Handlinger på dokumenter

Her beskrives de grundlæggende handlinger, du kan foretage på dokumenter.

Åbn et dokument i et tilsvarende program.

Man kan åbne et dokument fra listen eller fra detaljeoversigten i det program, der blev brugt til at oprette dokumentet.

1. Vælg det dokument, du vil åbne enten fra en liste eller fra detaljesiden.
2. Klik Åbn. Dokumentet åbner i det program, der blev brugt til at oprette dokumentet (for eksempel Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint).

Bemærk:  

• Hvis du åbner et Microsoft Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument og har installeret WorkZone for Office, vises dokumenter med ruden Dokumentregistrering. Du kan redigere dokumentets metadata og gemme ændringerne.
• Dokumenterne åbnes med de tilknyttede programmer på samme måde som i Microsoft Windows. Hvis filtypen ikke er knyttet til Microsoft Word, Excel, Outlook eller PowerPoint, eller hvis de ikke er installeret, vil du blive foreslået enten at hente dokumentet til din harddisk eller at åbne dokumentet med et andet program.

Del dokument

Du kan dele et dokument på flere måder.

Send dokument som et link

Du kan sende et link til en detaljeside for et dokument i en mail.

Forudsætning: Modtageren skal have adgang til WorkZone Client for at se dokumentet.

1. Find dokumenterne, du vil sende et link til og enten:
• Åbn dokumentdetailsiden.

-Eller-

• Vælg dokumentet fra en liste, for eksempel fra Mine Dokumenter i navigationsruden.
2. Klik Del > Link på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook.

To links bliver tilføjet:

• Et link til detaljesiden for dokumentet i WorkZone Client.
• Et direkte link til at downloade dokumentet.

Bemærk:Et link føjes til detaljesiden for dokumentet i WorkZone Client med dokumentoplysninger (dokumentoplysninger uden et relateret dokument). Se Opret dokumentoplysninger (nye oplysninger).

3. Tilføj en modtager og klik Send.

Send dokument som en vedhæftet fil

Forudsætning: Du skal have installeret WorkZone for Office for at kunne anvende denne funktionalitet.

1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil vedhæfte til en mail, eller vælg dokumentet fra en liste.
2. Klik Del > Vedhæftning på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. Dokumentet er vedhæftet til en mail.

Send dokument som en vedhæftet PDF

Forudsætninger: Der skal findes en PDF-version af dokumentet. Se Opret PDF-version.

1. Åbn detaljesiden for et dokument med en PDF-version, som du vil vedhæfte, eller vælg PDF-dokumentet fra en liste.
2. Klik Del > Vedhæftet PDF på båndet. En ny mail åbner i Microsoft Outlook. PDF-dokumentet er vedhæftet til mailen.

Kopiér et dokument til udklipsholderen

Du kan kopiere et link til et dokument i WorkZone og, for eksempel, indsætte det i et andet dokument.

1. Åbn detaljesiden for et dokument du vil kopiere til din udklipsholder, eller vælg dokumentet fra en liste.
2. Klik Del > Kopiér til udklipsholder på båndet.
3. Indsæt linket, for eksempel i et dokument.

Flyt dokument

Du kan ændre relationen mellem dokumenter på forskellige måder. Det vil sige, at du kan vælge, om et dokument skal være et hoveddokument eller et bilag, og hvilken sag et hoveddokument tilhører.

Flyt hoveddokument til en anden sag.

Du kan flytte et hoveddokument fra en sag til en anden. Bilag kan ikke flyttes til en anden sag.

Hvis du vil flytte et bilag til en anden sag, kan du:

• Konvertere til hoveddokument og flytte: Konverter bilaget til et hoveddokument og flyt det til en anden sag.
• Bevar som bilag og flyt: Flyt bilaget til et andet hoveddokument på den sag, du vil flytte bilaget til.

Bemærk:Hvis dokumentet har bilag, bliver de også flyttet.

1. Åbn detaljesiden for et dokument, som du vil flytte til en anden sag, eller vælg det på en liste.
2. Klik Flyt > Flyt til sag på båndet.
3. Vinduet Flyt dokument åbner.
4. Indtast en del af navnet på sagen, du vil flytte et dokument til. For eksempel titlen, sagsnummeret eller sagsbehandleren.
5. Vælg en sag fra listen.
6. Marker afkrydsningsfeltet Arkiver dokument på ny sag, hvis du vil arkivere dokumentet.
7. Klik Flyt til sag. Dokumentet er nu flyttet til den valgte sag.

