sagsgruppe til en sag, overskrives de eksisterende værdier i felterne ikke, hvor de normalt overskrives af sagsgruppens standardværdier, så længe den valgte sagsgruppe ikke indeholder standardværdier for de pågældende felter.

Hvis man i tidligere versioner valgte en sagsgruppe uden definerede standardværdier, ville det føre til at feltet Sagsbehandler blev overskrevet med den nuværende bruger, feltet Ansvarlig enhed blev overskrevet med den nuværende brugers organisatoriske enhed og feltet Sagstype blev ryddet, hvis standardværdierne ikke er blevet defineret for felterne Sagsbehandler, Ansvarlig enhed og Sagstype.

Kontakter

Du kan føje en brugerdefineret liste, som din systemadministrator har oprettet, til dine sagsdetaljefaneblade og derefter indtaste oplysninger i de brugerdefinerede listefelter i listen. Når du søger efter sagsoplysninger, kan du også tilføje brugerdefinerede listefelter som søgekriterier i dine søgninger.

Brugerdefinerede lister kan også indeholde henvisninger til andre sager, dokumenter eller kontakter, og du kan åbne disse henvisninger i en ny fane ved at vælge Naviger til og åbne den valgte henvisning ved at højreklikke på en række og vælge en henvisning.

Møder

Feltet Status for møde vises

Feltet Mødetilstand for møder kan nu vises i de to mødelister Møder og Møder jeg er ansvarlig for. Mødetilstanden vises også i detaljesider for møder i feltet Tilstand og kan tilføjes som et søgekriterie, når du søger efter møder (Søgefeltet Mødetilstand).

Feltet Tilstand viser mødets nuværende tilstand (Aktiv eller aflyst) og opdateres automatisk fra Outlook (Hvis du bruger Microsoft Office Web-udgaven til WorkZone) eller manuelt fra WorkZone (Hvis du bruger den VSTO-baserede Microsoft Office-tilføjelse til WorkZone).

Listen Møder filtreres automatisk til kun at vise aktive møder (feltet Mødetilstand viser Aktiv), hvor listen Møder jeg er ansvarlig for viser alle mødetilstande, men den kan filtreres til kun at vise bestemte mødetilstande.

Diverse

Hurtig søgning

Hurtigsøgningsfunktionen (Gå til) er flyttet fra båndet på sags-, dokument- og kontaktsider, til knappen Åbn i faneområdet. Fordi funktionen er blevet flyttet, er genvejstasten for denne handling også blevet lavet om. Genvejstasten CTRL+G viser nu frem til en menu ved knappen Åbn, hvor du kan vælge Sag, Dokument eller Kontakt for at åbne den tilsvarende Gå til-formular. Du kan også klikke Åbn for at se menuen.

Bemærkninger

Du kan nu finde en ny detaljefane på sager, dokumenter og kontakter. Den nye fane hedder Noter. Fanen Noter indeholder alle notater, der er blevet oprettet for den aktuelle sag/dokument/kontakt og erstatter den gamle WorkZone-funktion for redigering og oprettelse af noter. Den nye fane Noter justerer WorkZone-noter i forhold til de nuværende indstillinger for arbejde med detaljefaner, såsom at vælge flere elementer i detaljelisten, åbne en forhåndsvisning og opretning/redigering/sletning af noter. Brugere kan også tilgå en menu med valgmuligheder ved at højreklikke en note i detaljelisten. Ligeledes viser en tæller på fanen alle aktuelle elementer i detaljelisten for fanen.

Derfor er note-ikonet og notefunktionaliteten nu fjernet fra båndet på detaljesiderne for sager, dokumenter og kontakter.

Tæller af antal tegn i tekstfelter

Det maksimale antal tegn, der kan være i et tekstfelt vises med grå font i øverste højre hjørne af feltet. Antallet til venstre for skråstregen angiver det antal tegn, du har brugt og tallet til højre for skråstregen viser det maksimale antal tegn, der kan være i feltet. Nogle tekstfelter kan indeholde op til 4000 tegn, og andre tekstfelter kan kun indeholde færre. F.eks, kan feltet Sagstekst indeholde op til 4000 tegn, og feltet Notetekst kan kun indeholde op til 2000 tegn.

For de tekstfelter, der indeholder formateringsindstillinger, som for eksempel Notetekst, tælles tegnene fra de skjulte formateringskoder også med i det maksimale antal tegn, der kan være i feltet.

Knappen Vælg hvilke faner, der skal vises er blevet flyttet

Knappen Fanevælger i detaljefanerne er flyttet til menuen med faner i detaljebåndet og vises nu med et nyt billede. Tidligere var knappen Fanevælger placeret helt ude til højre på detaljebåndet og blev vist med et andet billede ().

Tæller på detaljefaner

En detaljefane kan indeholde flere rækker i detaljelisten og du kan indstille hver detaljefane til at vise en tæller på fanen, der viser antal rækker i listen. Tælleren viser antallet af rækker, der vises i listen, så eventuelle filtre på fanerne også afspejles.

Tælleren er som standard deaktiveret for alle faner på nær fanen Noter, men du kan slå tælleren til for hver fane i formularen Rediger fane.

Brugerdefinerede typer/brugerdefinerede sagslister

Brugerdefinerede sagslister er blevet udvidet og omdøbt til Brugerdefinerede typer. Brugerdefinerede typer er samlinger af definerbare felter, der kan defineres af en WorkZone-administrator, og føjes til detaljesider for sager, dokumenter eller kontakter.

Skift mellem udvidet og minimeret hovedbånd

Hovedbåndets funktion, hvor man kan skifte mellem en udvidet og en minimeret visning af båndet, er blevet udvidet. Tidligere kunne du kun skifte mellem udvidet/minimeret visning af båndet ved at dobbeltklikke fanens titel. Ikonerne Skift og Skift giver dig nu mulighed for at skifte mellem udvidet og minimeret visning af hovedbåndet.

Nye genvejstaster til søgesider, formularer og dialoger med drop-down-lister.

Hvis et felt på en søgeside, formular eller dialog indeholder en drop-down-liste, kan du trykke på enhver Piletast (Op, Ned, Venstre, Højre) eller Mellemrum for at åbne listerne i feltet. I tidligere versioner, kunne du også trykke Enter for at åbne listen i feltet. Denne genvejstast er nu fjernet, da Enter i en søgeside eller dialog med en søgefunktion, også starter en søgning.

