Om WorkZone Chat
WorkZone Chat er et internt kommunikationsværktøj, som WorkZone-brugere kan bruge til at samarbejde og kommunikere omkring specifikke sager eller dokumenter samt tilføje eller fjerne sager og dokumenter. WorkZone Chat kan også bruges til mere informel kommunikation med andre WorkZone-brugere uden at være tilknyttet til en bestemt sag eller dokument.
WorkZone Chat kan kun bruges til kommunikation med andre WorkZone-brugere og kan kun bruges internt gennem WorkZone. WorkZone Chat kan ikke bruges til kommunikation med eksterne parter og kontakter. Hvis du har behov for at kommunikere med en ekstern kontakt eller part, skal du bruge et andet chatprogram.
Bemærk: WorkZone Chat er som standard deaktiveret og skal aktiveres af en systemadministrator i WorkZone Configurator > Global > Feature settings > Client > Chat.
Fjern deltagere og forlad en chatsession
Chatdeltagere kan både selv forlade en chat og fjernes fra den. I begge situationer er deltageren ikke længere en del af chatten, og vil derfor ikke modtage notifikationer, når en chat opdateres (for eksempel, når der sendes en ny chatbesked). Alle eksisterende beskeder fra deltagere, der har forladt samtalen, vises stadig i chatten. Deltagerem der har forladt eller er blevet fjernet fra samtalen kan stadig føjes til chatten igen.
Chatnotifikationer
Brugere modtager en notifikation, når de føjes til en ny chat eller, når der modtages en ny besked i en chat, som de deltager i. Brugere kan slå notifikationer fra, hvilket skjuler alle notifikationer for brugeren fra den chat, hvor notifikationer er deaktiveret. Andre chatdeltagere, der ikke har slået notifikationer fra vil stadig modtage notifikationer om nye beskeder.
Åbn en chat
Du kan åbne et chatvindue nederst fra en browserside eller fra en sag eller et dokumenter, som chatten indeholder henvisninger til. Hvis du åbner chatten fra bunden af browsersiden, vises alle dine chats, og hvis du åbner den fra en henvist sag eller dokument, er det kun den tilknyttede chat, der vises.
Sags- og dokumenthenvisninger i chats
Chats kan indeholde links til sager og/eller dokumenter, som chatdeltagerne kan tilgå under chatsamtalen.
Du kan tilføje sags- og/eller dokumenthenvisninger, når du opretter en chat, eller du kan oprette en selvstændig chat uden henvisninger til en sag eller et dokument.
Hvis det senere bliver nødvendigt for dig at ændre henvisningerne, kan du, når som helst, tilføje flere eller fjerne eksisterende sags- og/eller dokumenthenvisninger direkte i chatten, f.eks, hvis der dukker nye oplysninger op, der kan påvirke en eller flere sager, kan man tilføje relevante sags- eller/og -dokumenthenvisninger direkte i chatte, eller fjerne henvisninger, der ikke længere er relevante.
Bemærk: Du kan tilføje dokument- og sagshenvisninger i en chat, uafhængigt af hinanden. Hvis du baserer en chat på en sag, betyder det ikke, at du ikke kan tilføje dokumenter til chatten fra en anden sag.
Sags- og dokumentadgang
Sager og dokumenter, der er angivet som henvisninger i chats, overholder alle læse- og skrive-adgange, der er tildelt de oprindelige sager og dokumenter. Dette indebærer, at du kun kan se henvisninger til sager og dokumenter, som du har læseadgang til og du kan kun tilføje eller fjerne sags- eller dokumenthenvisninger, som du har læseadgang til.
Chats vises kun i detaljefanen Chats på en dokument- eller sagsdetaljeside, hvis du som minimum har læseadgang til den respektive sag og/eller dokument.
Du kan stadig være deltager i en chat, men du vil ikke have adgang til de henviste sager eller dokumenter. Hvis dette er tilfældet, vises sager og dokumenter, som du ikke har læseadgang til, ikke i siden Henvisninger i området med chatbeskeder eller i chatoplysningerne. Derudover, vil du ikke kunne tilgå chatten fra detaljesiden for sager og dokumenter, som du ikke har læseadgang til. Du kan stadig tilgå chatten fra det chatvindue, som du kan åbne fra bunden af browsersiden.
Opret en chat
Chats kan enten oprettes fra bunden af en browserside eller direkte fra en sag eller et dokument. Hvis en chat oprettes fra en sag eller et dokument, oprettes der automatisk en henvisning til den pågældende sag/dokument i chatten. Du kan herefter tilføje deltagere og chatte med dem. Hvis chatten oprettes fra bunden af browsersiden, skal du manuelt tilføje eventuelle henvisninger og deltagere.
Henvisninger og deltagere kan tilføjes og fjernes på et hvilket som helst tidspunkt under chatforløbet, og chatoplysninger, som for eksempel titel og beskrivelse, kan ændres af alle deltagere når som helst. Enhver bruger kan også sætte en chat til Bevaret.
Rediger en chat
Enhver chatdeltager kan redigere chatdata (titel og beskrivelse, sags- og/eller dokumenthenvisninger, listen over chatdeltagere samt chattens bevaringstilstand) enten fra chatvinduet eller fra detaljefanen Chats.
Chatdeltagere kan kun se henvisninger i chatten til sager og dokumenter, som de har læseadgang til, og de kan kun tilføje eller fjerne henvisninger til sager eller dokumenter, som de har læseadgang til.
Slet en chat
Når en ny chat oprettes, bevares de som udgangspunkt ikke, og slettes derfor automatisk hvis der ikke har været aktivitet i en foruddefineret bevaringsperiode. Al aktivitet (som f.eks nye beskeder) i en chat nulstiller bevaringsperioden.
Enhver deltager kan manuelt slette en chat, og chatten slettes også automatisk efter bevaringsperioden for chats er udløbet. Al aktivitet (som f.eks nye beskeder) i en chat nulstiller bevaringsperioden for den pågældende chat.
Bevaringsperioden for chats angives i feltet Retention period for chats i WorkZone Configurator > Global > fanen Chat settings.
En chats bevaringstilstand kan skiftes fra almindelig (hvor den ikke bevares) til bevaret, hvilket forhindrer chatten i at blive slette, både automatisk og manuelt. På samme måde kan en chats bevaringstilstand skiftes fra bevaret til almindelig, hvilket muliggør både manuel og automatisk sletning af chatten. Når bevaringstilstanden på en chat skiftes, tæller dette også som en opdatering af chatten, og bevaringsperioden nulstilles derfor.
Se også
Opret en ny chat på baggrund af en sag
Opret en ny chat på baggrund et dokument
Slå bevaring af chats til og fra