Tip: Du kan også flytte flere dokumenter fra en liste til en ny sag. Se Arbejde med flere listeelementer.

Vælg et andet hoveddokument

Hvis dit dokument er et bilag, kan du vælge et andet dokument som hoveddokument.

1. Åbn detaljesiden for bilaget, eller vælg det på en liste.
2. Klik Flyt > Flyt til nyt hoveddokument på båndet.
3. Dialogen Skift hoveddokumentet åbner.
4. Vælg det dokument, der skal være hoveddokument, fra listen.
5. Klik Gem.
6. På dokumentdetaljesiden er det nye dokument tilføjet til feltet Hoveddokument.

Konverter et bilag til hoveddokument.

Du kan konvertere et bilag til et hoveddokument på den samme sag som hoveddokumentet var vedhæftet.

1. Åbn detaljesiden for bilaget, eller vælg det på en liste.
2. Klik Flyt > Gør til hoveddokument på båndet.
3. Dialogen Skift hoveddokumentet åbner.

Vælg det dokument, der skal være hoveddokument, fra listen.

4. Klik Gem.

På dokumentdetaljesiden er det nye dokument tilføjet til feltet Hoveddokument.

Konverter et hoveddokument til et bilag.

Du kan konvertere et hoveddokument til et bilag, hvis hoveddokumentet ikke indeholder bilag.

Hvis hoveddokumentet indeholder bilag, kan det ikke konverteres til et bilag.

For at konvertere et hoveddokument med bilag til et bilag, skal du først fjerne alle bilag fra hoveddokumentet, enten ved at vælge et nyt dokument til bilagene eller ved at konvertere alle bilagene til hoveddokumenter. Når hoveddokumentet ikke længere indeholder bilag, kan du konvertere det.

1. Åbn detaljesiden for hoveddokumentet, eller vælg det på en liste.
2. Klik Flyt > Gør til bilag på båndet.
3. På dokumentdetaljesiden er det tidligere hoveddokument fjernet fra feltet Hoveddokument.

Opret PDF-version

Du kan oprette PDF-versioner af dokumenter både på åbne og afsluttede sager. Du kan kun vedhæfte et PDF-dokument til en åben sag. Ingen dokumenttyper kan vedhæftes på afsluttede sager.

1. Åbn detaljesiden for det dokument, du vil oprette en PDF-version af.
2. Klik Opret PDF. PDF-versionen af dokumentet oprettes.

Vis PDF-version

1. Åbn detaljesiden for et dokument med PDF-version.
2. Klik Vis. PDF-versionen vises i indholdsruden.

Se også:

Visningsruden

 

Vis en liste over mislykkede PDF-konverteringer

Af en eller anden grund oprettes PDF-versioner af dine dokumenter ikke. Du kan se de dokumenter, hvor konverteringen til PDF er fejlet i de følgende dokumentlister:

• Alle ikke-konverterede - Vis alle dokumenter, hvor konverteringen til PDF er mislykket, uanset dokumenttilstand.
• Alle ikke-konverterede - total - Vis alle dokumenter, som du har læseadgang til, hvor konverteringen til PDF er mislykket.
• Ikke-konverterede - Vis alle de af dine dokumenter, hvor konverteringen til PDF mislykkedes grundet fejl i dokumentet. PDF-status for de viste dokumenter er Review, Handling påkrævet.

Listerne, der viser mislykkede konverteringer til PDF, viser også oplysninger om fejlårsagerne i de følgende felter:

• PDF-status:
  • Review, Handling påkrævet - Dokumentet er ikke blevet konverteret grundet problemer, som du eller en administrator kan afhjælpe. For eksempel kan dokumentet være beskyttet med adgangskode, eller indholdet kan overstige dokumentets sidebegrænsning.
  • Skipped, Sprunget over - Dokumentet blev sprunget over under konverteringen, da filtypen ikke er understøttet, for eksempel video- eller lydfiler.
  • Failed, Fejl - Dokumentet er ikke blevet konverteret grundet andre ikke-specifikke fejl. Dokumentet blev måske ikke konverteret, fordi filen er beskadiget. Prøv at åbne dokumentet i et tilsvarende program. Hvis det åbner som forventet, er det ikke beskadiget, men PDF-versionen er ikke oprettet. Kontakt venligst en WorkZone-administrator for at få hjælp.
• Fejlbeskrivelse - Giver mere detaljerede oplysninger om fejlårsagen.

Se også:

Føj lister til navigationsruden