For at undgå en søgning i hele databasen og dermed negative effekter på ydeevnen, kan en søgning ikke startes med Enter, hvis der ikke er angivet søgekriterier.

Kolonner der indeholder tal i en liste er højrejusterede

Hvis et brugerdefineret felt i en liste er defineret til at indeholde et tal (decimaltal eller heltal), vises kolonnen som højrejusteret i listen. Tekstkolonner (felter) er stadig venstrejusterede.

Derfor er der flere standardfelter, der vises som numre, som ikke anses som felter med tal; f.eks. betragtes sags- eller dokumentnumre som id-felter og ikke talfelter selvom de muligvis indeholder tal.

Ny genvej til at skifte til Visningsruden

I detaljefanen, vælg markér et element og tast p for at skifte til og fra visningsruden for det valgte element.

Åbn formularen Kolonnevælger med det samme

Du kan nu tilgå formularen Kolonnevælger direkte fra detaljefanens listekolonner ved at klikke Kolonneindstillinger i højre side af kolonnelisten.

Du kan stadig højreklikke en kolonnes overskrift og klikke Mere for at åbne formularen Kolonnevælger.

 

Sager

Sagsaktiviteter

Med sagsdetaljefanen Aktiviteter, kan du starte og administrere flere sagsaktiviteter på en sag.

Fanen Aktiviteter viser alle sagsaktiviteter, der er oprettet på sagen og giver dig bedre mulighed for at administrere sagsaktiviteterne. Fra fanen Aktiviteter, kan du starte en ny sagsaktivitet, åbne ruden Sagsaktiviteter hvor du kan opdatere aktivitetsopgaver, opdatere alle aktiviteter på sagen, slette en aktivitet og eksportere markerede aktiviteter til Microsoft  Excel.

På grund af den nye detaljefane Aktiviteter, er følgende ændringer implementeret:

• Knappen Aktiviteter vises ikke længere i sagsbåndet og ruden Sagsaktiviteter åbnes ikke længere fra sagsbåndet.
• Tælleren, der angiver antal åbne aktiviteter, vises ikke længere på knappen.
• Knapperne Slet og Opdater er blevet flyttet fra siden Sagsaktiviteter til fanen Aktiviteter på sagens detaljeside.
• Fristens dato og tidspunkt for aktiviteten vises ikke længere i sagens detaljeside. Tidligere var datoen for aktivitetens frist placeret i højre side af sagens titel.
• Nyoprettede aktiviteter vises som standard i ruden Vis.
• Påkrævede sagsaktiviteter (sagsaktiviteter, der skal gennemføres) er markeret med et blåt udråbstegn i kolonnen længst til venstre i ruden Vis.

Filtrér efter status i aktivitetslisten

Alle sagsaktiviteter vises i listen Aktiviteter. Her inkluderes også inaktive aktiviteter (f.eks, Completed eller Terminated). Du kan bruge kolonnen Status til at filtrere listen Aktiviteter efter den ønskede aktivitetsstatus.

Kolonnen Aktivitet er blevet fjernet fra alle sagslister

Kolonnen Aktivitet er blevet fjernet fra alle sagslister i navigationsruden. Standardkolonnerne er nu Titel, Sagsnummer, Oprettet, Planlagt afsluttet, Påmindelse, Påmindelsesdato og Afsluttet.

Lås nedarvning af adgangsrettigheder

WorkZone kan konfigureres til at låse nedarvning af adgangsrettigheder, så brugere ikke kan fjerne nedarvning af indblik til dokumenter. Nedarvede adgangsrettigheder vises stadig, men brugere kan ikke rydde afkrydsningsfelterne Begrænset af sag og Begrænset af dokument i formularerne Rediger læseadgang og Rediger skriveadgang.

Nedarvning af adgangsrettigheder låses ved at aktivere indstillingen Enforce Access Code Inheritance i WorkZone Configurator > Global > Feature settings > Content Server.

Modulet Ditmer Agenda Management

Du kan føje flere dokumenter (som kaldes bilag i modulet Agenda Management) til et dagsordenspunkt. Dokumenterne kan tilføjes i WorkZone fra, f.eks. den sag hvorpå du opretter et dagsordenspunkt, til eller fra filsystemet (uden for WorkZone).

Processer

Sagsbehandlere kan nu danne sig et overblik over alle processer på en sag i den nye sagsdetaljefane Processer.

Med detaljefanen Processer kan en bruger:

• Oprette en ny proces på baggrund af den aktive sag.
• Eksportere valgte processer til Microsoft Excel.
• Åbne en valgt proces i en visningsrude.
• Annullere en valgt proces.
• Opdatere fanen, så fanen viser eventuelle ændringer foretaget af andre brugere.

Yderligere oplysninger om brugeropgaver er også blevet føjet til Proceslisterne på siden Hjem i kolonnen Status og giver et visuelt overblik over opgavens tilstand gennem ikoner for brugeropgaver (Grøn, Gul, Rød, som angiver "Frist Ikke overskredet", "Frist er snart" og "Frist overskredet").

Arranger brugeropgaver efter rækkefølge

Når der oprettes en ny proces, tildeles brugeropgaverne automatisk den næste ledige plads i rækkefølgen, som kan ændres i listen Mine åbne opgaver i navigationsruden og i detaljefanebladet Brugeropgaver i den aktuelle brugerdetaljeside. Rækkefølgen på opgaverne vises i kolonnen længst til venstre i listen. Derudover kan du vise kolonnen Rangorden i listen.

For at ændre rækkefølgen af en brugeropgave skal du, på fanebladet, trække rækken til dens nye plads. Du kan kun ændre rækkefølgen af dine egne brugeropgaver eller opgaver, der tilhører en bruger, som du er stedfortræder for.

Procesbeskeder

Du kan konfigurerer hvornår der skal sendes meddelelser fra WorkZone Process som mails og meddelelser på en mobil enhed i dine personlige indstillinger. Dine personlige indstillinger overskriver de globale indstillinger for procesbeskeder.

Der er tre typer af beskeder:

• Send smarttask: Mails, der indeholder en opgave med svarknapper.
• Send mailbeskeder: Der sendes en mail, hvis en opgave ændres, f.eks., hvis en opgave opdateres af en anden bruger.
• Send pushmeddelelser: Der sendes en besked til en mobil enhed, hvis en sag ændres.

Dokumenter

Gendan dokumentversion

Hvis du har gendannet en tidligere version af et dokument, og det er den nuværende version, der arbejdes på, kan du ikke gendanne den tidligere version igen. Knappen Gendan version kan ikke tilgås for den ældre version. Du kan stadig gendanne andre tidligere versioner. Tidligere var Gendan version stadig tilgængelig på den gamle version af dokumentet, også selvom den ældre version var blevet gendannet og nu var den aktuelle version, der blev arbejdet på. Knappen var kun tilgængelig, og selvom man klikkede på knappen, gendannedes den tidligere version ikke igen, så længe det var den nuværende version.

Rapporter

Der er nu to nye rapporter til sager og dokumenter.

• En filtreret sagsliste over parter og dokumenter
• En filtreret dokumentliste over parter og bilag

Rapporten En filtreret sagsliste over parter og dokumenter opretter en PDF-rapport over sagsdata for alle sager i listen, der opfylder de anvendte listefiltre. Rapporten En filtreret dokumentliste over parter og bilag opretter en PDF-rapport over dokumentdata for alle dokumenter i listen, der opfylder kriterierne i de anvendte listefiltre.

Begge rapporter er tilgængelige i alle sags- og dokumentlister. Filtrerede sags- og dokumentlisterapporter kan ikke udføres på lister over dokument- og sagshenvisninger.

Lister

Rediger feltværdier i lister

Når du redigerer feltværdier for elementer i en liste (Sager, Kontakter, Dokumenter, Møder, m. v.), behøves tilsvarende kolonner ikke længere at vises før du kan redigere værdien. Tidligere skulle brugere aktivt vise kolonnen for det felt, de ville redigere. Nu er alle redigerbare felter tilgængelige via knappen Rediger i båndet, enten fra menuen eller ved at højreklikke et felt og vælge Rediger.

Brugerdefinerede sagslister

Du kan føje en brugerdefineret liste, som din systemadministrator har oprettet, til dine sagsdetaljesider og derefter indtaste oplysninger i de brugerdefinerede listefelter i listen. Når du søger efter sagsoplysninger, kan du også tilføje brugerdefinerede listefelter som søgekriterier i dine søgninger.

Brugerdefinerede lister kan også indeholde henvisninger til andre sager, dokumenter eller kontakter, og du kan åbne disse henvisninger i en ny fane ved at vælge Naviger til og åbne den valgte henvisning ved at højreklikke på en række og vælge en henvisning.

Brugerdefinerede sagslister kan kopieres med andre sagshenvisninger, når en sag kopieres.

Kontakter

Maksimum for antal tegn i felterne Navn & Adresse

Det antal tegn, som felterne Navn 1, Navn 2, Adresse 1, Adresse 2, og Adresse 3 kan indeholde på detaljesiden Kontakt, er hævet til 150 tegn i hvert felt. Tidligere var det maksimale antal tegn 60 for hvert felt.

Tilpas søgeresultater for hver kontakttypespecifik søgning

Fanen med søgeresultater kan tilpasses for hver kontakttype, som du baserer en søgning på. På denne måde kan du konfigurere fanen Søgeresultater for hver kontakttype, som du vil søge efter og dermed kun få vist de søgeresultater, der er relevante for hver kontakttype.

Agenda Management

Som en forsøgsversion kan WorkZone Client integrere med modulet Agenda Management, der produceres af Ditmer. Med modulet kan du oprette en dagsorden til et møde fra en WorkZone-sag i Agenda Management-databasen.

Du kan oprette dagsordenspunkter for mødet og overføre mødedokumenter til hvert dagsordenspunkt fra WorkZone. Du kan også redigere titlen og vedhæftede dokumenter fra WorkZone.

Derudover kan modulet Agenda Management tilgås normalt af brugere, der er registrerede i produktet Agenda Management.

Installation og aktivering

Agenda Management Module fra Ditmer installeres som standard under den første installation af WorkZone, men modulet aktiveres ikke automatisk. Hvis du vil bruge modulet Ditmer Agenda Management, skal du aktivere og konfigurere modulet.

Når modulet Ditmer Agenda Management er blevet aktiveret, vil detaljefanen Sagsforberedelse være tilgængelig i detaljesiden Sag. Når du har føjet detaljefanen til din sags detaljeside, kan du nu bruge modulet.

Kontakter

Kontakttyper

Når du opretter en ny kontakt, skal du vælge en kontakttype i menuen Kontakter.

Hver kontakttype har nu en redigerbar detaljeside. Dette er med henblik på at give superbrugere mulighed for at tilpasse hver detaljeside for kontakttyperne. De tidligere sider til kontakttyper indeholdt samme layout, felter og tilpasningsmuligheder for alle kontakttyper på trods af at krav for layout, felter, osv. kan variere. Kontaktoplysninger for en virksomhed er, f.eks., forskellige fra kontaktoplysninger for personer, medarbejdere og kommuner.

Søg efter kontakter

Kontaktsøgninger: Du kan oprette en typespecifik søgning efter en bestemt kontakttype ved at markere kontakttypen i menuen Kontakt og klikke Ny søgning i hovedbåndet. Den kontakttype, der er valgt til den typespecifikke søgning kan ikke ændres, når søgningen køres eller hvis den gemmes som en anden søgning. Kontakttypen (feltet Type) kan vises og ændres for generelle kontaktsøgninger.

Sager

Ny standardsag

Den nye sag,  Standardsagen er blevet oprettet og sat som den nye standardsag. Dette vil sige, at når en sag oprettes via OData eller WorkZone Explorer, oprettes en Standardsag automatisk. I tidligere versioner var det Emnesagen, der blev oprettet som standard. Når du manuelt opretter en sag, skal du angive en sagskategori før du opretter sagen.

Standardsager har ikke en sagskategori. Når du søger efter standardsager, finder du dermed alle sager, hvor feltet Sagskategori er tomt.

Standardsagen er en kategori fra WorkZones system og kan redigeres, men ikke slettes.

Du kan ændre en sagskategori til en anden kategori, f.eks., fra standardsag til emnesag og tilbage.
Du kan også rydde en sagskategori og dermed ændre sagen til at være en standardsag og ændre den sagsskabelon, der blev brugt til sagen til en skabelon til standardsager.

Skift sagskategori, sagsgruppe og primær part.

Du kan ændre sagskategori, sagsgruppe og undersagsgruppe på en aktiv sag. Hvis den aktive sag har en primær part, kan du også skifte den primære part.

I båndet på sagens detaljeside, er knappen Kategori blevet flyttet til den nye knap Skift, der nu indeholder alle skiftehandlinger, du kan udføre på en sag.

• Skift sagskategori
• Skift sagsgruppe (og undersagsgruppe)
• Skift primær kontakt

Den planlagte afslutningsdato kan defineres før oprettelsesdatoen på en sag.

Den planlagte afslutningsdato på en sag kan nu defineres før oprettelsesdatoen for sagen (feltet Oprettelsesdato). Tidligere, kunne man ikke definere en planlagt afslutningsdato, der lå før sagens oprettelsesdato og en fejlmeddelelse ville blive vist. Nu oplyses du om den mulige fejl, men tvinges ikke til at ændre datoen i feltet Planlagt afslutningsdato.

Nogle organisationer vil i bestemte situationer starte arbejde på en sag og beregne hvornår sagen skal afsluttes, før sagen faktisk oprettes i WorkZone.

Værdien i feltet Oprettelsesdato genereres automatisk af WorkZone, når sagen oprettes, hvorimod feltet Planlagt afslutningsdato kan indtastes manuelt.

Nye kolonner i sagens underfane Livscyklus

Vi har øget antallet af tilgængelige faner i fanen Livscyklus på sagens detaljefane og de inkluderer nu kolonnerne Sagsgruppe, Undersagsgruppe og Primær part. Kolonnen Sagsgruppe vises som udgangspunkt, hvorimod kolonnerne Undersagsgruppe og Primær part kan føjes til fanen Livscyklus, om nødvendigt.

Nyt afkrydsningsfelt for sagsaktiviteter

Vi har tilføjet et nyt afkrydsningsfelt til panelet Sagsaktiviteter. Afkrydsningsfeltet giver dig mulighed for hurtigt at fuldføre en åbn eller afsluttet (tilbagevendened) aktivitet uden at åbne proces-dialogen.

Afkrydsningsfeltet vises kun for sagsaktiviteter, der kan fuldføres.

Sagsaktiviteter (Replikeret fra WorkZone Process)

• Vi har tilføjet knappen Opdater i ruden Sagsaktiviteter, knappen opdaterer aktivitetslisten, så den viser nyeste ændringer.
• Du kan nu vælge Intet filter i listen Vis i ruden Sagsaktiviteter. Hvis du vælger dette filter, vil du se alle sagsaktiviteter, hermed også aktiviteter der håndteres af systemet.

Dokumenter

Udskriv PDF-udgaver af dokumenterne, der ikke har dokumentklassifikation.

Du kan udskrive PDF-versioner af eksisterende dokumenter, som ikke er klassificerede uden at skulle vælge en klassifikation for dokumenterne. Dokumenter uden klassifikationsværdier virkede efter opgradering til WorkZone 2018.0 eller nyere versioner, hvis dokumenterne ikke var blevet opdateret med en klassifikationskode.

Hvis du opererer på en ældre database fra før WorkZone 2018.0 og den database, som du arbejder på, er blevet lukket, hvilket forhindrer dig i at opdatere dokumentets metadata med klassifikationer, kan du muligvis ikke udskrive historikdokumenter som PDF-filer.

Hvis du udskriver en PDF-version af eksisterende dokumenter, der ikke er klassificerede, og gemmer PDF-filen på sagen, skal du stadig vælge en dokumentklassifikation og udfylde andre obligatoriske felter såsom dokumenttitler og dokumenttype for PDF-dokumentet. Dette er fordi PDF-dokumentet nu betragtes som et selvstændigt dokument i WorkZone-sagen/dokumentet og skal derfor følge din organisations dokumentpolitik.

Generér PDF-versioner af dokumenter på afsluttede sager.

Du kan generere en PDF-version for dokumenter på afsluttede sager. Tidligere var det nødvendigt at genåbne en sag for at generere en PDF fra sagens dokumenter og derefter afslutte sagen igen, når PDF'en var blevet genereret.

Dokumentsøgning i et sagshierarki

Du kan søge efter alle dokumenter i et sagshierarki ved at vælge en oversag i en dokumentsøgning og indstille søgningen til at søge i sagshierarkiet. Alle dokumenter på oversagen og eventuelle undersager vises som en liste i søgeresultaterne. Du kan gemme din søgning som sædvanligt for genbrug og deling med andre WorkZone-brugere.

Dokumentsøgningen i sagshierarkiet kan kun søge nedad i et sagshierarki og du kan kun angive en oversag, som den hierarkiske søgning skal baseres på. Derudover bruger den hierarkiske dokumentsøgning feltet Sag (simpel) i fanebladet til dokumentsøgningen for at indeholde oversagen og kan kun indeholde en sag, når du bruger den hierarkiske søgning.

Når du opretter en ny dokumentsøgning eller redigerer en eksisterende søgning, skal du vælge en søgefunktion i feltet Sag (Simpel):

• [sag]: Søg kun efter sager, kan indeholde flere sager.
• [hierarki]: Søger nedad gennem over-undersagshierarkiet, kan kun indeholde én sag.

Føj indblik for den nuværende sag til dokumenter, der er importeret fra andre WorkZone-databaser

Når du importerer dokumenter fra en anden WorkZone-database, kan du tilføje indblikket for den nuværende sag på alle de dokumenter, der er valgt til import ved at markere afkrydsningsfeltet Begrænset af sag i formularen Rediger læseadgang.

Diverse

Brugeropgaver

Du kan nu se dato og tidspunkt for de senest modtagne brugeropgaver. For at gøre dette, skal du tilføje feltet Opdateret som en kolonne i listen over brugeropgaver. Værdierne i feltet Opdateret vises som dato og tidspunkt. Du kan sortere i kolonnen Opdateret i listen, så den viser enten seneste eller ældste opgaver først.

• Listen Sagsaktiviteter indeholder en lyseblå kommentartæller for hver part på listen. Med denne funktion kan sagsbehandleren få et hurtigt overblik over antal kommentarer på hver aktivitet i hele listen og se hvilke aktiviteter, der har genereret flest kommentarer.
• Delte søgninger kan omfordeles til andre WorkZone-brugere. Et nyt felt, Ejer, er blevet oprettet til dette formål. Feltet Ejer definerer hvem, der er den nuværende ejer af en gemt søgning og kan føjes til lister som Delte lister og Mine lister for at vise, hvem der ejer søgninger.
  Hvis du er ejer af en søgning, kan du omfordele søgningen til en anden WorkZone-bruger og overføre ejerskab af søgningen til brugeren. Du kan også overtage ejerskab på en gemt søgning fra en inaktiv WorkZone-bruger, hvis du har det samme indblik på søgningen som den tidligere ejer.
  Du kan dermed overtage delte søgninger, der er oprettet af medarbejdere, der ikke længere er hos din organisation. Som ny ejer kan du redigere søgningerne for fortsat vedligeholdelse og opdatering af søgningerne.
  
  Se Omfordel en delt søgning.
• Søgninger kan bruges af andre brugere som baggrund for nye søgninger, ved at gemme den nye søgning for at undgå problemer. Du kan redigere og overskrive gemte søgninger, som du ejer, ved at opdatere søgningen eller gemme den som en ny søgning.
  Gemte søgninger, som du ikke ejer, kan ikke overskrives og kan kun bruges som baggrund til en ny søgning.
  En organisation kan hermed definere flere kernesøgninger, som senere kan genbruges og redigeres af andre brugere for at tilpasse deres work flow.
  
  Se Opret en ny søgning baseret på en gemt søgning.
• Når du vælger et listefilter, kan du vælge at gemme filteret på din lokale konfiguration. Filteret tilføjes automatisk, næste gang du åbner listen. Hvis du nulstiller konfigurationen, nulstilles alle dine listefiltre også. Du kan stadig redigere listefilteret og gemme det igen.
  
  Se Filtrer en liste
• Hvis du højreklikker et listeelement for Sager, Dokumenter og Kontakter, åbnes en listemenu med samme muligheder som på Hovedbåndet, men de er filtreret så de passer med typen af listeelementet (sag, dokument eller kontakt).
• Når du sletter en gemt søgning, som anvendes i en eller flere konfigurationer, f.eks, lister eller brugerdefinerede faner, vises alle konfigurationer, der bruger listen i en dialogboks, hvor du kan annullere sletningen eller fortsætte.
  
  Se Listemenu
• Listevælgere for detaljefanerne Sag, Dokument og Kontakt kan tilpasses, ved at tilføje, omarrangere og fjerne søgefelter for søgninger på følgende detailsider:
  • Parter
  • Sagshenvisninger
  • Dokumenthenvisninger
  • Undersager
  • Oversager

  SeKonfigurer listevælgere

• Møderapporter kan udskrives direkte eller udskrives og gemmes igen på oversagen. Møderapporten skal eksistere i PDF-format før du kan udskrive den. Du kan definere dokumenters metadata, når du udskriver rapporten for sikre dig at møderapporten registreres med de rigtige data, når du gemmer på en sag.
  Se Udskriv møder
• Dokumenter kan importeres til en aktiv WorkZone-sag fra andre WorkZone-databaser. Du kan søge efter dokumenter i de andre databaser og importere dem. Sagsbehandleren og/eller den ansvarlige enhed kan arves fra det importerede dokument eller genbruges fra sagen, der indeholder filerne før de importeres. Al dokument-metadata importeres, som udgangspunkt, men med undtagelser af tilpassede egenskaber, indblik, dokumenthenvisninger, dokumenttilstand og dokumenttyper. Se Onlineguiden for uddybelse af dette.
  Du kan bruge dokumentlister til at identificere importerede dokumenter via deres kildedatabase i kolonnen Stammer fra.
  Se Importér dokumenter fra andre databaser
• Når du bruger hurtig søgning, inkluderes afsluttede sager også.
  Se Hurtig søgning
  
• Grundet ny implementering af CVR-integrering, er det ikke længere muligt at bruge en virksomheds adresse eller postnummer som søgekriterier, når du importerer kontaktoplysninger om en virksomhed via WorkZones CVR-integrering. Du kan søge i den online CVR-database efter CVR-nummer, P-nummer og/eller navnet på virksomheden, og vælge kun at se CVR-numrene i dine resultater.
  
• WorkZone Content Server Standard Edition:
  Når du ser efter indblik, du skal føje til en sag eller et dokument, kan du anvende et filter og få vist indblikkene i kategorierne: Alle indblik, periodeindblik eller organisationsindblik. Dette kan forbedre overblik for større organisationer med mange forskellige indblik, da filtrene reducerer antal søgeresultater, der skal bladres igennem.
  Hvis navnet på indblikket kendes i forvejen, kan du stadig indtaste navnet i feltet Indblik og dermed filtrere listen yderligere.
  I WorkZone Content Server,  Corporate Edition er der ikke blevet foretaget nogen ændringer på hvordan man vælger og tildeler indblik.
  Se Administrer adgangsrettigheder
  
• Forbedring af valg af kolonner. Når du vælger kolonner (felter), der skal vises i lister og andre WorkZone-elementer, kan du se hvilke kolonner, der er tilgængelige pt., hvilke kolonner, der vises i listen og manuelt tilpasse deres bredde.

Ny brugergrænseflade

WorkZone Clients brugergrænseflade er blevet opdateret med de følgende ændringer:

• Nye, skarpere og mere præcise ikoner, der beholder deres skarphed, når man tilpasser størrelsen på websiden.
• Farvekoordinering af faneblade er erstattet med små ikoner, der repræsenterer indholdet i fanebladet.
• Hvis du har ugemte elementer (Sager, Dokumenter, Kontakter, Møder) på et faneblad, vil en rød markør blive vist på fanen. Ikke-gemt data blev ikke vist ordentligt tidligere.
• Alle elementer, der er valgt i en liste, markeres med lyseblåt i stedet for den elementrelaterede farve.
• Tællerikonerne er nu lyseblå i stedet for røde, men viser stadig antal elementer i en liste.
• De tilhørende tekster på grupperne i hovedbåndet vises ikke længere, og nogle grupper i båndet samles i knappen Administrer, hvis websiden er for lille til at vise alle grupperne i båndet.
• Indstillinger i båndet, der har forudsætninger, for eksempel, deling af links til dokumenter i en mail, vises ikke hvis forudsætningerne ikke er installeret. I ovenstående eksempel, vil funktionen "del link til dokument" ikke blive vist, hvis WorkZone for Office ikke er installeret på serveren.
• Dobbeltklik elementfanen for at komprimere hovedbåndet, og få vist mindre ikoner og skjul tilhørende tekst på knapper.
• De tilhørende tekster til felterne gøres mindre i størrelse og skrifttype, hvilket leder opmærksomheden mod feltet og ikke mod teksten til feltet.
• Obligatoriske felter understreges med rødt og markeres med en rød stjerne, som gør opmærksom på at disse felter er obligatoriske. Obligatoriske felter var tidligere kun vist i rødt, hvilket gjorde det svært for farveblinde læsere at se.
• Valgte felter, (det felt der er i fokus) markeres med lyseblåt.
• For at forbedre overblikket og workflow, er brugen af stærke farver generelt blevet tonet ned flere steder, men bruges stadig i steder hvor brugerens opmærksomhed kræves.

Rediger flere elementer

• Du kan vælge flere elementer (sager, dokumenter eller kontakter) og tilføje og fjerne en informationstype på de valgte elementer ved at bruge de respektive lister (Kontakt, Sag, Dokument). For yderligere oplysninger, se:Rediger flere elementer på en liste
• Du kan vælge flere elementer (sager, dokumenter eller kontakter) og tilføje eller fjerne kontakthenvisninger på de valgte elementer ved at bruge de respektive lister (Kontakt,  Sag eller Dokument) for at vælge og opdatere flere elementer. For yderligere oplysninger, se:Rediger flere elementer på en liste
• Du kan ændre sagskategorien på flere sager i sagslisten. For at gøre dette, skal du først føje kategorien Sag til båndet. For yderligere oplysninger, se:Rediger en sagskategori

Dashboard

• Speedometeret (Også kaldt målediagram) kombinerer tælleren med kransediagrammet og angiver både antal elementer i en liste og indikerer visuelt hvor tælleværdien er placeret i det foruddefinerede spektrum. For yderligere oplysninger, se:Speedometer

Søgefunktion

• Du kan søge direkte efter en sag, et dokument eller en kontakt ved at åbne en formular til hurtig søgning og indtaste søgekriterier såsom sagsnummer, sagstitel, dokumentnummer, dokumenttitel, kontaktnavn eller kontakt-ID. Hurtig søgning er et supplement til WorkZones almindelige søgefunktion, der ikke har lige så mange søgekriterier, men derimod er hurtigere og nemmere at anvende. Se Hurtig søgning

Microsoft Office Online Server

• Hvis Office Online  Serve er installeret og opsat til at integrere med WorkZone, kan du redigere Office-dokumenter i din browser og bruge alle funktioner i Office Online, i stedet for at have en Microsoft Office Suite installeret på den lokale maskine. Office Online Server gør det muligt for brugere at redigere og gemme samtidigt i det samme dokument, men inderholder ikke lige så meget avanceret Office-funktionalitet.

Dokumenter

• Du kan ændre tilstand på et udkastdokument (UÅ) eller et personligt udkast (UP) til en af de fire dokumenttilstande (UÅ, UP, UL eller ARK). Låste dokumenter kan kun arkiveres. Tilstanden på arkiverede dokumenter kan ikke ændres.
• Du kan vise dokumentstørrelsen i Kb i dokumentlisten ved at vælge feltet Størrelse, når du tilpasser kolonnerne i en dokumentliste. Se Tilføj/fjern kolonner i en liste
• Du kan bevare, slette og gendanne tidligere versioner af dine dokumenter. For yderligere oplysninger, se:Udkastversionering

Anden funktionalitet

• Kolonnen Sagstekst kan nu vises i listen Sag. Kolonnen sagstekst er ikke som udgangspunkt en del af sagslisten og skal derfor manuelt tilføjes ved at højreklikke kolonneoverskriften og vælge Sagstekst. For yderligere oplysninger, se:Vis eller skjul listekolonner
• Fastgjorte faneblade åbnes når WorkZone Client startes. Dette gør det muligt for dig at have en række fastgjorte fanesider, der altid er tilgængelige, når WorkZone Client åbnes. En ny menu på detaljefanebladet gør det muligt for dig at fastgøre eller fjerne alle åbne fanesider eller kun den aktive faneside, du har åben. For yderligere oplysninger, se:Om detaljesider
• Du kan bruge favoritikonet til at tilføje eller fjerne et element på din favoritliste. I detaljefanesiden, klik favoritikonet for at slå elementets status som favorit til eller fra. I listen, dobbeltklik favoritikonet for at slå elementets status som favorit til eller fra. For yderligere oplysninger, se:Om favoritter

Søgefunktioner

• Hvis du søger efter sager i en sagsgruppe, kan du inkludere eller ekskludere dens undersagsgrupper i din søgning.
• Hvis du søger efter sager eller dokumenter via ansvarlig enhed, kan du inkludere eller ekskludere de ansvarlige underenheder i din søgning.
• Hvis du søger efter dokumenter via en sag, og du ved hvilken sag, der skal inkluderes til søgekriterierne skal du vælge sagerne i feltet Sag (simpel).
• Hvis du søger efter en sag, et dokument eller en kontakt via numerisk felt, kan du definere et interval af numre som dit søgekriterie. Du kan, for eksempel, hvis et felt angiver etager i en bygning, søge efter bygninger, der har mellem 20 og 30 etager.

Udskrivningsfunktioner

• Udskriv sagsdokumenter fra detaljefanerne. Du kan bruge denne funktion til nemt at udskrive en bestemt delmængde dokumenter, som du kan samle i en brugerdefineret dokumentliste og derefter tilføje som en detaljefane.
• Udskriv sagsnotater for en PDF-fil.

Anden funktionalitet

• Slet kontakter af enhver type på nær Ansat og Enhed.
• Muligheden for at gendanne et slettet dokument er blevet udvidet med nye valgmuligheder:
• du kan gendanne dokumentet med den oprindelige sag;
• du kan vælge kun at gendanne dokumentet og flytte det til en anden sag.
• Opret Brugerdefinerede faner for parter for kun at få vist parter med en bestemt type og/eller rolle. Du kan tilføje brugerdefinerede faner på sager, dokumenter eller kontakter.

Ved implementeringen af disse nye ændringer er detaljefanen Forfattere forældet og er ikke længere tilgængelig.

• Du kan filtrere sagsaktiviteter efter Rolle.
• Du kan filtrere sagsaktiviteter efter Tilstand - dette filter bevares når du genstarter WorkZone Client.
• Du kan sætte en relativ periode for tidslinje-widgeten.

Nye muligheder for at tilføje og redigere felter

• Rediger sagsbehandler, ansvarlig enhed, læseadgang og bevaringskode på en lukket sag.
• Skift sagskategori efter du har oprettet en sag.
• Omdøb detaljefaner på sager, dokumenter og kontakter. Vær opmærksom på at nye titler på sagsdetaljesiderne kun anvendes i den samme sagskategori.
• Rediger Udførende enhed på sags- og dokumentlister.
• Brugerdefinerede felter med heltals- og decimalværdier kan føjes til sagen, dokumentet og kontaktdetaljefaner.
• Brugere, der har indblikket MULTIEDIT kan se op til 500 listeelementer på en side. Denne funktionalitet er designet til at hjælpe ledere med at organisere deres arbejdsområde mellem enheder.

Ændringer i brugergrænsefladen

• Forskellige dashboards kan hjælpe dig med at gruppere endnu flere widgets.
• Versionsformat er blevet ændret. Det er nu samlet under alle WorkZone-produkter.
• Knappen Rapport har fået et nyt ikon.

Implementering af GDPR - EU's Databeskyttelsesforordning

GDPR (General Data Protection Regulation) er den primære lov vedrørende beskyttelse af personlig data i EU. Forordningen samler EU's databeskyttelse, så medlemsstater ikke længere behøver at skabe deres egne love, der vedrører datasikkerhed. GDPR træder i kraft fra den 25. maj 2018.

I forbindelse med denne release introducerer WorkZone følgende funktionaliteter, der skal leve op til GDPR-kravene:

• Du kan slette sager og dokumenter midlertidigt (så de gemmes i papirkurven), eller permanent.
• Bevaringspolitik fastsætter hvor længe en sag eller et dokument skal bevares i databasen. F.eks, skal nogle sager bevares i 10 år efter, de er lukket, hvorimod andre sager kan slettes når som helst. Disse regler defineres og gøres automatiske i bevaringspolitikken. Hver bevaringspolitik har en bevaringskode tilknyttet.
• Dokumentklassificering sorterer data på baggrund af data-følsomheden. Nogle dokumenter er tilgængelige for alle, mens andre dokumenter kan indeholde data, der ikke kan deles med et bredt publikum. Fra og med denne release vil dokumentklassificeringskoden, der definerer dokumentets sensitivitetsniveau være et påkrævet felt at udfylde i hvert dokument.

Ny funktionalitet

• Sig hej til de Nye widgets, der er tilgængelige på dit dashboard - tæller, kransediagram, tidslinje og søjlediagram. Føj de mest relevante widgets til en liste og modtag yderligere oplysninger via et hurtigt overblik.
• Dashboardet er nu mere fleksibelt og funktionelt. Du kan nemt tilføje, tilpasse og organisere widgets, så de udgør det dashboard, der passer bedst til dig.
• Søgning på tværs af registre. Du kan bruge denne funktion når du har søgekriterier for både sager og dokumenter. Med andre ord, kan du søge efter dokumenter, der hører til bestemte sager og du kan søge efter sager, der indeholder bestemte dokumenter. Du kan, f.eks, finde mails, der skal besvares i dag og mails, der hører til sager, som er tildelt dig.
• Du kan definere to nye indstillinger for Abonnementer:
  • antal elementer, du ønsker at modtage i dine mails, og
  • om du ønsker at se alle elementer i listerne, eller kun vil se nye elementer.
• Du kan se alle adgangskoder, der er tildelt dig op detaljefanen Mine adgangskoder.
• Kontekstafhængig hjælp. Når du klikker Hjælp i WorkZone Client, vil du se den relevante side i dokumentationen til WorkZone Client. Dette gør det nemmere at søge efter de nødvendige oplysninger.

Den manglende beskrivelse af den eksisterende funktion er blevet tilføjet i denne guide:

• Facetter og sagsgrupper
• Hvordan man importerer kontakter med CPR- og CVR-numre
• Ordliste. Du kan finde listen over termer og definitioner af dem på fanen Ordliste ved siden af fanen Indhold. Hvis du støder på en term i grøn tekst, kan du klikke på termen og læse definitionen, der dukker op i et pop op-vindue.

• Sagsaktiviteter er nyt i denne version. Brug sagsaktiviteter til at følge og administrere arbejdsgange i WorkZone Client.

Arbejde med lister

• Du kan markere alle sager, dokumenter eller kontakter som ulæste for at se dem senere i en Læseliste. Når du har set et element, fjernes det fra listen.
• I sagslister kan du udvide en oversag for at se dens undersager. På den måde kan du se forbindelser mellem sager på samme fane. Dobbeltklik på en undersags navn for at åbne dens detaljeside i en ny fane.
• I dokumentlister kan du udvide et hoveddokument for at se dets bilag. På den måde kan du se forbindelser mellem relaterede dokumenter på samme fane. Dobbeltklik på et bilags navn for at åbne dets detaljeside i en ny fane.
• Du kan eksportere de lister, der indeholder tilpassede felter, til Microsoft Excel.

Arbejde med PDF

• Du kan generere PDF-rapporter for at se eller udskrive oplysninger om sager og dokumenter. Se Rapporter

• Nogle gange oprettes PDF-versioner af dokumenter ikke på grund af tekniske problemer. For at se en liste over sådanne dokumenter skal du føje listerne Alle mislykkede PDF-dokumenter og Mine mislykkede PDF-dokumenter til navigationsruden.

• Du kan udskrive hoveddokumenter og bilag på en sag til et PDF-dokument og gemme PDF-dokumentet på sagen eller på en lokal disk.

Brugervejledning brugervenlighed

• Du kan finde yderligere oplysninger om hver knap i afsnittet Bånd.
• Brugergrænsefladen er blevet omstruktureret og simplificeret.
• Afsnittet om konfiguration af WorkZone Client indeholder nu kun beskrivelser og handlinger med relevans for almindelige brugere. Oplysning til administratorer er flyttet til WorkZone Client Administrator's guide.

Anden funktionalitet

• Du kan starte en proces fra en dokumentdetaljeside. Den nye proces er forbundet til en sag på et givent dokument og inkluderer automatisk dette dokument.
• Funktionaliteten "kopiér sag" er blevet udvidet. Du kan nu kopiere en lukket sag eller en sag med kontakter, der ikke længere eksisterer i databasen. Se Kopiér en eksisterende sag.
• Du kan oprette notater til kontakter. Denne funktionalitet virker på samme måde som notater til sager og dokumenter.
• Feltet Godkendt af arkiv er blevet tilføjet. Oplyser om, om Rigsarkivet accepterer en dokumenttype. Dette felt kan ikke redigeres.

Generel brugervenlighed

• Skruenøgleikonet , som benyttes under konfiguration, er ændret til et tandhjul . Det er nu altid synligt i brugergrænsefladen.
• Nye eller ændrede sager, dokumenter og kontakter på din læseliste er nu formateret med fed. Formatteringen med fed forsvinder, når du åbner dem.
• Når du søger efter en sag, et dokument eller en kontakt i en liste, sorteres resultatet efter den senest viste. Dette betyder, at det element, du har vist sidst, vises øverst på listen over søgeresultater. Se for eksempel Tilføj eller fjern sagsparter.
• Når du tilføjer en part til et dokument, kan du søge efter parter, der findes på den sag, som dokumentet tilhører. Se Tilføj eller fjern dokumentparter.
• Du kan nu rulle for at se alle elementer på lister, for eksempel i widgets eller i søgeresultater fra henvisningsvælgere. Tidligere viste en liste højst 20 elementer.

Redigere fra lister

• Du kan redigere henvisningstype fra lister, som viser dokumenthenvisninger og sagshenvisninger.
• Du kan redigere afslutningsdatoen fra sagslister og dermed afslutte eller genåbne en eller flere sager fra listen.
• Du kan redigere læseadgang (indblik) fra dokument- og sagslister og dermed ændre læseadgang for et eller flere elementer på listen.

Se Rediger flere elementer på en liste.

Administrer dokumenter

• Funktionen Flyt dokument er blevet udvidet med følgende menupunkter: Flyt til sag, Flyt til nyt hoveddokument, gør til hoveddokument og gør til bilag. Se Flyt dokument.
• Et nyt felt, Postdato, er tilgængeligt for dokumenter. For at tilføje dette felt, skal du konfigurere dokumentdetaljesiden. Feltet er også tilgængeligt på dokumentlister. Når du gemmer en mail fra Outlook, viser feltet Postdato afsendelsesdatoen for udgående post eller modtagelsesdatoen for indgående post.

Ny Del knap

• En ny knap, Del, er tilføjet på båndene. Knappen Del indeholder de tidligere mailfunktioner Link, Vedhæftning og Vedhæft PDF. Se Del dokument.
• En ny funktion, Kopiér til Udklipsholder, er blevet tilføjet. Funktionen giver dig mulighed for at kopiere links til sager, dokumenter og kontakter i WorkZone. Se Kopiér et dokument til udklipsholderen, Kopiér en sag til udklipsholderen og Kopiér en kontakt til udklipsholderen.

Optimeret søgning

• Du kan tilføje flere kriterier, når du definerer en søgning med kriterier fra en liste. Dermed kan du for eksempel søge efter dokumenter med dokumenttypen "I, Indgående" eller "U, Udgående". Hvis du tilføjer flere kriterier, foretager du som standard en Eller-søgning, som vises med . Se Opret en ny søgning og Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger.

I felter som kan indeholde flere værdier, som f.eks. Emneord og Facetter, kan du udføre søgninger med OG operator, som bliver vist med . Se Sagssøgning med flere oplysninger eller datokriterier.

• Du kan tilføje søgefiltre til alle lister og dermed søge i listerne. Du kan endda filtrere en dokumentliste, så den kun viser hoveddokumenter, bilag eller hoveddokumenter uden bilag. Der er blevet tilføjet et filterikon . Se Filtrer en liste.
• Alle brugere kan dele gemte søgninger med andre brugere, inklusive brugere uden CONFIGADM adgangsrettigheder. Se Del en gemt søgeliste.

Konfiguration

• Du kan konfigurere hvilke knapper, der vises på båndet. Klik på pilen i gruppen til højre på båndet for at skjule eller vise knapper. Dine valg gemmes i brugerkonfigurationen.

Du skal foretage denne konfiguration på alle bånd, for eksempel på sagsbåndet, dokumentbåndet og dokumentlistebåndet.

Se Bånd.

• Når du tilføjer nye parter på en sag eller et dokument, skal du konfigurere, hvilke kolonner der skal vises på søgeresultatlisten for henvisningsvælgeren. Se Tilføj eller fjern sagsparter og Tilføj eller fjern dokumentparter.
• Navigationsrudens konfigurationsmuligheder er udvidet, således at du kan tilføje nye ruder, ændre rækkefølgen, omdøbe ruder og fjerne ruder.

Integration til WorkZone Process

• Du kan tilføje to nye lister, Mine åbne opgaver og Mine afventende opgaver, til navigationsruden som widgets. Listerne vil vise dine opgaver fra WorkZone Process. Du kan åbne og løse opgaver fra listerne.

• WorkZone Meeting-modulet er nu føjet  til WorkZone Client. Du kan se WorkZone-møder, herunder dagsordenspunkter og dokumenter, der er oprettet for dine aftaler eller møder i Outlook. Du kan også tilføje, redigere eller fjerne punkter på en dagsorden for et møde og de dokumenter, der er gemt sammen med dagsordnen. Se Arbejde med WorkZone-møder, Administrer møder og Om felter på mødedetaljesiden.

  Forudsætning: For at kunne arbejde med WorkZone-møder skal du have installeret modulet WorkZone Meeting.

• Hvis du har administrative rettigheder, kan du konfigurere og distribuere sagsdetaljesider og kontaktdetaljesider. Det vil sige, at du kan tilføje, konfigurere, fjerne, tilpasse størrelse eller ændre rækkefølgen af felter på detaljesiderne for kontakter, dokumenter eller møder. For en kontaktdetaljeside kan du også sætte standardværdier for et felt og ændre de påkrævede indstillinger for et felt. Senere kan du dele din konfiguration af detaljesiderne med valgte brugere, enheder eller med hele organisationen. Se Konfigurer og distribuer sags-, dokument- eller kontaktdetaljeside. På dokumentdetaljesiden er nye felter, Udførende enhed og Arkiveringsform, blevet føjet til de eksisterende felter.
• Du kan konfigurere kontaktsøgesiden, dokumentsøgesiden eller en mødesøgeside. Det vil sige, at du kan tilføje, fjerne, konfigurere, tilpasse størrelsen på eller ændre rækkefølgen af felter på kontakt- eller dokumentsøgesiden. Se Konfigurer søgesiden for sager, dokumenter, kontakter eller møder.
• Du kan kopiere flere valgte dokumenter til en sag. Se Kopiér flere valgte dokumenter til en sag.
• Du kan se PDF-dokumenter uden at have Adobe Reader installeret.

Ændringer af brugergrænsefladen og forbedret brugeroplevelse

• De nye felter Udførende enhed og  Arkiveringsform er blevet tilføjet til dokumentdetaljesiderne.
• Når du vælger flere sager eller dokumenter og redigerer dem fra en liste, er de stadig valgt, efter at du har afsluttet redigeringen. Dette betyder, at du kan fortsætte med at redigere elementerne uden at vælge dem igen.